Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ОБРАБОТКИ ВХОДЯЩЕЙ, ИСХОДЯЩЕЙ И ВНУТРЕННЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПЕРЕПИСКИ

Порядок обработки входящих документов

При определении порядка обработки входящих документов, поступающих в организацию посредством электронной почты, необходимо соблюдать общие требования Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), с учетом особенностей обработки документов в электронном виде.

В первую очередь все поступающие в организацию документы подлежат первичной обработке, в рамках которой анализируется правильность доставки корреспонденции, а также определяется необходимость регистрации документов и их дальнейший маршрут.

При определении правильности доставки электронной корреспонденции проверяются адреса, указанные как в самом электронном сообщении, так и в прикрепленном к нему файле электронного письма (при его наличии). В случае если из содержания полученного сообщения и (или) прикрепленных к нему документов выявляется, что письмо получено ошибочно, целесообразно направить отправителю простое текстовое сообщение с уведомлением о неправильности доставки полученных документов.

Пример Электронное сообщение от 04.04.2016 10:35 (тема «О поставках оборудования»), отправленное Вами с адреса inbox@vals.by на адрес info@belniidad.by, доставлено ошибочно.

Особенностью обработки электронной корреспонденции является то, что в отношении поступающих посредством электронной почты документов помимо указанных выше процедур при наличии в таком сообщении электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) необходимо проверить подлинность и целостность документов, то есть действительность ЭЦП, которой подписаны документы. Такое требование предусмотрено п.225 Инструкции по делопроизводству. При этом при проверке ЭЦП проводится проверка действительности сертификата открытого ключа ЭЦП, которая включает в себя проверку срока действия сертификата (срок действия сертификата не должен истечь на момент подписания документа), а также получение из удостоверяющего центра, выдавшего сертификат, сведений о действии сертификата (действует, действие приостановлено, сроки приостановления его действия, аннулирован) (п.226 Инструкции по делопроизводству).

При обработке поступивших по электронной почте документов необходимо проверить неискаженность их содержимого, а также отсутствие компьютерных вирусов.

В случае возникновения ошибок при передаче документа (некорректном воспроизведении его содержания), отрицательных результатов проверки ЭЦП, наличия компьютерных вирусов и тому подобного организации-отправителю целесообразно направить уведомление в форме простого текстового сообщения, содержащего сведения о выявленных недостатках.

Пример Электронное сообщение от 03.09.2012 10:35 (тема «О поставках оборудования»), отправленное Вами с адреса inbox@vals.by на адрес info@belniidad.by, содержит компьютерный вирус Trojan.Win32.Agent, в связи с чем оно не подлежит регистрации и дальнейшему рассмотрению.

Пример В ООО «Вальс» на электронный адрес inbox@vals.by 3 сентября 2015 г. поступило электронное письмо от 03.09.2015 № 3-12/122, отправленное 3 сентября 2015 г. в 10:35 с адреса info@tango.by (Message-ID: 20150903103559info@tango.by). Проверка электронной цифровой подписи, удостоверяющей указанный документ, выявила ее недействительность, в связи с чем полученный документ не подлежит регистрации и дальнейшему рассмотрению.

Пример В ООО «Вальс» на электронный адрес inbox@vals.by 3 сентября 2015 г. поступило электронное письмо от 03.09.2015 № 3-12/122, отправленное 3 сентября 2015 г. в 10:35 с адреса info@tango.by (Message-ID: 20150903103559info@tango.by). Содержимое полученного документа искажено и не может быть корректно воспроизведено (распечатано), в связи с чем просим повторно выслать данный документ на адрес inbox@vals.by.

Подобные уведомления могут создаваться как вручную, так и генерироваться автоматически по заранее установленным шаблонам.

Уведомления также могут направляться отправителям в случае отсутствия файлов-приложений, упоминаемых в тексте полученного электронного сообщения. Отсутствующие документы-приложения могут запрашиваться в устной форме (например, по телефону), о чем делается отметка в регистрационно-учетной форме, в которой полученный документ был зарегистрирован, с указанием даты запроса, например: «Приложение 2 затребовано 5 сентября 2015 г. по телефону (017) 220 89 97.».

