Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Порядок оформления и представления документов для трудовой пенсии по возрасту

Издание приказа (распоряжения) о назначении ответственного лица за подготовку и представление пенсионных документов

Обязанность по оформлению необходимых для назначения пенсии документов о стаже, заработке, результатах аттестации рабочих мест по условиям труда и своевременному представлению их в органы социальной защиты возложена на нанимателей (ст.75, 76 Закона Республики Беларусь от 17.04.1992 № 1596-XII «О пенсионном обеспечении»; далее - Закон № 1596-XII).

Наниматели несут материальную ответственность перед пенсионером за ущерб, причиненный несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии. Поэтому, разрешая иски о возмещении материального ущерба, причиненного несвоевременным и неполным оформлением документов, необходимых для назначения и перерасчета пенсии, а также представлением документов, содержащих недостоверные сведения, судам необходимо выяснять, имеется ли вина нанимателей в его причинении. Под виной нанимателей следует понимать вину должностных лиц, на которых возложена обязанность по подготовке и оформлению необходимых для назначения пенсии документов, а если такие лица не назначены - вину руководителей юридических лиц (п.11 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 24.06.1999 № 6 «О практике рассмотрения судами дел, связанных с применением пенсионного законодательства»).

Исходя из вышеизложенного следует закрепить за конкретными работниками в распорядительных документах (приказах, распоряжениях), локальных правовых актах (должностных инструкциях и т. п.) обязанности по своевременной подготовке и представлению в органы социальной защиты документов, необходимых для назначения работникам пенсий, документов о стаже, заработке и т. д. Кроме того, в организации целесообразно организовать периодический контроль за ведением данной работы.

Как правило, ответственным назначается работник, который по роду своей основной деятельности связан с оформлением документов о приеме на работу и увольнении, учетом личного состава, ведением трудовых книжек (инспектор по кадрам, специалист по кадрам, начальник отдела кадров и т. п.). Такой работник является представителем организации в органах социальной защиты.

Если работодатель (наниматель) возлагает ответственность за подготовку и своевременное представление документов для назначения пенсий и одновременно должностные обязанности по этому направлению деятельности на работника (с его согласия), который в силу своих должностных обязанностей не осуществляет кадровую работу, то такому работнику за данную работу могут выплачиваться надбавки, доплаты, применяться иные меры материального стимулирования.

Справочно Пример приказа о назначении ответственного за подготовку пенсионных документов и своевременное их представление см. здесь.

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 08.07.2019 № 35 утверждена Инструкция о порядке обращения за пенсией и организации работы и ведения делопроизводства по назначению и выплате пенсий (далее - Инструкция № 35) и отменены Методические рекомендации по организации на предприятиях, в учреждениях, организациях, колхозах, кооперативах и иных субъектах хозяйствования работы по оформлению и представлению документов к назначению пенсий, утвержденные приказом Министерства социальной защиты Республики Беларусь от 14.03.1996 № 8.

Соответственно, в настоящее время вопросы организации работы по оформлению и представлению документов к назначению пенсий определяются ведомственными нормативными актами либо работодателем самостоятельно. Для регулирования данных вопросов на уровне организации могут быть приняты локальные правовые акты, например порядок оформления и представления документов к назначению пенсий работников организации.

Справочно Досрочная и дополнительная профессиональная пенсии назначаются и выплачиваются в соответствии с Инструкцией о порядке назначения и выплаты профессиональных пенсий, утвержденной постановлением правления Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.06.2011 № 9, разработанной на основании ст.11, 14-17 Закона Республики Беларусь от 05.01.2008 № 322-З «О профессиональном пенсионном страховании» (далее - Закон № 322-З).

Составление списков работников

Работодатель может составлять списки работников, которые в соответствующем календарном году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию.

В списки целесообразно включать всех работников организации, приобретающих право на пенсию:

• по возрасту на общих основаниях. Право на данную пенсию имеют мужчины при стаже работы не менее 25 лет, женщины при стаже работы не менее 20 лет по достижении общеустановленного пенсионного возраста:

- в 2020 году: мужчины - 62 лет, женщины - 57 лет;

- в 2021 году: мужчины - 62 лет 6 месяцев, женщины - 57 лет 6 месяцев;

- в 2022 году и последующие годы: мужчины - 63 лет, женщины - 58 лет (ст.11 Закона № 1596-XII);

• по возрасту за работу с особыми условиями труда или на льготных основаниях (с учетом достижения женщинами и мужчинами определенного возраста, наличия общего трудового стажа работы и стажа на определенных видах работ) (ст.12, 13, 17-22 Закона № 1596-XII);

• за выслугу лет (с учетом достижения женщинами и мужчинами определенного возраста, наличия общего трудового стажа работы и стажа работы по выслуге лет) (ст.46-49² Закона № 1596-XII).

Списки рекомендуется составлять ответственным лицом на основании имеющихся личных карточек, трудовых книжек и других документов, содержащих требуемые сведения.

Фамилии работников в данных списках предлагается располагать в хронологическом порядке в зависимости от даты приобретения права на пенсию.

Список может представлять собой таблицу со столбцами: фамилия, имя, отчество работника; день, месяц и год его рождения; должность (профессия) и наименование структурного подразделения; вид пенсии и основание ее назначения; общий трудовой стаж и стаж, дающий право на пенсию за работу с особыми условиями труда или на льготных основаниях и подтверждающийся соответствующими документами.

Справочно Пример списка работников, которые в следующем году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию, см. здесь.

В отношении работников, включенных в указанный список, работодатель осуществляет предварительную подготовку документов для назначения им пенсий, включая документы, подтверждающие право на пенсию по возрасту за работу с особыми условиями труда или на льготных основаниях. При необходимости должны быть приняты меры по истребованию недостающих документов.

При подготовке списков, а также в документах, необходимых для назначения пенсии:

1) фамилия, имя, отчество работника указываются на основании документов, удостоверяющих личность;

2) дата рождения указывается на основании документа, удостоверяющего личность;

3) основание назначения пенсии указывается в соответствии с видом пенсии, определенным в ст.4 Закона № 1596-XII;

4) стаж работы указывается на основании данных трудовой книжки работника, других подтверждающих документов и исчисляется в соответствии со ст.51-54 Закона № 1596-XII и Положением о порядке подтверждения и исчисления стажа работы для назначения пенсий, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 24.12.1992 № 777.

Справочно Нормативные правовые акты содержат следующие виды стажа, имеющие значение для пенсионного обеспечения: • «стаж работы», «специальный стаж работы» (Закон № 1596-XII); • «страховой стаж» (Указ Президента Республики Беларусь от 29.06.2017 № 233 «О пенсионном обеспечении отдельных категорий граждан»); • «профессиональный стаж», «специальный стаж» (Закон № 322-З).

Предварительная подготовка части пенсионных документов

На основании утвержденных списков работников, которые в соответствующем календарном году достигают пенсионного возраста и приобретают право на пенсию, специалистом, ответственным в организации за своевременную подготовку документов для назначения (перерасчета) трудовых пенсий работникам, проводится предварительная работа по сбору требуемой документации, проверке по форме, содержанию и физическому состоянию документов.

Ответственное лицо:

1) при обнаружении в трудовых книжках подчисток, поправок, неоговоренных исправлений, а также в других случаях, когда запись вызывает сомнение, ставит в известность об этом работника и принимает меры по истребованию надлежащих документов либо внесению изменений в установленном порядке в соответствующую запись в трудовой книжке;

2) приглашает работников, у которых наступает право на пенсию, для уточнения данных;

3) в случае необходимости истребует соответствующие документы (обращается с письменными запросами в учреждения, организации, в том числе архивные учреждения, находящиеся в Республике Беларусь и за рубежом);

4) принимает меры к розыску свидетелей, знающих работника по совместной с ним работе и располагающих документами о своей работе за все время, в отношении которого они могут подтвердить его работу;

5) предпринимает иные действия, необходимые для своевременной подготовки документации для представления работника на пенсию;

6) консультирует работника и при необходимости сам получает консультации по проблемным ситуациям.

Предварительную работу целесообразно проводить в тесном контакте с работниками, у которых возникает право на пенсию.

Извещение о порядке обращения за пенсией

Работающие граждане и члены их семей (в случае потери кормильца) подают заявление о назначении пенсии через работодателя по месту последней работы (часть первая ст.75 Закона № 1596-XII).

Если обратившемуся за пенсией отказано работодателем в представлении к назначению пенсии, он может подать заявление непосредственно в управление (отдел) по труду, занятости и социальной защите городского, районного исполнительного комитета, управление (отдел) социальной защиты местной администрации района в городе (далее - управление) (п.5 Инструкции № 35).

Предварительно до подачи работником заявления представитель организации (ответственный работник) извещает его о порядке обращения за трудовой пенсией и на основании имеющейся информации:

а) сообщает работнику о возникновении у него права на пенсию;

б) указывает вид пенсии;

в) разъясняет работнику порядок определения размера пенсии (ст.23 Закона № 1596-XII);

г) разъясняет работнику его право на увеличение размера пенсии согласно ст.23¹ Закона № 1596-XII;

д) сообщает работнику условия получения повышенной пенсии (ст.68 Закона № 1596-XII).

Обратите внимание! Увеличение осуществляется только за периоды работы после назначения пенсии по возрасту при условии отказа от ее получения (ст.231 Закона № 1596-XII). Такой отказ фиксируется органами по труду, занятости и социальной защите по месту жительства заявителя.

Извещение работодателя о праве на пенсию можно фиксировать документально (например, в журнале извещений о праве работников на пенсию; путем выдачи именного извещения о праве на пенсию).

Для систематизации и упорядочения учета работы по подготовке и оформлению пенсий работникам организация вправе утверждать учетные формы (формы журналов, карточек и т. п.).

Подача заявления о назначении пенсии

Как было уже отмечено, работающие граждане и члены их семей (в случае потери кормильца) подают заявление о назначении пенсии через работодателя по месту последней работы (часть первая ст.75 Закона № 1596-XII).

Работодатель подает заявление о назначении трудовой пенсии и все необходимые документы для этого как работников, с которыми заключены трудовые договоры, так и физических лиц, работающих по гражданско-правовым договорам на момент подачи заявления.

При наступлении права на определенный вид пенсии лицо подает заявление о назначении соответствующей пенсии. Заявление о назначении пенсии заполняется заявителем по форме, установленной в приложении 1 к Инструкции № 35, и может учитываться в организации в журнале регистраций заявлений, представлений к назначению пенсий, форма которого устанавливается работодателем самостоятельно.

Обратите внимание! Заявление о назначении пенсии заполняется и подписывается работником лично.

Справочно Пример заявления о назначении пенсии (перерасчете назначенной пенсии, переводе с одной пенсии на другую, возобновлении выплаты ранее назначенной пенсии) см. здесь. Пример журнала регистрации заявлений и представлений к назначению пенсий работающим см. здесь.

Работодатель в 10-дневный срок со дня поступления заявления оформляет необходимые для назначения пенсии документы и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляет их в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, по месту жительства заявителя либо в порядке, определяемом Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, - в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, по месту нахождения работодателя. Если работнику, обратившемуся за назначением пенсии, отказано в представлении к назначению пенсии, ему сообщается об этом в письменной форме с указанием причины отказа.

В тех случаях, когда обратившийся за пенсией не согласен с решением работодателя об отказе в представлении его к назначению пенсии, он может подать заявление о назначении пенсии непосредственно в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение (части вторая, третья ст.75 Закона № 1596-XII).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2021 г. в ч.2 ст.75 Закона № 1596-XII Законом от 10.12.2020 № 68-З внесены изменения, не повлиявшие на суть материала. Комментарий см. здесь.

Если собраны не все необходимые документы, направляются имеющиеся. Недостающие документы представляются в орган, осуществляющий пенсионное обеспечение, дополнительно в установленные законодательством сроки согласно части четвертой ст.80 Закона № 1596-XII.

Обратите внимание! Днем обращения за пенсией считается день приема заявления о назначении пенсии со всеми необходимыми документами органом, осуществляющим пенсионное обеспечение.

Справочно Рекомендуем изучить материал: «Днем обращения за пенсией считается день приема заявления о назначении пенсии в управление по труду, занятости и социальной защите».

Представление к назначению пенсии

При приеме заявления о назначении пенсии и представленных заявителем необходимых документов работник управления в том числе:

• проверяет правильность оформления заявления и соответствие изложенных в нем сведений документам, удостоверяющим личность, и иным представленным документам;

• сверяет представление к назначению пенсии, подготовленное работодателем по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 35, с записями в трудовой книжке (п.12 Инструкции № 35).

Представление к назначению пенсии подписывается работодателем и заверяется печатью организации (при ее использовании).

Представлению присваивается порядковый номер и указывается дата его регистрации в организации.

С оформленным представлением работодатель обязан ознакомить работника, обратившегося за пенсией.

Справочно Пример представления к назначению пенсии см. здесь.

Заключительная подготовка и проверка документов к назначению пенсии

Представитель работодателя формирует пакет документов, требуемый для назначения пенсии заявителю:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• заявление о назначении (перерасчете) пенсии;

• представление;

• документы, подтверждающие стаж работы;

• справка(и) о заработке и (или) выписка из индивидуального лицевого счета застрахованного лица в системе государственного социального страхования;

• иные необходимые документы, требуемые для назначения соответствующего вида пенсии заявителю.

Справочно Полный перечень представляемых работодателем документов для оформления трудовой пенсии определен в п.2 приложения 2 к Инструкции № 35.

18.05.2020

Ольга Гасюкевич, юрист