Материал помещен в архив

ПОНЯТИЕ, КРИТЕРИИ И НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

В учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создается огромное количество документов. При этом ценность содержащейся в них информации различна. Значительная часть документов содержит информацию справочного, разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свою значимость и дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свою важность в течение ряда лет. Наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, такие документы хранятся постоянно.

Таким образом, значимость документов определяет возможность и длительность их использования, а это, в свою очередь, обусловливает и сроки их хранения.

Работа по подготовке документов к последующему хранению и использованию, отбору их на постоянное хранение начинается в ходе текущей работы организации с документами.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов - это определение научно-исторической, социально-культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

При проведении экспертизы ценности документов в организации руководствуются определенными критериями для установления их ценности.

Основными критериями, определяющими ценность документов, являются:

- роль и место организации в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), значимость выполняемых ею функций;

- время и место образования документов;

- юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей, резолюций и помет);

- особенности материальной основы документа и его физического состояния;

- подлинность, копийность документов.

Перечисленные критерии неодинаковы по своему значению. Однако такие критерии экспертизы, как значимость содержания документов и значение организации в системе управления, применимы к любой документации и являются главными при определении ее ценности.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с требованиями следующих нормативных правовых актов Республики Беларусь:

- Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4);

- Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, (утверждены решением коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5);

- Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Госкомитета по архивам и делопроизводству РБ от 06.08.2001 № 38);

- Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

В двух первых нормативных правовых актах определены требования к составу экспертной комиссии, к организации и проведению экспертизы ценности, оформлению, согласованию и утверждению ее результатов. В Перечнях установлены сроки хранения документов, используемые при отборе документов для дальнейшего хранения или уничтожения.

16.03.2009 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

С 10 августа 2012 г. постановления Госкомархива РБ от 06.08.2001 № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения» и Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь, индивидуальных предпринимателей по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановления Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 утратили силу.

С 14 августа 2012 г. Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Госкомархива РБ от 30.04.1997 № 5, на основании постановления Минюста РБ от 14.08.2012 № 249 утратили силу.