Материал помещен в архив

Об использовании электронной почты в ОАО «СтройМаркет»

1. Оперативная служебная переписка внутри между структурными подразделениями ОАО «СтройМаркет» (далее - общество) осуществляется при необходимости посредством электронной почты.

2. Входящие и исходящие сообщения электронной почты хранятся в почтовых программах структурных подразделений в течение 1 года и аннулируются по истечении срока хранения автоматически.

3. Долгосрочное хранение электронных служебных документов в случае необходимости осуществляется в тематических каталогах (папках) на ПК пользователей (локальное хранение) и в тематических каталогах на файловом хранилище общества (сетевое хранение с возможностью организации общего доступа к документам).

4. Адресная книга электронной почты сопровождается системным администратором общества и обновляется автоматически.

5. Без установленного антивирусного программного обеспечения работа с электронной почтой запрещена.

6. Электронные письма, создаваемые и сохраняемые на средствах вычислительной техники общества, являются собственностью общества.

7. Справочник адресов электронной почты (адресная книга) общества является служебной информацией и не подлежит передаче за пределы общества.

8. По поручению руководства общества системный администратор имеет право проверять почтовые ящики пользователей, исходящие (входящие) сообщения.

9. Не допускается отправлять электронные письма от имени руководства или с использованием логотипа, бланков общества, если это не определено должностными обязанностями или технологическим процессом.

10. Запрещается использовать сервера электронной почты, не принадлежащие обществу.

11. Запрещается предоставлять иным лицам возможность использования электронной почты общества.

12. Для всех работников общества, имеющих адреса электронной почты, является обязательным прием и прочтение входящих почтовых сообщений не реже одного раза в час в течение рабочего времени.

13. Запрещается установка программного обеспечения электронной почты и доступа в Интернет на компьютеры, которые подключены к технологическому оборудованию.

14. Все электронные сообщения, проходящие через узел электронной почты общества, проверяются на наличие вирусов.

15. Информацию, имеющую гриф секретности, пересылать по электронной почте запрещено.

16. При создании электронного письма необходимо указывать тему сообщения в поле «Тема».

17. Если текст письма не требует какого-либо специального оформления, то не рекомендуется использовать для написания сообщения текстовые редакторы типа «MS Word», поскольку это увеличивает размер письма и затрудняет его прочтение получателем.

18. Внешние почтовые серверы могут иметь свои произвольные ограничения, касающиеся пересылки электронной почты.

Если электронная почта будет пересылаться за пределы общества, необходимо предварительно согласовать с получателем письма следующие технические вопросы:

- согласен ли получатель принять файлы;

- какого формата должны быть файлы;

- какого максимального размера должны быть файлы.

Подпись под почтовым сообщением должна содержать имя, должность, наименование подразделения, рабочий телефон отправителя.

19. До отправки файла получателю следует обязательно проверить, открывается ли он на компьютере пользователя.

Создатель файла несет ответственность за подготовку информации в формате, который не вызовет проблем у получателя данного файла. Если получатель не смог открыть файл, то отправитель должен подготовить информацию в совместимом формате и повторить пересылку.

20. Электронная почта не предназначена для пересылки больших файлов (свыше 100 Мб).

21. Системный администратор, ответственный за сервер электронной почты, имеет право устанавливать ограничение на максимальный размер почтового сообщения исходя из количества доступных вычислительных ресурсов.

06.09.2016

Сергей Шашков, юрист