Материал помещен в архив

ПОНЯТИЯ «ОРИГИНАЛ ДОКУМЕНТА», «ПОДЛИННИК ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА», «ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ», «ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ» В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ И АРХИВНОМ ДЕЛЕ

Каждый документ характеризуется рядом признаков.

Справочно Внешние признаки документа - это признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления (п.3.1.5 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29.03.2013 № 18).

Важнейшими признаками документов являются оригинальность, подлинность и копийность.

В СТБ 2059-2013 содержится ряд терминов, связанных с понятиями оригинальности и подлинности документов.

Оригинал документа

Оригинал (от лат. «originalis» - первоначальный, самобытный) - документ, созданный впервые. В процессе создания документ может иметь несколько редакций (вариантов, проектов), и все они будут являться оригиналами.

Документ может быть создан не только индивидуальным, но и коллективным автором. В этом случае оригиналы составляются в двух и более экземплярах.

Оригиналы, составленные в нескольких экземплярах, называются умноженными.

По внешнему виду оригиналы могут быть беловиками или черновиками.

Справочно Черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом (п.3.1.18 СТБ 2059-2013). Беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений (п.3.1.17 СТБ 2059-2013).

Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная редакция документа.

Особую разновидность оригиналов составляют так называемые автографы - документы, переписанные или правленные (после перепечатки) рукой автора.

В качестве синонима термина «оригинал» в русском языке иногда употребляется термин «подлинник», хотя в эти понятия вкладывается разный смысл. Под подлинником обычно понимается не просто первоначальный документ, а документ действительный, достоверный, то есть документ, имеющий юридическую силу. Поэтому термин «подлинник» применяется только по отношению к официальным документам.

Подлинник официального документа

Справочно Подлинник официального документа - это первый или единственный экземпляр официального документа (п.3.1.26 СТБ 2059-2013). Официальный документ - это документ, созданный организацией или должностным лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (п.3.1.23 СТБ 2059-2013). При этом под должностным лицом понимается лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с исполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

Например, все подготовленные варианты или проекты документа (как черновые, так и беловые) будут являться оригиналами. Однако лишь один из них после придания ему статуса официального документа станет подлинником.

Следовательно, чтобы оригинал документа стал подлинником официального документа, он должен быть оформлен по установленным правилам. Эти правила предполагают придание документу юридической силы.

Справочно Подробно об этом см. пособие «Понятие "юридическая сила документа" в делопроизводстве и архивном деле. Юридически значимые реквизиты».

С развитием техники передачи документов на расстояние связано появление двукратных оригиналов документов. Так, при телеграфной и телефонной связи создаются два документа - предъявленный для передачи по телеграфу (телеграмма) или по телефону (телефонограмма) и полученный посредством этих средств связи. Переданные и полученные таким способом документы не одно и то же по своим характеристикам, хотя и содержат одинаковый текст. Например, передаваемая телеграмма имеет личную подпись, заверяется печатью организации, то есть ее можно охарактеризовать как подлинник. Получаемая адресатом телеграмма также оформляется по установленным требованиям, однако состав и содержание ее реквизитов будут несколько иными.

Подлинный документ

Необходимо различать также термины «подлинник официального документа» и «подлинный документ».

Справочно Подлинный документ - это документ, сведения о времени и месте создания которого и (или) о его авторе, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения (п.3.1.25 СТБ 2059-2013).

Следовательно, всякий подлинник официального документа является подлинным документом, но не всякий подлинный документ - подлинником официального документа.

С понятиями подлинного документа тесно связано понятие фальсифицированного (подложного, поддельного) документа. Подлинные документы содержат информацию об объективной действительности, отражают то, что было на самом деле. Однако в огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную действительность, можно встретить и документы поддельные, фальсифицированные, создание которых преследовало цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов.

Фальсифицированные документы (от лат. «falsifico» - подделываю) появились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказательства. Существует несколько видов фальсифицированных документов:

• подлог - замена одного документа другим либо создание документа, содержание, авторство и (или) дата которого не соответствуют действительности;

• интерполяция - подложная вставка в текст подлинного документа;

• подделка - подделка отдельных слов, подписи, дат.

Признак уникальности характерен не только для традиционных текстовых письменных документов. Он сохраняется также за документами, полученными иными способами документирования.

Содержание понятий «оригинал» и «подлинник» в отношении технической документации раскрывается в п.16 Правил работы с научно-технической документацией в организациях Республики Беларусь, утвержденных постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 06.11.2003 № 38.

Научно-техническая документация в зависимости от способа ее выполнения и характера использования подразделяется на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии. Оригиналами технических документов являются документы, выполненные на любом материале и предназначенные для изготовления по ним подлинников. Традиционно для чертежей оригиналом считается первоначальный набросок на ватмане и чертеж на кальке.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.1 п.16 Правил № 38 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 112. НТД в зависимости от способа ее выполнения и характера использования подразделяется на оригиналы, подлинники, дубликаты, копии архивных документов на правах подлинника и иные копии. НТД может быть в виде эскизов.

Подлинники технических документов - это документы, оформленные подлинными установленными подписями и выполненные на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. В качестве подлинника могу выступать оригинал, микрофильм-подлинник или экземпляр документа, изданного типографским способом, удостоверенные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль.

Оригиналом или подлинником может являться также эскиз, предназначенный для разового использования в производстве.

В отношении электронных документов применяются только понятия оригинала и копии, а термин «подлинник» не используется. Электронные документы не привязаны строго к определенному материальному объекту и могут легко мигрировать с одного носителя на другой, сохраняя при этом признак уникальности. На этом основании ст.19 Закона Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» установлено, что все идентичные экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу. При этом оригиналы электронного документа существуют только в электронном виде.

10.02.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела