Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ФАКСИМИЛЕ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

Подпись является одним из реквизитов официального документа, наличие которого на документе свидетельствует о его юридической силе (п.18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»). С 3 августа 2018 г. соответствующие изменения внесены в п.18 Инструкции по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154 (далее - постановление № 154).

Понятие факсимиле

Наличие подписи на официальном документе подтверждает факт его создания уполномоченным должностным лицом (лицами). Документ, подписанный лицом, не имеющим необходимых полномочий, должен быть признан недействительным - не имеющим юридической силы.

Подпись состоит:

• из наименования должности лица, уполномоченного подписывать (подписавшего) документ;

• личной собственноручной подписи;

• расшифровки подписи (инициалы и фамилия) (п.57 Инструкции по делопроизводству).

Штамп, содержащий факсимильную подпись, называется факсимиле.

В Республике Беларусь термин «факсимиле» не получил закрепленного в законодательстве определения.

Факсимиле представляет собой точное воспроизведение личной подписи на документе, т.е. фактически оно выступает «заменителем» подписи лица, уполномоченного подписывать документ.

Обратите внимание! В отличие от собственноручной подписи уполномоченного лица факсимиле в определенной степени не дает возможности утверждать, что в документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена на этом документе.

Насколько правомерно использование факсимиле при удостоверении документов? Является ли факсимиле равноценной заменой собственноручной подписи уполномоченного лица?

При принятии решения об использовании факсимиле следует принимать во внимание следующее: если закон требует проставления личной подписи лица, а специальной оговорки о возможности использования факсимиле нет, то его использование не имеет правовой основы, а следовательно, и юридической силы.

Правомерность использования факсимиле

1. Факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования допускается при совершении сделок в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п.2 ст.161 Гражданского кодекса Республики Беларусь), т.е. в сфере гражданско-правовых отношений.

Следует отметить, что действующее законодательство не оговаривает случаи и порядок применения факсимильной подписи при удостоверении документов, поэтому единственной возможностью ее использования является соглашение сторон о порядке использования такой подписи. Соответствующее соглашение с участием двух или более сторон может быть оформлено как письменно (в нем будет отражено, какие документы могут удостоверяться с помощью факсимиле), так и устно. Первый вариант является более предпочтительным с точки зрения его использования в качестве доказательства при возникновении споров. Соглашение об использовании факсимиле должно быть подписано сторонами без использования факсимиле.

2. В то же время не допускается использование факсимиле для подписания кадровых документов.

Так, ст.18 Трудового кодекса Республики Беларусь установлено, что трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами. В данном случае речь идет исключительно о собственноручных подписях сторон договора (работника и нанимателя), а не об их факсимильном аналоге.

Справочно Документы, создаваемые в целях оформления трудовых отношений между работником и нанимателем, относятся к системе организационно-распорядительной документации, требования к составлению и оформлению которой установлены актами законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

При оформлении кадровых документов должны соблюдаться правила, установленные:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Инструкцией по делопроизводству.

Так, реквизит «Подпись» должен включать в числе прочих элементов и собственноручную подпись лица, уполномоченного подписывать документ (п.57 Инструкции по делопроизводству).

Если руководитель организации (или другое уполномоченное лицо) не имеет возможности подписать необходимые кадровые документы, следует издать приказ о предоставлении права подписи соответствующей группы документов другому лицу, например заместителю руководителя организации.

3. При удостоверении подлинников (первых экземпляров) организационно-распорядительных документов использование факсимиле не допускается.

Инструкция по делопроизводству допускает использование во всех удостоверяющих реквизитах соответствующих документов на бумажном носителе (подпись, гриф утверждения, отметка о заверении копии) только собственноручной подписи (пп.52, 57, 64).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 августа 2018 г. следует руководствоваться п.64 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными на основании постановления № 154.

Таким образом, при принятии решения об использовании факсимиле при оформлении конкретного документа следует исходить из требований законодательства. Если нормой законодательства установлено требование о проставлении на документе личной подписи, то проставление подписи, воспроизведенной с использованием различных средств копирования, является недопустимым.

Порядок использования факсимиле в организации

Изготовленное факсимиле, как правило, передается кому-либо из работников организации, который проставляет его на документах.

Для регламентации порядка использования и хранения факсимиле в организации целесообразно издать приказ, в котором будет закреплен порядок хранения факсимиле и использования его в рабочее время конкретным работником.

Пример приказа об изготовлении и использовании факсимиле

Общество с ограниченной ответственностью «Прима»
(ООО «Прима»)

ПРИКАЗ

04.12.2014 № 145

г.Минск

Об изготовлении и использовании факсимильной подписи директора ООО «Прима»

В целях повышения оперативности подготовки документов, установления единого порядка использования факсимиле личной подписи директора ООО «Прима»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальнику отдела документационного обеспечения управления Емельяновой Н.Е. обеспечить изготовление факсимиле личной подписи директора ООО «Прима» (далее - факсимиле) Крюкова В.Г.

Срок исполнения - 15.12.2014.

2. Использовать факсимиле на следующих документах:

- гражданско-правовых договорах, соглашениях, контрактах;

- дополнительных соглашениях и приложениях к договорам, контрактам и соглашениям.

3. Использовать факсимиле на документах, указанных в п.2 настоящего приказа, только при условии, что возможность подписания конкретного документа факсимильной подписью предусмотрена в соответствующем договоре (контракте, соглашении), заключенном с контрагентом.

4. Назначить ведущего специалиста отдела документационного обеспечения управления Скорикову Н.В. ответственной за хранение и использование факсимиле.

5. Местом хранения факсимиле определить сейф в отделе документационного обеспечения управления.

6. Ответственному за хранение факсимиле осуществлять выдачу, использование и хранение факсимиле в соответствии с Инструкцией о порядке использования факсимильной подписи в ООО «Прима».

7. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по общим вопросам Кораблева А.И.

В организации также могут быть подготовлены перечень документов, на которых проставляется факсимиле, перечень лиц, имеющих право это делать, а также образцы факсимиле, подписи которых подлежат изготовлению. Данные документы могут быть включены как в самостоятельную инструкцию по работе с факсимиле, так и быть частью общей инструкции по делопроизводству в организации.

Примерный перечень документов, на которых проставляется факсимиле

документов, на которых проставляется факсимиле личной подписи директора ООО «Прима»

Гражданско-правовые договоры, соглашения, контракты.

Дополнительные соглашения и приложения к договорам, контрактам и соглашениям.

лиц, имеющих право проставлять факсимиле личных подписей работников ООО «Прима»

Справочно Инструкцию по работе с факсимиле можно найти здесь.

При регламентации порядка работы с факсимиле должен быть также закреплен порядок уничтожения факсимиле в случае увольнения работника, подпись которого была воспроизведена с использованием данного факсимиле, порядок действий в случае утери или кражи факсимиле.

Факт уничтожения лучше оформить приказом руководителя и актом об уничтожении факсимиле.

Пример оформления приказа об уничтожении факсимиле

Общество с ограниченной ответственностью «Прима»
(ООО «Прима»)

ПРИКАЗ

24.11.2014 № 145

г.Минск

Об уничтожении факсимиле личных подписей работников ООО «Прима»

В связи с проведением инвентаризации имущества ООО «Прима»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по проведению работ по уничтожению факсимиле личных подписей работников ООО «Прима» (далее - комиссия) в составе:

2. Комиссии:

2.1. провести отбор к уничтожению пришедших в негодность факсимиле личных подписей работников ООО «Прима»;

2.2. передать отобранные к уничтожению факсимиле личных подписей работников ООО «Прима» в отдел документационного обеспечения управления для их уничтожения.

Срок исполнения - 04.12.2014.

Пример оформления акта об уничтожении факсимиле

уничтожения факсимиле личных подписей работников ООО «Прима»

Составлен комиссией:

В период с 25.11.2014 по 04.12.2014 комиссия провела работу по установлению непригодного к дальнейшему использованию имущества.

Комиссия отобрала к уничтожению штамп с факсимиле личной подписи директора ООО «Прима» в связи с его износом и непригодностью для использования.

Оттиск факсимиле

Факсимиле уничтожено путем измельчения и сжигания.

Место и время уничтожения: отдел документационного обеспечения управления 04.12.2014 в 17:00.

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-11;

2-й экземпляр - в бухгалтерию.

Если факсимиле потеряно или украдено, необходимо уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по его розыску.

Справочно Воспользуйтесь примерной формой уведомления органов внутренних дел об утере штампа с факсимиле личной подписи директора.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167.

06.01.2015

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года