Материал помещен в архив

ПОНЯТИЕ «КОПИЯ ДОКУМЕНТА», ВИДЫ КОПИЙ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И АРХИВНОМ ДЕЛЕ

Одним из важнейших внешних признаков документа наряду с оригинальностью и подлинностью является копийность.

Копия

Справочно Копия документа - это документ, полностью или частично воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их (п.3.1.29 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Понятие «копия» (от лат. «copia» - множество) связано с размножением документов, повторением документа любого вида.

В зависимости от способов получения, юридической силы, особенностей удостоверения, сферы применения выделяются различные виды копий.

Копия официального документа

В управленческой деятельности и его документационном обеспечении создаются и используются, главным образом, копии официальных документов.

Копия официального документа должна воспроизводить все реквизиты подлинника. Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги. Дата, регистрационный индекс, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.

Копия официального документа должна быть заверена в установленном порядке. Согласно СТБ 2059-2013 заверенная копия официального документа - это копия документа, на которой проставлены необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Обратите внимание! Нормативные правовые акты не во всех случаях требуют обязательного изготовления копий официальных документов на бланке и их заверения.

Примеры 1. На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка не воспроизводятся, проставляются дата подписания документа, его регистрационный индекс и отметка о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию (часть девятая п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).   2. Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства Республики Беларусь (часть одиннадцатая п.64 Инструкции).

Один из наиболее распространенных способов получения копий официальных документов, применяемых в документационном обеспечении управления, - изготовление копий одновременно с подлинником при распечатке экземпляров документа с помощью принтера (ранее - при печатании документа на пишущей машинке под копирку). Изготовленные таким образом второй, третий и так далее экземпляры документа называются умноженными. Первый экземпляр (обычно отпечатанный на бланке) после его удостоверения (подписания, регистрации, при необходимости утверждения и проставления печати) становится подлинником, а остальные экземпляры оригинала - копиями.

Копия электронного документа

Копией электронного документа является форма внешнего представления электронного документа (далее - ЭД) на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном актами законодательства Республики Беларусь.

Копия ЭД на бумажном носителе должна содержать соответствующее указание на то, что она является копией соответствующего ЭД.

Удостоверение формы внешнего представления ЭД на бумажном носителе может осуществляться нотариусом или другим должностным лицом, имеющим право совершать нотариальные действия, а также организацией или индивидуальным предпринимателем, имеющими специальное разрешение (лицензию) на осуществление такой деятельности.

Иные виды копий

По способам получения копии можно разделить на ручные и автоматические.

Ручные копии получаются при переписке оригинала от руки, перепечатке документа на пишущей машинке, а также путем ручного ввода информации документа в компьютер и ее последующей распечатки на принтере.

Автоматические (факсимильные) копии - это копии, получаемые при размножении документа техническими средствами, с точным воспроизведением его реквизитов, включая изображение подписи (факсимиле). К ним относятся документы, получаемые с использованием средств оперативной полиграфии (копировальных аппаратов) и факса.

Особую разновидность автоматических (факсимильных) копий составляют фотокопии. Микрофотокопирование позволяет получать уменьшенные фотокопии документов, точно воспроизводящие изображение оригинала. Используются главным образом при создании страхового фонда документации.

В ручных копиях их идентичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, так как при наборе информации документа вручную могут быть допущены ошибки.

Кроме копий, снятых непосредственно с подлинника или полученных автоматически, могут быть кратные копии: «копия с копии», «копия копии с копии» и т. п.

Копии различаются также по способу их удостоверения.

Нотариальные копии - соответствие подлиннику подтверждено официальным должностным лицом - нотариусом.

Официально заверенные копии - соответствие подлиннику подтверждается другими должностными лицами и сопровождается формальностями (оформляется подпись должностного лица и проставляется печать).

Простые заверенные копии удостоверяются без соблюдения необходимых формальностей - нет печати (в том числе заверенные частными лицами).

Обратите внимание! Незаверенные копии не имеют подтверждения о своем соответствии подлиннику.

Таким образом, в зависимости от предъявляемых требований копия приобретает юридическую силу при соответствующем заверении (в одном случае для придания юридической силы копии достаточно официального заверения, в другом - нотариального, в ряде случаев копии официальных документов вовсе не требуют дополнительного заверения и т. д.). Требования к оформлению официально заверенных копий, простых заверенных копий и незаверенных копий, применяемых в документационном обеспечении управления, содержатся в п.64 Инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.64 Инструкции на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

Существуют также дипломатические и архивные копии.

Название «дипломатическая копия» происходит от слова «дипломатика», обозначающего специальную историческую дисциплину, изучающую древние акты. Такие копии воспроизводят документ со всеми особенностями (старое правописание, ошибки, пунктуация и т. д.).

Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. Разновидностью архивной копии является архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием поисковых данных документа.

Копии технических документов - это документы, выполненные способом, обеспечивающим их идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенные для непосредственного использования в процессе разработки, производства, эксплуатации и ремонта изделий. К копиям относятся электрографические копии, светокопии, фотокопии, микрокопии, микрофотокопии, микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата.

Выписка

Справочно Выписка - это копия документа, воспроизводящая его часть. Выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке. Например, выписка из протокола, выписка из приказа и т. п. (п.3.1.31 СТБ 2059-2013).

Выписка отличается от других видов копий тем, что в ней воспроизводится не весь текст документа, а его часть. Например, если текст приказа состоит из четырех пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два или три пункта. Нумерация этих пунктов в выписке соответствует нумерации пунктов подлинника. При этом констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью.

Как и копия официального документа, выписка из официального документа должна быть заверена в установленном порядке. Выписки из официальных документов оформляются на общем бланке организации (часть третья п.64 Инструкции).

В выписках из протоколов, приказов, распоряжений и других распорядительных документов, оформляемых на общем бланке, указание на вид копии (слово «выписка») включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА».

Отпуск

Отпуск - это копия отосланного документа, остающаяся в деле организации - автора документа.

В настоящее время термин «отпуск» является устаревшим, в нормативных правовых актах для обозначения этого вида копий используется термин «копия исходящего документа».

Дубликат

Справочно Дубликат документа - это повторный экземпляр подлинника официального документа, созданный взамен утраченного или поврежденного и имеющий юридическую силу (п.3.1.28 СТБ 2059-2013).

Дубликат не характеризуют как второй экземпляр подлинника, так как это повторение документа, то есть он обладает наиболее характерными признаками копии. Расценивать дубликат как умноженный оригинал также неверно, поскольку дубликат иногда имеет отклонения от оригинала (например, дубликат трудовой книжки может быть выдан другой организацией и подписан другим лицом).

Понятие «дубликат документа» не следует путать с понятием «дублетный документ», под которым п.3.1.32 СТБ 2059-2013 понимает один из экземпляров размноженного документа.

При использовании технических документов с подлинников изготавливаются дубликаты.

Дубликаты технических документов - это копии подлинников, обеспечивающие идентичность их воспроизведения, выполненные на любом материале, позволяющем снятие с них копий. Ими являются: фотодубликаты на фотокальке, фототехнической пленке в позитивном изображении и в масштабе подлинника; диазодубликаты, изготовленные на диазокальке (в позитивном изображении в масштабе подлинника); микрофильмы, изготовленные на фотопленке в негативном или позитивном уменьшенном изображении; ЭД.

02.02.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела