Материал помещен в архив

ПОНЯТИЕ «ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА» В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И АРХИВНОМ ДЕЛЕ. ЮРИДИЧЕСКИ ЗНАЧИМЫЕ РЕКВИЗИТЫ

Сопоставление терминов «оригинал документа» и «подлинник документа», определения которых содержатся в СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, позволяет сделать вывод, что для того, чтобы оригинал документа стал подлинником официального документа, он должен быть оформлен по установленным правилам. Эти правила предполагают придание документу юридической силы.

Справочно Рекомендуем ознакомиться с пособием «Понятия "оригинал документа", "подлинник официального документа", "подлинный документ", "официальный документ" в делопроизводстве и архивном деле».

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа - это свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией создавшей его организации и установленным порядком оформления (п.3.1.24 СТБ 2059-2013).

Как вытекает из приведенного определения, юридическая сила является одним из свойств документа. Определение этого термина раскрывает, за счет чего документу придается юридическая сила, однако нет ответа на вопрос, в чем, собственно, заключается это свойство документа, какими качествами наделяется документ при придании ему юридической силы.

Придание документу юридической силы влечет за собой определенные правовые последствия. К таким документам относятся, прежде всего, те, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие. Эту группу документов составляют нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы, законы, постановления и др.), локальные правовые акты, издаваемые отдельными организациями (приказы, распоряжения, инструкции, правила и др.). Правовые последствия имеют все договорные документы, фиксирующие отношения между заключившими договор контрагентами, в роли которых могут выступать как юридические, так и физические лица (трудовые договоры, контракты, договоры гражданско-правового характера), имеющие юридическое значение удостоверительные документы (свидетельства, паспорта, дипломы и др.), оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, доверенности, накладные и др.).

Следует отметить, что любой документ может выступить в качестве доказательства (например, в суде) и тем самым повлечь правовые последствия. Следовательно, любой документ может иметь юридическую силу. При этом одни документы изначально наделены правовой функцией и влекут правовые последствия, а в других это свойство проявляется лишь в определенных случаях.

Юридически значимые реквизиты

Придание документу юридической силы достигается путем его оформления в установленном порядке. Этот порядок предполагает грамотное оформление на документе юридически значимых реквизитов, к которым относятся:

• наименование организации и (или) структурного подразделения - автора документа;

• дата;

• регистрационный индекс;

• подпись (часть первая п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Автор документа

Обозначение автора в документе свидетельствует, что документ был создан уполномоченной организацией либо ее структурным подразделением. Наименование автора, как правило, отражается на бланке документа. На бланке необходимо воспроизводить полное и точное наименование автора документа, а также наименование вышестоящей организации (вышестоящего органа управления), в подчинении (системе, составе) которой находится организация, создавшая документ. Это может оказаться важным при обжаловании принимаемых решений, налаживании переписки по вопросам, входящим в компетенцию вышестоящих органов.

Обратите внимание! Определение термина «автор документа» в п.3.1.19 СТБ 2059-2013 несколько расходится с определением, приведенным в части второй п.41 Инструкции.

Отметим, что структурные подразделения организаций лишь в некоторых случаях имеют права юридического лица. Однако это не означает, что подразделения, не имеющие такого статуса, не могут выступать в качестве авторов документов (например, в таких подразделениях могут создаваться докладные записки, справки, протоколы заседаний отделов и др.).

Дата документа

Справочно Дата документа - реквизит, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания и (или) подписания, утверждения, принятия или опубликования (п.3.2.18 СТБ 2059-2013).

Дата документа необходима для правовой оценки отношений, возникающих, изменяющихся или прекращающихся в связи с выраженными в документе действиями органа управления. Если документ датирован прошлым или будущим днем (то есть наблюдается смещение даты), то фактические отношения, сложившиеся на основе имеющей правовое значение документной информации, могут расцениваться как незаконные. Полное или частичное отсутствие даты, недоброкачественное исполнение этого реквизита может привести к фальсификации даты, дописыванию или исправлению дня, месяца, года.

Регистрационный индекс документа

Справочно Регистрационный индекс документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, включающее регистрационный номер документа, который может быть дополнен необходимыми поисковыми признаками (п.3.2.30 СТБ 2059-2013).

Регистрационный индекс присваивается документу при его регистрации. Как вытекает из положений подп.9.4 п.9 СТБ ISO 15489-1-2016 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 01.04.2016 № 27, основной целью регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему.

Таким образом, регистрация как один из способов включения документа в документную систему подтверждает факт его создания или получения и наделяет его способностью являться доказательством, что влечет определенные правовые последствия.

Являясь юридически значимым реквизитом, регистрационный индекс указывает на прохождение документом всех предусмотренных правилами организации делопроизводства стадий предварительной обработки. Он также служит дополнительным подтверждением того, что документ носит законный, официальный характер.

Подпись

Справочно Подпись - реквизит документа, свидетельствующий об ответственности лица за его содержание и придающий ему юридическую силу в случаях, когда документ не требует иного удостоверения в соответствии с установленными правилами документирования (п.3.2.14 СТБ 2059-2013).

Подпись уполномоченного должностного лица является обязательным реквизитом документа, с наличием или отсутствием которого связывают наличие или отсутствие юридической силы у документа. Подпись подтверждает, что включение в документ информации санкционировано должностным лицом, уполномоченным на принятие соответствующего решения. Поэтому важно, чтобы документы всех видов подписывались только уполномоченными на это должностными лицами в соответствии с требованиями нормативных правовых актов (инструкций, приказов и других нормативных правовых актов).

Обратите внимание! Для придания юридической силы некоторым видам документов перечисленных выше реквизитов недостаточно. В части второй п.18 Инструкции установлено, что для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в Инструкцию на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

Справочно Гриф утверждения - реквизит документа, придающий правовой характер его содержанию (п.3.2.17 СТБ 2059-2013).

09.02.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела