Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ХАРАКТЕРИСТИКИ. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Понятие документооборота

Задача делопроизводственных служб организации заключается в четкости движения документов, что является важным для своевременности и правильности принятия управленческих решений. Эта задача решается с помощью системы организации документооборота.

Справочно Документооборот - движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (подп.138.1 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:

• оперативность прохождения документов;

• исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

• соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов.

Документооборот является составной частью документационного обеспечения управления, цель которого - информационное обеспечение деятельности организации, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

Как правило, информация (приказы, деловая переписка, договоры, прайс-листы и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде. Главное назначение систем электронного документооборота - организация хранения электронных документов, а также работы с ними.

Обратите внимание! Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов (подп.138.3 п.138 Инструкции по делопроизводству).

Вся документация организации делится на 3 документопотока:

1) входящие (поступающие в организацию) документы;

2) исходящие (отправляемые из организации) документы;

3) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) документы.

Внешний информационный поток обеспечивает перемещение входящих и исходящих документов, а внутренний информационный поток - перемещение документов внутри организации.

Поток входящих документов разделяется на документопотоки, направляемые руководителем в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

В подразделениях формируются потоки, которые на выходе из учреждения образуют исходящий поток документов.

Движение документов в организации определяется содержанием информации, которую они несут. Информация, а следовательно - документы, распределяются в организации в соответствии с функциями подразделений и исполнителей.

* Отпуск - это копия исходящего документа, заверенная исполнителем. После отправки документа отпуск (копия) подшивается в дело.

Характеристика документооборота

Документооборот выполняет функции системы коммуникации в организации. Важным является знание параметров документооборота (качественных и количественных).

К качественным параметрам документооборота относят характеристику документооборота в зависимости от:

• используемой системы информационного обеспечения:

автоматизированного типа,

традиционного,

смешанного;

• разделения документооборота на:

входящие,

исходящие,

внутренние документопотоки;

• основных характеристик документооборота как пространственно организованного процесса:

маршруты движения документов,

этапы и инстанции их прохождения,

стадии документооборота.

К качественным также относятся и те параметры, которые характеризуют особенности наполнения системы информацией: состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направленность движения документов, периодичность документопотока.

К количественным параметрам документооборота относят показатели его:

• объема;

• времени протекания.

Помимо объема документооборота устанавливают удельный вес каждой группы документов или документопотоков, определяют плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени. Выделяют и такие параметры, как физический объем конкретного документа, размер его текста.

К временным характеристикам документооборота относят продолжительность документооборота, т.е. скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Эта характеристика определяется еще и как время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа. Под временными характеристиками понимается, например, время полного цикла обращения документа в учреждении или время прохождения на выбранных отрезках пути, стадиях управленческого процесса.

Учет объема документооборота

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема.

Справочно Объем документооборота - количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) организацией за определенный период времени (подп.144.1 п.144 Инструкции по делопроизводству).

Учету подлежат все документы организации. Анализ объема документооборота позволяет корректировать содержание работы делопроизводственных служб или секретаря, рассчитывать необходимую численность делопроизводственного персонала и рационально выбирать средства организационной техники.

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

При подсчете документооборота рекомендуется отдельно учитывать количество основных документов и количество копий документов. Общие количества выражаются дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель - количество экземпляров (копий) документов. Например, 10814/15375.

Приложения к документу учитываются вместе с ним как один документ.

Отдельно учитываются полученные и созданные организацией документы, обращения граждан, в т.ч. индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (подп.144.2 п.144 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! В организации может проводиться полный и выборочный учет объема документооборота (по всей организации, по структурным подразделениям, по группам документов и т.д.) (подп.144.3 п.144 Инструкции по делопроизводству).

Скорость прохождения документов в значительной степени зависит от постановки всей управленческой деятельности организации в целом.

Условно для деления организаций по объему документооборота можно использовать классификацию организаций по категориям:

• 1-я категория - объем документооборота свыше 100 000 тыс. документов в год;

• 2-я категория - от 25 000 до 100 000 тыс. документов в год;

• 3-я категория - от 10 000 до 25 000 тыс. документов в год;

• 4-я категория - до 10 000 тыс. документов в год.

Относить организации к перечисленным категориям следует с учетом установления структур служб документации, автоматизации работы с документами, а также при решении отдельных вопросов документирования.

Подсчет ведется обычно по регистрационным формам входящих, внутренних (обычно по видам) и исходящих документов. При необходимости документооборот можно подсчитывать каждый месяц, что позволяет выделить месяцы наиболее интенсивной работы. Можно подсчитывать поквартально, а в небольших организациях подсчитывать объем документов за год.

06.02.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»