Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ УЧАЩИХСЯ В УЧРЕЖДЕНИЯХ ОБРАЗОВАНИЯ

Личные дела ведутся на работников, а также на учащихся средних, средних специальных и высших учебных заведений.

Необходимость ведения личных дел учащихся учреждений среднего специального образования предусмотрена актами законодательства Республики Беларусь.

В настоящее время в Республике Беларусь отсутствует единый нормативный правовой акт, который регулировал бы вопросы формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений среднего специального и высшего образования.

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся должен определяться самим учреждением среднего специального образования с учетом требований нормативных правовых актов (примечание).

Таким образом, учреждению образования следует закрепить порядок работы с личными делами учащихся в локальном нормативном правовом акте, например в инструкции по делопроизводству, выделив этот порядок в отдельную главу.

Формирование личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Ведение личных дел предусмотрено на всех работников организации, кроме рабочих (п.2 Инструкции № 2).

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел в учреждениях образования выполняет секретарь учебной части, а контроль за правильностью ведения и сохранностью личных дел возлагается на руководителя учреждения образования.

В организации работы с личными делами выделяется три этапа:

1) формирование личного дела;

2) ведение личного дела;

3) учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела отчисленного учащегося к передаче в архив организации.

На каждого абитуриента заводится личное дело, в котором хранятся все сданные им документы и материалы по вступительным испытаниям. Личные дела абитуриентов, зачисленных для получения образования в учреждение среднего специального образования, хранятся в установленном порядке. Личные дела абитуриентов, не зачисленных для получения образования, уничтожаются по акту по истечении 6 месяцев с начала учебного года (кроме документов, сроки хранения которых установлены законодательством, а также сертификатов централизованного тестирования, являющихся действительными до конца календарного года, следующего за календарным годом, в котором было проведено централизованное тестирование, по результатам которого выданы данные сертификаты) (п.11 Положения № 43).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. следует руководствоваться Положением о приемной комиссии учреждения среднего специального образования по приему лиц для получения среднего специального образования, утв. постановлением Минобразования от 07.07.2022 № 178.

Допущенным к вступительным испытаниям абитуриентам выдается экзаменационный лист, который после окончания вступительных испытаний сдается в приемную комиссию и в дальнейшем хранится в личном деле абитуриента (п.13 Положения № 43).

Кроме того, предусмотрено включение в личные дела абитуриентов выполненных и оцененных письменных работ и бланков устных ответов абитуриентов, а также протоколов решений апелляционной комиссии (пп.29, 41 Положения № 43).

Учащимся, курсантам, не прошедшим итоговую аттестацию в установленный срок без уважительной причины или получившим по ее результатам отметки ниже 4 баллов, выдается справка об обучении. Учащемуся, курсанту, получившему по результатам повторного прохождения итоговой аттестации отметки не ниже 4 баллов, выдается диплом о среднем специальном образовании, а справка об обучении, выданная ранее учащемуся, курсанту в учреждении образования, остается в его личном деле (части вторая и третья п.28 Правил проведения аттестации).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 ноября 2022 г. действует постановление Минобразования от 19.08.2022 № 274 «О документах об образовании, приложениях к ним, золотой, серебряной медалях и документах об обучении». Следует руководствоваться формой образца справки об обучении согласно приложению 64 к постановлению № 274.

Исходя из изложенного можно сделать выводы, что:

• личное дело заводится на каждого абитуриента, в нем хранятся все сданные им документы и материалы по вступительным испытаниям;

• личные дела абитуриентов, зачисленных для получения образования в учреждение среднего специального образования, хранятся в установленном порядке;

• собранные документы могут располагаться в личном деле в следующей последовательности:

1) опись документов личного дела учащегося;

2) заявление о поступлении в колледж (лицей и т. п.);

3) анкета учащегося;

4) копия свидетельства об образовании;

5) справка о состоянии здоровья;

6) документы об имеющихся льготах;

7) документы о статусе детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей;

8) документы о статусе многодетной семьи;

9) свидетельство об образовании и приложение к нему;

10) экзаменационный лист с отметками, полученными на вступительных экзаменах;

11) письменные работы вступительных экзаменов;

12) автобиография;

13) договор между учреждением образования и абитуриентом (и законным представителем) (№ __________ от ___ _________ 20___ г.);

14) приказы и документы, имеющие отношение к учащемуся (включаются в личное дело на протяжении всего периода обучения):

14.1) …

14.2) …

14.3) …

14.4) …

15) характеристика за весь период обучения;

16) копия диплома;

17) копия приложения к диплому;

18) книжка успеваемости;

19) билет учащегося;

20) личная карточка учащегося.