В случае если в ходе первичной проверки полученного посредством электронной почты документа не выявлено никаких нарушений, он подлежит дальнейшей обработке.

В случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами либо соглашением (договором) между организацией-отправителем и организацией-получателем, отправителю документа может направляться уведомление о получении документа, его регистрации и принятии к рассмотрению.

Пример В ООО «Вальс» на электронный адрес inbox@vals.by 5 сентября 2015 г. поступило электронное письмо от 05.09.2015 № 3-12/123, отправленное 5 сентября 2015 г. в 10:35 с адреса info@tango.by (Message-ID: 20150905103559info@tango.by). Подлинность и целостность документа, в том числе действительность электронной цифровой подписи (подписей), подтверждены. Документ зарегистрирован (вх. № 197 от 05.09.2012) и принят к рассмотрению.

В случае если входящее электронное сообщение представляет собой уведомление об отправленном ранее документе (его получении, отклонении, недоставке и т. д.), подобное уведомление должно быть связано с экземпляром (копией) отправленного ранее документа (подп.3.5.4 п.3.5 Методических рекомендаций по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3).

Это может быть осуществлено, например, посредством размещения такого уведомления вместе с экземпляром (копией) отправленного документа в одном деле и (или) указания сведений о его получении в регистрационно-контрольной форме, в которой был зарегистрирован инициативный документ.

При получении документа в виде приложения к электронному сообщению такое сообщение, как правило, рассматривается в качестве «электронного конверта». Такой «конверт» согласно подп.140.5 п.140 и п.233 Инструкции по делопроизводству, включая необходимые сведения из его служебного (технического) заголовка, необходимо сохранять при наличии хотя бы одного из следующих условий:

1) прикрепленный документ не содержит реквизита «Дата»;

2) дата прикрепленного документа существенно отличается от даты его отправки и (или) получения;

3) сообщение содержит регистрационный индекс и иные важные реквизиты, не отраженные в прикрепленном к нему документе;

4) в иных случаях, когда сообщение и (или) его служебный (технический) заголовок необходимы для подтверждения факта и условий отправки (получения) документа и (или) могут быть использованы в справочных и доказательных целях. Следует учитывать, что, например, сведения из служебного (технического) заголовка могут быть использованы для установления реального отправителя сообщения.

В указанных случаях сообщение электронной почты следует хранить вместе с прикрепленным к нему документом и после его исполнения помещать вместе с ним в дело. Сообщение электронной почты также следует сохранять в случае, если оно является единственным источником сведений об электронном адресе отправителя и при этом полученный документ требует ответа.

После первичной обработки документы, полученные посредством электронной почты, подлежат предварительному рассмотрению. Предварительное рассмотрение документов осуществляется службой документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ). Целью предварительного рассмотрения документов является определение необходимости регистрации документов, порядка дальнейшей работы с ними, в том числе необходимости их рассмотрения руководством организации или иными работниками в соответствии с их функциональными обязанностями, а также установление сроков исполнения документов, которые передаются структурным подразделениям или непосредственным исполнителям.

Документы, поступившие по электронной почте, которые должны быть зарегистрированы, после регистрации передаются из службы ДОУ на рассмотрение руководству или непосредственным исполнителям. Передача может осуществляться различными способами: на сменных носителях, посредством локальной сети в виде экспортированных из почтовой системы сообщений и прикрепленных к ним файлов, путем пересылки посредством корпоративной системы электронной почты на адрес соответствующего работника.

Порядок рассмотрения, движения, исполнения, в том числе контроля исполнения документов, поступивших в организацию посредством электронной почты, соответствует общему порядку, предусмотренному для бумажных документов.

Подготовка, учет и отправка исходящих документов посредством электронной почты

На стадии подготовки документов, отправляемых посредством электронной почты, проводится их оформление, согласование и удостоверение.

