Материал помещен в архив

ПОЛОЖЕНИЕ

09.04.2018 № 23

г. Минск

О служебных
командировках работников
в пределах
Республики Беларусь

ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение о служебных командировках (далее - Положение) разработано на основании Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК), Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.04.2000 № 35 (далее - Инструкция № 35), иных актов законодательства и устанавливает основные правила и порядок направления работников общества с ограниченной ответственностью «Версаль» (далее - ООО «Версаль») в служебные командировки в пределах Республики Беларусь.

1.2. Служебной командировкой признается поездка работника ООО «Версаль» по распоряжению директора ООО «Версаль» или иного уполномоченного приказом (распоряжением) директора ООО «Версаль» должностного лица на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Не считаются служебными командировками:

- служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или носит разъездной либо подвижной характер, а также в пределах населенного пункта, где располагается ООО «Версаль» или его обособленное подразделение, в котором работает работник;

- поездки лиц, которые не состоят в трудовых отношениях с ООО «Версаль», в том числе исполнителей по гражданско-правовым договорам, членов совета директоров ООО «Версаль», учащихся, проходящих практику в ООО «Версаль»;

- выезды по личным вопросам (без производственной необходимости, соответствующего договора или вызова приглашающей стороны);

- поступление и обучение в учреждениях образования в заочной форме получения образования.

1.3. Порядок направления в служебные командировки директора ООО «Версаль», а также должностных лиц, временно его замещающих, определяется Уставом ООО «Версаль» и (или) Общим собранием участников ООО «Версаль».

1.4. Запрещается направление в служебную командировку следующих категорий работников:

- беременных женщин;

- женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет.

Могут быть направлены в служебную командировку только при наличии их письменного согласия:

- женщины, имеющие детей в возрасте от 3 до 14 лет (детей-инвалидов - до 18 лет);

- инвалиды.

1.5. Основные задачи служебных командировок:

- решение конкретных задач производственно-хозяйственной, финансовой и иной деятельности ООО «Версаль»;

- оказание организационно-методической и практической помощи в организации образовательного процесса;

- проведение конференций, совещаний, семинаров и иных мероприятий, непосредственное участие в них;

- изучение, обобщение и распространение опыта, новых форм и методов работы.

1.6. В зависимости от оснований выезда служебные командировки подразделяются:

- на плановые, которые осуществляются в соответствии с утвержденными в установленном порядке планами и соответствующими сметами;

- внеплановые - для решения внезапно возникших проблем, требующих немедленного рассмотрения, либо в иных случаях, предусмотреть которые заблаговременно не представляется возможным.

1.7. Командирование руководителей подразделений допускается только в случаях, если это не вызовет нарушений в нормальном режиме ведения производственного процесса.

В случае командирования руководящего состава должностное лицо, принявшее решение о направлении руководящего работника в командировку, обязано назначить лицо, временно исполняющее его обязанности, с возложением на временно исполняющего обязанности на период командировки всех должностных обязанностей и прав командированного работника, включая права, предоставленные командированному работнику на основании доверенности.

1.8. При командировании работника на незначительное расстояние от постоянного места работы вопрос о том, может ли работник ежедневно возвращаться из места командирования к месту своего жительства, в каждом конкретном случае решается директором ООО «Версаль» либо руководителем подразделения с учетом расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха и оговаривается в приказе (распоряжении) о командировании работника.

1.9. Не допускаются направление в командировку и выдача аванса работникам, не отчитавшимся об израсходованных средствах в предыдущей командировке.

ГЛАВА 2
СРОК КОМАНДИРОВКИ

2.1. Срок пребывания в служебной командировке определяется приказом (распоряжением) о направлении в служебную командировку.

2.2. При необходимости решение о продлении первоначально установленного срока командировки принимает директор ООО «Версаль» по согласованию с непосредственным руководителем командированного работника и уполномоченным представителем принимающей стороны. Решение оформляется приказом (распоряжением) директора ООО «Версаль».

2.3. Срок непрерывного временного командирования (направления) на территорию радиоактивного загрязнения не может превышать 1 года.

2.4. Направление в служебную командировку на срок свыше 30 календарных дней допускается только с согласия работника.

2.5. Днем выбытия в служебную командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия - день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы. При отправлении транспорта до 24 ч. включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а позднее 24 ч. - последующие сутки.

Время окончания работы в день выбытия определяется по договоренности с директором ООО «Версаль» или руководителем структурного подразделения.

В случае прибытия до окончания рабочего дня вопрос о времени явки на работу в этот день решается по договоренности с директором ООО «Версаль» или руководителем структурного подразделения.

ГЛАВА 3
ПОРЯДОК НАПРАВЛЕНИЯ В СЛУЖЕБНУЮ КОМАНДИРОВКУ И ВОЗВРАЩЕНИЯ ИЗ НЕЕ

3.1. Направление в служебную командировку.

3.1.1. Направление работников ООО «Версаль» в служебные командировки в пределах Республики Беларусь осуществляется на основании приказа (распоряжения) директора ООО «Версаль» или иного должностного лица, уполномоченного приказом директора ООО «Версаль».

3.1.2. При направлении в служебные командировки в пределах Республики Беларусь обязательны:

- письмо-обоснование либо докладная записка о необходимости выезда в командировку с указанием сведений о сроках и целях командирования;

- задание на служебную командировку, содержащее сведения о цели командировки, времени нахождения в командировке, план работ либо план основных встреч и переговоров, перечень вопросов, подлежащих решению или изучению, иные сведения, необходимые для реализации целей и задач командировки;

- расчет финансовых средств на командировку (смета расходов).

3.1.3. Руководитель подразделения командируемого работника оформляет служебное задание для командировки в пределах Республики Беларусь по форме согласно приложению к Положению с описанием основных направлений работы работника в служебной командировке.

3.1.4. Командированному работнику при направлении в организацию, в которой есть возможность отметить дату его прибытия и выбытия, за 1 день до отъезда выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 35. Если работник возвращается из командировки в день отъезда, командировочное удостоверение выписывается в общем порядке.

При направлении в служебную командировку строительных бригад на строительные объекты при условии совпадения для всех командированных лиц данной группы места служебной командировки, сроков командировки, даты выбытия и прибытия к месту служебной командировки, выбытия из него и прибытия к месту постоянной работы выдается командировочное удостоверение по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 35.

3.1.5. Командируемый работник совместно с руководителем своего подразделения составляет расчет финансовых средств на командировку. При необходимости решение о произведении затрат сверх норм, предусмотренных законодательством о командировках, принимает директор ООО «Версаль» (или лицо, его замещающее) на основании служебной записки непосредственного руководителя командируемого работника. Смету расходов командируемого работника утверждают директор ООО «Версаль» и главный бухгалтер (или лица, их замещающие).

3.1.6. При возникновении у работника необходимости в осуществлении дополнительных затрат в течение командировки он обязан согласовать эти расходы со своим непосредственным руководителем. Факт согласования (разрешения) дополнительных расходов подтверждается направлением командированному факсимильного сообщения, зарегистрированного в журнале регистрации исходящей корреспонденции. Ответственность за дополнительные расходы командированного работника сверх утвержденной сметы несет его непосредственный руководитель, санкционировавший их осуществление.

3.1.7. Непосредственный руководитель обязан провести подробный инструктаж командируемого работника.

3.1.8. При наличии нескольких видов транспорта, связывающего место постоянной работы и место командировки, наниматель может предложить командированному работнику вид транспорта, которым тот вправе воспользоваться. При отсутствии такого предложения работник самостоятельно решает вопрос о выборе транспорта, заказывает и приобретает из сумм полученного аванса билеты на проезд.

3.1.9. Лица, отбывающие в служебные командировки, регистрируются работником кадровой службы, назначаемым приказом (распоряжением) директора ООО «Версаль» ответственным за ведение журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки, по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 35, в том числе в электронном виде.

3.1.10. В день отъезда работник не обязан являться на основное рабочее место.

3.2. Возвращение из служебной командировки.

3.2.1. Работник обязан выйти на свое рабочее место на следующий рабочий день после дня прибытия из служебной командировки.

3.2.2. Отметку в командировочном удостоверении (при его наличии) о возвращении работника делает работник кадровой службы, назначаемый приказом (распоряжением) директора ООО «Версаль» ответственным за ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки.

3.2.3. По возвращении из командировки работник в произвольной форме составляет отчет о результатах служебной командировки и в течение 2 дней сдает его руководителю своего подразделения.

Отчеты о результатах служебных командировок утверждаются директором ООО «Версаль».

Отчеты о результатах командировок в пределах Республики Беларусь, в том числе об их эффективности, представляются руководителями структурных подразделений в письменном виде директору ООО «Версаль» в семидневный срок со дня прибытия.

Отчет о служебной командировке должен в максимальной степени отражать выполнение задания, ход переговоров, достигнутые договоренности, а также другую информацию, содержать выводы и конкретные предложения по результатам этой командировки. В случае невыполнения отдельных пунктов задания указываются причины.

3.2.4. Работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее 3 рабочих дней, а работники подразделений, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения ООО «Версаль», - не позднее 5 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию ООО «Версаль» отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

Работники, получившие денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, посредством их перечисления на счет работника или ООО «Версаль», к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, либо частично наличными деньгами и частично посредством перечисления на счет работника или ООО «Версаль», к которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, обязаны не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерию ООО «Версаль» отчет об израсходованных суммах с приложением карт-чеков (их заверенных копий) или выписки по счету работника - физического лица и иных документов независимо от того, в наличной либо безналичной форме работник осуществлял расчеты, связанные со служебной командировкой.

Отчет об израсходованных суммах (авансовый) представляется в бухгалтерию ООО «Версаль» работником, получившим денежные средства под отчет, лично на бумажном носителе, в виде регистрируемого почтового отправления (датой представления отчета считается дата сдачи на почту регистрируемого почтового отправления) или посредством автоматизированной подсистемы документационного обеспечения с досылкой на бумажном носителе.

При направлении в одну служебную командировку нескольких лиц и оплате расходов, связанных со служебной командировкой (проезд к месту служебной командировки и обратно, наем жилого помещения), в безналичном порядке денежными средствами, перечисленными ООО «Версаль» на счет работника, которому выдана корпоративная (личная) дебетовая карточка, под отчет одному командированному лицу для проведения указанных расчетов за всех лиц, находящихся в данной служебной командировке, отчет об израсходованных суммах представляется работником, которому на эти цели перечислены денежные средства под отчет.

В отчете об израсходованных суммах указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы. К отчету об израсходованных суммах должны быть приложены следующие документы:

- командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования (при его наличии). Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте. Отметки о прибытии и выбытии могут быть заверены печатью (штампом) с наименованием организации, в которую был командирован работник;

- проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно;

- оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы;

- отчет о проделанной работе (по требованию директора ООО «Версаль» или лица, им уполномоченного).

3.2.5. По всем дополнительным расходам должны быть представлены подтверждающие документы.

3.2.6. Руководитель утверждает командировочные расходы работника, произведенные в пределах норм, предусмотренных законодательством о командировках, и на основании сметы командировочных расходов. Командировочные расходы работника, произведенные им сверх согласованной сметы и без согласования (разрешения) непосредственного руководителя, утверждению и возмещению не подлежат.

3.2.7. Директор ООО «Версаль» вправе распорядиться об удержании из заработной платы работников для погашения их задолженности по своевременно не возвращенным авансам, выданным на служебные командировки, не позднее 1 месяца со дня окончания срока, установленного для их возвращения, если работники не оспаривают основания и размер такого удержания.

3.2.8. В случае перерасхода денежных средств ООО «Версаль» компенсирует работнику на основании его заявления суммы перерасхода, утвержденные директором ООО «Версаль».

ГЛАВА 4
РЕЖИМ РАБОТЫ И ВРЕМЕНИ ОТДЫХА КОМАНДИРОВАННОГО РАБОТНИКА

4.1. На работников, находящихся в служебной командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха, установленный по месту служебной командировки.

4.2. Табель использования рабочего времени на командированного работника ведется по графику основного места работы. Он корректируется по возвращении работника на основании данных, предоставленных принимающей стороной, и при наличии командировочного удостоверения.

4.3. Время служебной командировки учитывается отдельно в составе отработанного времени.

ГЛАВА 5
ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

5.1. За работниками, направленными в служебную командировку, в том числе работающими по совместительству, сохраняются место работы (должность) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка.

Средний заработок работников, находящихся в служебной командировке, сохраняется за все рабочие дни недели по графику работы у нанимателя.

Если работник в день выплаты заработной платы выполняет поручение нанимателя в служебной командировке, то по просьбе работника наниматель за свой счет высылает ему или перечисляет на корпоративную банковскую карточку причитающуюся заработную плату.

5.2. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности (но не свыше 40 календарных дней), и эти дни не включаются в срок командировки для выполнения служебного задания.

5.3. Командированному работнику не позже чем за 1 день до отъезда в служебную командировку выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

5.4. Если работник специально командирован для выполнения работы в свой выходной день или обязывается нанимателем в этот день выехать в служебную командировку, то компенсация за работу в указанный день осуществляется в соответствии со ст.69 ТК: либо за каждый час работы в выходной день сверх заработной платы, начисленной за указанное время, производится соответствующая доплата, либо взамен доплаты с согласия работника предоставляется другой неоплачиваемый день отдыха.

ГЛАВА 6
ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ ПРИ СЛУЖЕБНЫХ КОМАНДИРОВКАХ

6.1. При служебных командировках работнику на основании соответствующего приказа (распоряжения) директора ООО «Версаль» выдается аванс и возмещаются следующие расходы:

- по проезду к месту служебной командировки и обратно;

- по найму жилого помещения;

- за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

- иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы.

6.2. Порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются директором ООО «Версаль» или уполномоченным им лицом. Размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Республики Беларусь для организаций, финансируемых из бюджета и пользующихся государственными дотациями.

6.3. Командированному работнику возмещаются расходы:

6.3.1. по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы по фактическим затратам на основании подлинных проездных документов, включая расходы на оплату услуг по оформлению проездных документов (бронирование и предварительная продажа билетов, комиссионные сборы), расходы за пользование постельными принадлежностями при наличии подтверждения их оплаты. Подлежит возмещению стоимость набора питания, включенная в цену проездного документа.

Расходы по проезду транспортом общего пользования регулярного сообщения (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту подлежат возмещению на основании подлинных проездных документов.

При отсутствии подлинных проездных документов расходы по проезду, указанные в частях первой и второй настоящего подпункта, возмещаются на основании документов, подтверждающих факт проезда работника, либо в размере минимальной стоимости проезда независимо от используемого вида транспорта.

Размер минимальной стоимости проезда определяется с учетом рекомендуемых норм расстояний перевозок пассажиров и грузов между населенными пунктами Республики Беларусь и тарифа за 1 км проезда при перевозке пассажиров поездами на региональных линиях экономкласса, установленных в соответствии с законодательством.

Не подлежат возмещению расходы в случаях, когда командированный работник имеет право бесплатного проезда либо когда проезд обеспечивается транспортными средствами ООО «Версаль».

В случае отмены служебной командировки по независящим от работника причинам при возврате приобретенного проездного документа работнику возмещается стоимость проездного документа в полном размере, включая стоимость услуг по его оформлению;

6.3.2. по найму жилого помещения (за исключением времени нахождения в пути) по фактическим расходам, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания два и более, а с разрешения директора ООО «Версаль» - в номерах высшей категории).

Без представления подлинных документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, командированному работнику с даты прибытия к месту служебной командировки и по дату выбытия из него возмещаются расходы в размере, установленном законодательством, кроме случаев, когда командированному работнику предоставляется жилое помещение за счет принимающей стороны либо когда эти расходы оплачиваются направляющей стороной путем безналичного перечисления. При определении количества суток для оплаты расходов по найму жилого помещения время, составляющее менее половины суток, исключается, а равное половине суток и более - принимается за полные сутки.

Водителям грузовых автомобилей и работникам, командированным вместе с ними, останавливающимся в соответствии с графиком движения в пути следования на отдых и не представившим оплаченных подлинных подтверждающих документов, расходы по найму жилого помещения за время нахождения в пути подлежат возмещению на общих основаниях;

6.3.3. за проживание вне места жительства (пребывания) для покрытия дополнительных расходов - суточные в размерах, установленных законодательством. Суточные за время нахождения в пути выплачиваются в тех же размерах, что за время пребывания в месте служебной командировки. Если командированному работнику принимающая либо направляющая сторона оплачивает питание, суточные выплачиваются в размере 50 % от установленной нормы;

6.3.4. иные произведенные работником с разрешения или ведома директора ООО «Версаль» расходы (по оплате провоза багажа сверх нормы бесплатного провоза, проезда транспортных средств по платным автомобильным дорогам, платных стоянок, услуг связи, стоимости завтрака, предоставляемого гостиницей).

6.4. В случае временной нетрудоспособности командированного работника ему на общих основаниях возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного задания или вернуться к месту жительства (месту пребывания) (но не свыше 40 календарных дней). В случае стационарного лечения в организациях здравоохранения командированному работнику возмещаются суточные и расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы.

Временная нетрудоспособность командированного работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянной работы должны быть удостоверены в установленном порядке. При этом период временной нетрудоспособности командированного работника не включается в срок командировки для выполнения служебного задания.

6.5. В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания проезд работнику оплачивается на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Комментарии см. здесь. С 28 января 2020 г. постановление № 35 на основании постановления Министерства финансов Республики Беларусь от 22.11.2019 № 68 утратило силу. Форма командировочного удостоверения устанавливается нанимателем (часть третья ст.93 ТК).

07.05.2018

Владимир Самосейко, юрист