Таким образом, на этапе формирования и ведения личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их представления в учебную часть учреждения образования.

Необходимость включения перечисленных документов в состав личного дела учащегося определена практикой ведения личных дел.

Составление внутренней описи документов личного дела определяется требованиями, предъявляемыми к оформлению дел при их подготовке к передаче в архив. Специфика оформления личных дел заключается в том, что внутренняя опись заполняется по мере включения документов в состав личного дела, а не после прекращения его ведения при подготовке к передаче в архив организации.

Решение о включении в личное дело учащегося автобиографии целесообразно закрепить в инструкции по делопроизводству или в распорядительном документе (например, в указании).

Ведение личного дела

В личное дело в процессе его ведения включаются документы, характеризующие деловые и личные качества учащегося.

К таким документам относятся:

• характеристики, выданные за весь период обучения, характеристика после окончания обучения, а также другие документы;

• копии (выписки) приказов (распоряжений), документы, имеющие отношение к учащемуся, о переводе, отчислении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. д. (п.8 Инструкции № 2).

В сформированное личное дело все включаемые в последующем документы подшиваются в хронологическом порядке (п.8 Инструкции № 2).

Таким образом, после включения в личное дело результатов вступительных экзаменов начинается этап ведения личного дела.

Необходимость включения в состав личного дела копий (выписок) приказов (распоряжений) о переводе, отчислении, изменении фамилии обусловлена тем, что личное дело является источником информации, используемой при подготовке и выдаче справок социально-правового характера (о поступлении, об обучении и др.).

Обратите внимание! Невыданные документы об образовании и приложения к ним, документы об обучении хранятся в личных делах обучавшихся, если их ведение в учреждении образования (организации) предусмотрено законодательством. Копии выданных документов об образовании и приложений к ним, документов об обучении, заверенные руководителем учреждения образования (организации), хранятся в личных делах обучавшихся, если их ведение в учреждении образования (организации) предусмотрено законодательством (части первая и третья п.89 Инструкции № 194).

Для личных дел установлен 75-летний срок их хранения (п.638.3 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.673.3 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Пересылка личного дела при переводе учащегося

По запросу учреждения среднего специального образования, в которое принимается на обучение в порядке перевода учащийся, из учреждения среднего специального образования, в котором он обучался ранее, в пятидневный срок пересылается его личное дело.

В учреждении среднего специального образования, в котором учащийся обучался ранее, остаются:

• опись документов, находящихся в пересылаемом личном деле;

• запрос, на основании которого выслано личное дело;

• заявление о переводе;

• копия решения руководителя учреждения образования о переводе;

• копия справки об обучении, книжка успеваемости (п.9 Положения № 941).

Примечание. Перечень нормативных правовых актов, соблюдение которых необходимо при формировании, ведении и хранении личных дел учащихся:

• Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция № 2);

• Положение о приемной комиссии учреждения среднего специального образования, утвержденное постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 28.04.2006 № 43 (далее - Положение № 43);

• Положение о порядке перевода, восстановления и отчисления учащихся, получающих среднее специальное образование, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 11.07.2011 № 941 (далее - Положение № 941).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 сентября 2022 г. действует Положение о порядке и условиях отчисления для перевода, перевода обучающихся и восстановления лиц для продолжения получения образования, утв. постановлением Совмина от 01.09.2022 № 574;

• Правила проведения аттестации учащихся, курсантов при освоении содержания образовательных программ среднего специального образования, утвержденные постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 22.07.2011 № 106 (далее - Правила проведения аттестации).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 30 сентября 2022 г. действуют Правила проведения аттестации учащихся, курсантов при освоении содержания образовательных программ среднего специального образования, утв. постановлением Минобразования от 23.08.2022 № 282;

• Инструкция о порядке заполнения документов об образовании, приложений к ним, документов об обучении, учета и выдачи документов об образовании, приложений к ним, золотой, серебряной медалей, документов об обучении, утвержденная постановлением Министерства образования Республики Беларусь от 27.07.2011 № 194 (далее - Инструкция № 194).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 10 ноября 2022 г. действует Инструкция о порядке заполнения документов об образовании, приложений к ним, документов об обучении, учета и выдачи документов об образовании, приложений к ним, золотой, серебряной медалей, документов об обучении, утв. постановлением № 274.

30.10.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»