Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ В ДЕЛА ОТВЕТОВ НА ЗАМЕЧАНИЯ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ГРАЖДАН И ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С ИХ РАССМОТРЕНИЕМ

Согласно с п.2.5.5 Декрета Президента РБ от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее - Декрет) и п.17 Положения о порядке выдачи, регистрации, ведения и хранения книги замечаний и предложений, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 (далее - Положение), копии ответов об отказе в удовлетворении замечаний и предложений, уведомлений о продлении срока их рассмотрения хранятся вместе с книгой замечаний и предложений (далее - книга) по месту ее ведения.

Место ведения книги определяется руководителем организации и закрепляется в соответствующем распорядительном документе. Этот факт должен найти отражение в соответствующем разделе номенклатуры дел организации, в который книга включается под самостоятельным индексом.

Для формирования копий отрицательных ответов, уведомлений о продлении срока исполнения в организации следует завести отдельное дело. Данное дело должно храниться в том же месте, где и книга - у руководителя организации или уполномоченного лица, ответственного за ее ведение, что обусловлено требованиями Декрета и Положения, устанавливающими, что копии ответов об отказе в удовлетворении замечаний и предложений, уведомлений о продлении срока их рассмотрения хранятся вместе с книгой (но не в книге).

Дело, содержащее копии ответов и уведомлений, должно быть включено под самостоятельным индексом в тот же раздел номенклатуры дел, что и сама книга.

Например, если за ведение книги ответственным назначен секретарь руководителя, то книга и дело с копиями ответов и уведомлений будут помещены в раздел 1 номенклатуры дел «Руководство», а самим делам будут присвоены индексы, включающие индекс этого раздела (1) и порядковые номера дел в этом разделе (1-8, 1-9 и др.). Если ответственным назначен работник отдела кадров, то книга и дело с копиями ответов и уведомлений будут помещены в раздел 5 номенклатуры дел «Отдел кадров», а самим делам будут присвоены индексы, включающие индекс этого раздела (5) и порядковые номера дел в этом разделе (5-8, 5-9 и др.).

Пример оформления раздела номенклатуры дел, содержащего книгу замечаний и предложений и дело с документами по их рассмотрению, приведен в приложении 1.

Пунктом 2.6 Декрета определено, что граждане имеют право знакомиться с материалами проверки, использованными при рассмотрении их замечаний и предложений, в той мере, в какой это не затрагивает права других граждан и не противоречит требованиям законодательства об охране государственных секретов, коммерческой и (или) иной охраняемой законом тайны. В связи с этим целесообразно материалы таких проверок формировать в то же дело, в которое будут включаться копии ответов и уведомлений.

Документы в таком деле могут располагаться либо в хронологическом порядке (по датам включенных в дело документов) либо в алфавитном порядке (по первым буквам фамилий граждан, внесших в книгу замечания и предложения). Возможно сочетание двух принципов - алфавитно-хронологический порядок.

Заголовок дела, в которое будут подшиваться копии отрицательных ответов и уведомлений, может быть сформулирован следующим образом: «Документы о результатах рассмотрения замечаний и предложений граждан, внесенных в книгу замечаний и предложений (переписка, справки, информация и др.)».

Пример оформления обложки дела с документами по рассмотрению замечаний и предложений граждан приведен в приложении 2.

У индивидуального предпринимателя копии отрицательных ответов, уведомлений о продлении сроков исполнения, материалы проверок по результатам рассмотрения замечаний и (или) предложений также целесообразно помещать в отдельное дело и хранить его вместе с книгой.

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: В постановление Совета Министров РБ от 16.03.2005 № 285 «О некоторых вопросах организации работы с книгой замечаний и предложений и внесении изменений и дополнения в некоторые постановления Совета Министров Республики Беларусь» на основании постановлений Совета Министров РБ от 10.02.2009 № 183 (с 1 января 2009 г.), от 11.05.2009 № 618 (с 12 мая 2009 г.), от 03.08.2009 № 1019, от 28.04.2010 № 640 (с 18 мая 2010 г.), от 27.10.2011 № 1440 и  от 19.01.2012 № 58 (с 22 января 2012 г.) внесены изменения и дополнения.

В постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.) и от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) внесены дополнения и изменения.

С 21 февраля 2012 г. Декрет Президента РБ от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» на основании Декрета Президента РБ от 13.02.2012 № 1 утратил силу.