Справочно Подробно об удостоверении и согласовании документов, пересылаемых посредством электронной почты, читайте в статье «Согласование проектов документов с использованием электронной почты».

Перед регистрацией и отправкой посредством электронной почты исходящего документа проводится проверка его целостности и подлинности всех наложенных на него ЭЦП (при их наличии). В случае нарушения целостности исходящего документа или неподтверждения действительности наложенной на него ЭЦП регистрация документа не проводится, а исполнитель информируется об отклонении документа с указанием причин.

При указании электронных адресов получателей в сообщении электронной почты в поле «Кому» также целесообразно указать полное или сокращенное наименование организации (фамилию и имя (либо инициалы) получателя).

Пример ООО «Профессиональные правовые системы» <client@business-info.by> БелНИИДАД <info@belniidad.by> Петров Сергей <petrov.s@mail.by>

В случае отправки документов посредством электронной почты нескольким адресатам вместе с экземпляром (копией) отправленного документа должны сохраняться сведения обо всех электронных адресах, на которые документ был отправлен (сведения из следующих полей сообщения электронной почты: «Кому» («To»), «Копия» («Copy», «CC»), «Скрытая копия» («Blind carbon copy», «BCC»)).

Подобные сведения могут сохраняться в форме списка на рассылку, копии (распечатки) сообщения электронной почты (служебного заголовка такого сообщения) и др.

Обработка и отправка документов посредством электронной почты должны осуществляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня (подп.141.10 п.141 Инструкции по делопроизводству).

Работа с внутренними документами

Согласно п.13 Инструкции по делопроизводству переписка между структурными подразделениями организации (за исключением территориально удаленных подразделений) запрещается. В полной мере это относится и к переписке посредством электронной почты. Вместе с тем использование электронной почты для пересылки внутренних документов в организации может иметь место. Так, система электронной почты организации может быть использована как «транспорт» при передаче различных внутренних документов: докладных записок, отчетов и т. д.

Работа с внутренними документами, пересылаемыми посредством корпоративной электронной почты, на этапах подготовки и оформления ведется по правилам, установленным для работы с исходящими документами.

Внутренние документы, пересылаемые посредством электронной почты, должны регистрироваться в регистрационно-контрольных формах, предназначенных для регистрации внутренних документов. При незначительном объеме документооборота внутренние документы допускается регистрировать в регистрационно-контрольных формах, предназначенных для регистрации исходящих документов.

Что же касается рассмотрения и исполнения внутренних документов, пересылаемых посредством электронной почты, то эти процедуры осуществляются в соответствии с установленным порядком обработки входящих документов.

Ознакомление с документами посредством электронной почты

С целью ознакомления работников с документами их экземпляры (электронные копии) могут направляться всем заинтересованным лицам организации посредством системы электронной почты организации. Такие экземпляры (электронные копии) не подлежат дополнительной регистрации.

Факт ознакомления с документом, полученным в электронном виде, может подтверждаться работником путем отправки посредством системы электронной почты организации простого текстового сообщения, содержащего реквизиты документа, с которым ознакомился работник (наименование документа, дата, индекс и др.), дату ознакомления и при необходимости иные сведения. Вместе с тем с точки зрения обеспечения юридической силы и дальнейшего хранения электронных сообщений, выполняющих функцию электронной отметки об ознакомлении, подобному способу ознакомления присущи те же недостатки, что и процедуре согласования проектов документов посредством электронной почты.

Справочно Подробнее о недостатках процедуры согласования проектов документов посредством электронной почты можно узнать из материала «Согласование проектов документов с использованием электронной почты».

Осуществляя ознакомление работников с документами посредством электронной почты необходимо применять методы обеспечения юридической силы, в том числе подлинности и целостности электронных сообщений, в которых фиксируется факт ознакомления работников с документами.

Справочно Для более детального изучения данной темы см. подборку «Электронный документооборот организации».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в Инструкцию по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.08.2017 № 167.

12.04.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года