Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ИСЧИСЛЕНИЯ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

Весь объем документов, создаваемый в организации, подлежит хранению. Одни документы хранятся дольше, другие меньше, некоторые из них передаются в архив, а иные могут стоять на полках в структурных подразделениях до их уничтожения.

Сроки хранения в номенклатуре дел

Каждая организация самостоятельно разрабатывает номенклатуру дел (п.152 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

Справочно Номенклатура дел организации - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (часть четвертая п.150 Инструкции по делопроизводству).

Именно в номенклатуре дел в графе 4 указываются сроки их хранения, номера пунктов и (или) статей согласно нормативным актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам, устанавливающим перечни типовых документов с указанием сроков хранения и (или) ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, а также перечням документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

Сроки хранения для организаций, являющихся источником комплектования государственных архивов и не являющихся таковыми, могут отличаться. В связи с этими особенностями в перечне типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, согласно приложению 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов), выделены 3-я и 4-я графы.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Исчисление сроков хранения документов

Перечень типовых документов

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.12 примечаний к Перечню типовых документов).

Таким образом, если дело завершено делопроизводством в октябре 2017 г., то срок его хранения следует отсчитывать с 1 января 2018 г.

Пример Дело «Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел» должно храниться 3 года. Оно было закончено делопроизводством в ноябре 2014 г. - срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2015 г., то есть дело хранится в течение 2015-2017 гг., подлежит уничтожению с 1 января 2018 г.

Для того чтобы правильно определить сроки уничтожения дел временного хранения, необходимо еще учитывать дополнительные условия, которые приводятся в графе 5 «Пояснения» Перечня типовых документов (в номенклатуре дел они переносятся в графу «Примечание»).

Итак, существует несколько типовых пояснений.

Пояснение «После проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет» означает, что срок хранения завершенных делопроизводством документов (дел) исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором осуществлялась налоговая проверка. При отсутствии проверки срок хранения составит 10 лет.

Пример Акты сверки расчетов с поставщиками согласно п.181 Перечня типовых документов должны храниться 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет. Если дело завершено делопроизводством в 2012 году, налоговая проверка проведена в 2014 году, срок хранения 3 года будет отсчитываться с 1 января 2015 г. Значит, дело можно будет выделить к уничтожению только после 1 января 2018 г. Если проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась в течение 10 лет и более, дело завершено делопроизводством в 2008 году, его можно выделить к уничтожению после 1 января 2019 г.

Обратите внимание! Независимо от сроков проведения налоговой проверки документы могут быть уничтожены только за тот период времени, за который в организации подготовлены и в установленном порядке согласованы и утверждены годовые разделы сводной описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

Аналогичный принцип исчисления сроков хранения при пояснении «после окончания срока действия договора, контракта» - с 1 января года, следующего за годом окончания действия договора, контракта.

В случае, когда в графе «Пояснение» указано еще одно условие - проведение налоговыми органами соблюдения налогового законодательства, порядок исчисления будет следующий:

• если документы были проверены налоговой проверкой, то необходимо дождаться окончания срока договора, контракта и отсчитывать срок, указанный в Перечне типовых документов;

• если документы уже закончили свое действие, то следует ждать налоговую проверку, и уже эта дата будет точкой отсчета;

• если налоговая проверка не будет проведена, срок хранения завершенных делопроизводством документов (дел) составит 10 лет и начнет исчисляться с 1 января года, следующего за годом окончания срока действия договора, контракта.

Пояснение «после замены новыми» означает, что срок хранения соответствующих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом отмены документов и их замены новыми.

Пример Правила внутреннего трудового распорядка хранятся 1 год после замены их новыми (п.470 Перечня типовых документов). Если названные Правила датированы 2009 годом, а новые были утверждены только в октябре 2017 г., то непосредственно срок хранения (1 год) нужно отсчитывать с 1 января 2018 г., а в акт на уничтожение документов включить их после 1 января 2019 г.

Пояснение «при условии замены новыми» отличается от «после замены новыми» тем, что изначально отсчитывается установленный Перечнем типовых документов срок хранения. Однако уничтожать соответствующие документы можно не ранее, чем с 1 января года, следующего за годом принятия (утверждения, подписания) новых (принятых взамен) документов, даже если установленный срок хранения их уже истек. При этом следует учитывать, что указанные в некоторых пунктах Перечня типовых документов пояснения «при условии замены новыми» имеют смысл лишь в отношении временных сроков хранения.

В Перечне типовых документов данное пояснение относится прежде всего к документам организаций, которые не являются источниками комплектования государственных архивов. А также оно применимо к копиям документов, подлинники (первые экземпляры) которых имеют длительный срок хранения - свыше 10 лет. Копии в таких случаях хранятся не менее 3 лет (до включения подлинников (первых экземпляров) документов в сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения или по личному составу).

Пример Положения о структурных подразделениях в организациях, не являющихся источником комплектования государственного архива, хранятся 10 лет с учетом пояснения «при условии замены новыми». В организациях, которые являются источником комплектования государственного архива, - постоянно, а их копии - 3 года «при условии замены новыми». Так, дело с указанными положениями может быть уничтожено только на следующий год после утверждения новых.

Схематично для копий положений о структурных подразделениях это выглядит так:

Документ 2012 года → 1 января 2013 г. + 3 года → 1 января 2016 г. Но!

Замена новым в 2017 году → уничтожаем после 1 января 2019 г.

Пояснение «после окончания ведения» означает, что соответствующие документы могут быть уничтожены не ранее 1 января года, следующего за годом окончания ведения таких документов. Данное пояснение применяется в отношении различных регистрационных форм (журналов, книг учета и т. п.), которые ведутся в течение ряда лет до полного заполнения.

Пояснение «после ликвидации организации» означает, что установленный Перечнем типовых документов срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом ликвидации организации.

Обратите внимание! Документы ликвидированной организации, сроки хранения которых еще не истекли, подлежат передаче на хранение в государственный архив, территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа или же архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) (ст.19 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ст.19 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) указывается в отношении сроков хранения конкретных видов документов и означает, что срок их хранения после проведения экспертизы ценности может продлеваться, так как такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п.10 примечания к Перечню типовых документов).

Отметка «до минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, индивидуальными предпринимателями, в делопроизводстве которых эти документы образовались.

Иные нормативные правовые акты

Стоит учитывать, что перечни, к которым обращаются в первую очередь, типовые, они не могут описать все многообразие документов. Поэтому при определении сроков хранения документов также могут быть использованы ведомственные перечни (если таковые разработаны) или иные нормативные правовые акты.

Например:

• испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетности хранятся в организации в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (п.15 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196); к ним прилагается реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, составляемый по форме согласно приложению 6 к указанной Инструкции;

• эскизные проекты по различным стадиям проектирования и реконструкции (модернизации) объектов: по месту утверждения (согласования), в организациях-заказчиках хранятся 10 лет ЭПК после ввода в эксплуатацию (п.95.2 перечня документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по проектированию, строительству, реконструкции (модернизации), реставрации и ремонту объектов недвижимости, с указанием сроков хранения согласно приложению к приказу Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.06.2015 № 27).

Если же сроки хранения необходимых нам документов нигде не прописаны, организация имеет право определять их самостоятельно (с аргументацией своего выбора).

Пример Определение срока хранения в 75 лет для гражданско-правовых договоров может быть аргументировано тем, что в данных документах содержатся сведения о перечислении денежных сумм, которые являются доходами физических лиц и с которых производятся отчисления в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь.

Изменение сроков хранения

Иногда возникают ситуации, когда исходя из специфики работы выявлена практическая необходимость изменения сроков хранения документов, образовавшихся в деятельности организации, по сравнению с теми, которые закреплены в Перечне типовых документов.

Обратите внимание! Сроки хранения можно только увеличивать, но они не могут быть меньше, чем указано в Перечне типовых документов (п.9 примечаний к Перечню типовых документов).

Определять (изменять) сроки хранения может только экспертная комиссия (далее - ЭК).

В состав ЭК всегда входят квалифицированные работники юридического отдела, бухгалтерии, работники, ответственные за ведение архива и делопроизводства.

В процессе заседания ЭК составляется протокол, в котором фиксируются основные моменты и соглашения по определению сроков хранения. Затем данный протокол утверждается руководителем организации.

Внесение изменений в учетные документы

Если сроки хранения документов были изменены, эти изменения необходимо внести:

1) в сводную номенклатуру дел и выписки из нее - путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по Перечню типовых документов;

2) на обложках дел за предыдущие годы (если таковые еще не были переданы по акту на уничтожение документов) - путем взятия в скобки старого срока хранения и написания сверху нового.

Пример Начато: 01.01.2015 Окончено:  31.12.2015   50 лет Хранить (3 года);

3) если сроки хранения были изменены после утверждения в установленном порядке следующего годового раздела сводной описи, то заголовки дел, не включенных ранее, вносятся в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с установленной схемой систематизации или в конец годового раздела сводной описи. К годовому разделу сводной описи, в который включены дополнительно обнаруженные дела, составляется новая итоговая запись.

При значительном количестве дел, обнаруженных после составления и утверждения в установленном порядке следующего годового раздела сводной описи, они включаются в отдельную опись с самостоятельной нумерацией заголовков дел, которой присваивается следующий свободный номер по листу фонда.

В итоговой записи к годовому разделу сводной описи дается ссылка на:

• номер описи;

• номера заголовков дел по описи, в которую включены соответствующие дела.

Пример Старая итоговая запись. В данный раздел описи внесено 28 (двадцать восемь) дел с № 1 по № 28.   Наименование должности составителя описи 05.11.2014 Подпись Расшифровка подписи       Наименование должности руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) 06.11.2014 Подпись Расшифровка подписи   Новая итоговая запись: а) при незначительных изменениях, когда можно вписать дела в конце соответствующего раздела: «В данный раздел описи внесено 30 (тридцать) дел с № 1 по № 28, в том числе литерные номера: 11а, 17а»; б) при значительном количестве обнаруженных дел: «Дополнительно обнаруженные дела за 2014 год включены в опись № 3, дела с № 1 по № 17».   Наименование должности руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) 17.02.2018 Подпись Расшифровка подписи

В случаях если сроки хранения дел, ранее включенных в годовой раздел сводной описи, были сокращены Перечнем типовых документов, в графе «Примечание» напротив заголовка каждого выбывшего дела указывается «выбыло». Составляется новая итоговая запись со ссылкой на соответствующие документы.

Пример Дела с № 192 по № 194 исключены из раздела описи. Основание: акт от 31.08.2016 № 1 «О выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению». В данный раздел описи внесено 202 (двести два) дела с № 1 по № 225.   Наименование должности работника архива организации, внесшего запись 01.09.2016 Подпись Расшифровка подписи       Наименование должности руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) 01.09.2016 Подпись Расшифровка подписи

Справочно Для более детального изучения см. подборку «Хранение документов организации».

11.04.2018

Анастасия Лютаревич, архивист