Материал помещен в архив

ПОНЯТИЯ «ЛИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ», «ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ», «ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ» В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И АРХИВНОМ ДЕЛЕ

Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18, содержит ряд сложных терминов, составной частью которых является слово «личный»:

• личный документ;

• документ личного происхождения;

• документы по личному составу.

Несмотря на внешнюю схожесть названий указанных терминов, они имеют различные значения.

Личный документ

Справочно Личный документ - официальный документ, удостоверяющий личность человека и (или) его права, обязанности, служебное или общественное положение, который может содержать другие сведения биографического характера (п.3.1.22 СТБ 2059-2013).

Данное определение содержит две основные характеристики личного документа. Прежде всего, личный документ - это официальный документ. Как и любой официальный документ, личный документ должен быть создан организацией или должностным лицом, иметь удостоверяющие реквизиты, что изначально наделяет его юридической силой. Второй важной характеристикой личного документа является то, что он выдается физическому лицу и содержит сведения биографического характера (удостоверяет личность человека, его права, обязанности, служебное или общественное положение и др.).

Видовой состав личных документов достаточно разнообразен.

К ним относятся:

• паспорт;

• военный билет;

• документы об образовании и обучении (аттестаты, дипломы, справки и др.);

• служебные и личные удостоверения, свидетельства (о рождении, заключении и расторжении брака, праве на льготы и др.);

• трудовые книжки работников;

• авторские свидетельства и патенты на изобретения и т. д.

Следует различать понятия «личный документ» и «документ личного происхождения».

Документ личного происхождения

Справочно Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (п.3.1.21 СТБ 2059-2013).

Из данного определения следует, что документы личного происхождения не включают в себя официальные документы. К документации личного происхождения относятся, например, личная переписка, личные фотоальбомы, личные дневники, рукописи мемуаров, созданные вне сферы служебной деятельности рукописи литературных произведений, научных трудов и др.

Обратите внимание! В процессе жизни и деятельности физического лица могут образоваться и сохраняться как документы, созданные им вне сферы служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (документы личного происхождения), так и официальные документы, выданные данному лицу организациями или должностными лицами для удостоверения личности и (или) подтверждения сведений биографического характера (личные документы).

В бытовой лексике совокупность документов, сохраняемых физическим лицом, часто называется личным архивом, что с точки зрения профессиональной терминологии в сфере архивного дела и делопроизводства неверно.

Так, совокупность документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, составляет его (ее) документальный фонд (п.179 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

Поскольку документальные фонды образуются и в процессе деятельности организаций, для обозначения совокупности документов, образовавшихся в деятельности физического лица и ему принадлежащих на правах собственности, целесообразно использовать понятие «личный документальный фонд» («личный фонд»). Соответствующий термин и его определение в СТБ 2059-2013 отсутствуют, что и приводит в ряде случаев к подмене понятий.

Таким образом, личный документальный фонд может включать в себя как личные документы, так и документы личного происхождения. В случае передачи на хранение этих документов или их части в архив (например, в государственный архив) с соответствующей передачей права собственности на документы совокупность принятых на хранение в архив документов получает название «фонд личного происхождения» (в отличие от принятых на хранение архивных фондов организаций). В состав фонда личного происхождения смогут входить документы, образовавшиеся в деятельности не только одного физического лица, но и его семьи, рода.

Следует отметить, что в примечании к СТБ 2059-2013 определено, что недопустимо использовать термин «личный документ» вместо понятия «документ личного происхождения». Термины «личный документ» и «документ личного происхождения» имеют самостоятельные, отличные друг от друга значения, они не могут являться синонимами.

Документы по личному составу

Справочно Документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абзац 10 ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

Определение термина не содержит исчерпывающего перечня ситуаций, в которых создаются документы по личному составу. Как вытекает из определения, к документам по личному составу можно отнести любой документ, который может быть использован в целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан. Традиционно к этой категории относятся документы, используемые в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения.

Документы по личному составу - это не только документы, отражающие трудовые отношения нанимателя и работника. Согласно определению к таким документам относятся также документы, подтверждающие период учебы (приказы о зачислении в учебные заведения, об окончании обучения и др.). Таким образом, в категорию документов по личному составу логично включить и документы, подтверждающие период прохождения воинской службы.

Документы по личному составу включают в себя не только документы, создающиеся в процессе возникновения, изменения или прекращения трудовых отношений, которые образуются преимущественно в деятельности кадровой службы организации. К ним относятся создаваемые в бухгалтерии документы о выплате заработной платы (лицевые счета, расчетные листки по начислению заработной платы работникам и т. п.).

В сводную опись дел по личному составу, составляемую в архиве организации, включаются (п.165 Правил):

• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда;

• документы, подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда, и др.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. следует руководствоваться п.165 Правил с учетом изменений внесенных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 22.11.2019 № 214. Комментарий см. здесь.

Все эти документы также являются документами по личному составу.

Видовой состав документов по личному составу разнообразен.

К ним относятся:

1) заявления, представления, докладные записки, уведомления, приказы, распоряжения о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, о переводе на контрактную форму найма, продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов), о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, званий, награждении, премировании, временном заместительстве, материальной помощи, установлении надбавок, доплат, изменении фамилии, имени, отчества;

2) трудовые договоры (контракты);

3) документы индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц и др.

К категории документов по личному составу могут быть отнесены и некоторые личные документы, например, трудовые книжки.

Иногда понятие «документы по личному составу» рассматривают в широком смысле и к таким документам относят штатное расписание, структуру и штатную численность и др. Однако в практике делопроизводства и архивного дела эти документы в категорию «документы по личному составу» не входят. Например, дела со штатными расписаниями при передаче в архив включаются не в описи дел по личному составу, а в описи дел постоянного хранения.

16.02.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела