Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И РЕГИСТРАЦИИ ПИСЬМЕННЫХ ОТВЕТОВ НА ЗАМЕЧАНИЯ И ПРЕДЛОЖЕНИЯ ГРАЖДАН, А ТАКЖЕ ЗАПРОСОВ, ОТВЕТОВ И ИНЫХ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХ С РАССМОТРЕНИЕМ ЗАМЕЧАНИЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ

Согласно пп.2.5.3 и 2.5.5 Декрета Президента РБ от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» (далее - Декрет) гражданину направляется уведомление при продлении срока исполнения замечания или предложения, а в случае отказа в удовлетворении замечания или предложения - отрицательный ответ с мотивацией причин отказа.

Уведомление или отрицательный ответ оформляются в виде письма, которое необходимо подготовить и зарегистрировать в соответствии с требованиями действующих нормативных актов по делопроизводству:

- Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

- Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Белкомархива от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству).

Государственным стандартом установлено, что письменный ответ оформляется на бланке для писем, реквизиты которого дублируются на двух языках независимо от вида и формы собственности организации.

Пример

* В соответствии с Законом РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» и Указом Президента РБ от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланки документов только государственных органов и иных государственных организаций.

К письму составляется заголовок, кратко раскрывающий содержание документа. Он формулируется при помощи существительного в предложном падеже и отвечает на вопрос «О чем?»: «О продлении срока исполнения предложения», «Об отказе в удовлетворении предложения» и т.п. Заголовок к тексту пишется строчными буквами (кроме заглавной буквы «О»), не отступая от границы левого поля, и помещается в письмах слева под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

В письме должен быть указан адресат. При адресовании письма частному лицу (гражданину) вначале указываются фамилия и инициалы получателя (гражданина), затем - почтовый адрес.

Пример

Адресат в письмах располагается в правом верхнем углу рабочей площади документа сразу под надписями бланка (на уровне реквизитов «Дата» и «Индекс документа»). Печатается адресат от 4-го положения табулятора (при оформлении на компьютере отступ составляет 80 мм).

Письмо должно быть подписано руководителем организации, индивидуальным предпринимателем. Делегирование права подписи соответствующих документов иным должностным лицам организации должно быть закреплено в локальном правовом акте (как правило, в приказе).

Ниже подписи в левом нижнем углу письма оформляется отметка об исполнителе. Она включает в себя фамилию должностного лица, подготовившего письменный ответ, и номер его служебного телефона. Эта отметка может быть дополнена иной информацией: индексом структурного подразделения, в котором готовился документ, инициалами (для машинисток), датой создания документа, названием файла.

Пример

5 Новицкая 2000000

тн 10.05.2008 Предложение отвод.doc

Датой письма является дата его подписания. Она проставляется на специально отведенном на бланке месте лицом, подписавшим письмо.

После подписания письмо подлежит регистрации. Положением не определен порядок регистрации письменных ответов гражданам, поэтому в зависимости от объема документооборота и других факторов, определяющих порядок ведения делопроизводства в организации, может быть выбрано несколько вариантов.

Вариант 1. Пунктом 3.3.2 Примерной инструкцией по делопроизводству установлено, что сведения о документах-ответах регистрируются на карточках, на которых были зарегистрированы соответствующие документы-запросы. По принципу аналогии регистрация ответов (уведомлений) гражданам на замечания или предложения, внесенные в книгу, может осуществляться на тех страницах книги, на которых зафиксированы сами замечания или предложения. Номер, указанный в графе «Порядковый номер замечания и (или) предложения» книги, в этом случае будет являться исходящим порядковым номером ответа.

Например, гражданином Линником П.А. в книгу внесено замечание под номером 31. В случае направления ему отрицательного ответа или уведомления о продлении срока рассмотрения замечания, номер ответа (уведомления) также будет 31. В графе «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)» делается соответствующая запись:

Направлен ответ. Исх. № 31 от 11.06.2008.

Или:

Направлено уведомление. Исх. № 31 от 11.06.2008.

Порядковый номер ответа (уведомления) может быть дополнен иными поисковыми признаками: первой буквой фамилии заявителя, индексом дела по номенклатуре дел, в которое будет подшито уведомление (отрицательный ответ) и др.

Пример

№ 5-9/31, где 5 - индекс структурного подразделения, в котором ведется книга и дело с копиями письменных ответов гражданам, 9 - номер дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения, в котором будет храниться копия письменного ответа, 31 - порядковый номер записи в книге; № 5-9/31-Л, где Л - первая буква фамилии гражданина.

В отличие от регистрационного индекса ответа на обращения граждан, первую букву фамилии заявителя целесообразно проставлять после порядкового регистрационного номера.

Такой порядок удобен тем, что он исключает ведение дополнительной регистрационной формы в организации (у индивидуального предпринимателя) для учета письменных ответов на замечания и предложения граждан, вносимые в книгу.

Вариант 2. В организации, у индивидуального предпринимателя может быть заведена отдельная регистрационная форма для учета письменных ответов (уведомлений) на замечания и предложения граждан (журнал или регистрационно-контрольная карточка). В ней целесообразно выделить следующие графы: «Индекс ответа (уведомления)»; «Дата ответа (уведомления)»; «Фамилия, имя, отчество гражданина»; «Адрес места жительства и (или) работы»; «Краткое содержание ответа». По усмотрению организации данная регистрационная форма может быть дополнена иными необходимыми графами. В этом случае регистрационные номера ответов не будут совпадать с порядковыми номерами замечаний и предложений, внесенных в книгу.

Пример

В книгу внесено замечание под № 31. Внесенные ранее замечания и предложения под номерами 1-30 не требовали ответа гражданам, поэтому ответ на замечание под № 31 в журнале или на РРК будет зарегистрирован под № 1. Следующему ответу (уведомлению) будет присвоен № 2 независимо от того, под каким порядковым номером замечание или предложение будет записано в книге.

Вариант 3. Уведомления и отрицательные ответы на замечания или предложения граждан могут регистрироваться в общей форме, применяемой в организации для регистрации всех исходящих документов (РРК, журнале). В этом случае регистрационный индекс наряду с порядковым номером ответа или уведомления в обязательном порядке будет включать индекс дела по номенклатуре, а также первую букву фамилии гражданина.

Пример

№ 5-9/197-Л. Добавление литеры к регистрационному индексу позволит осуществлять оперативную выборку документов, связанных с рассмотрением замечаний и предложений граждан, из общей массы зарегистрированных исходящих документов.

Дата и индекс письменного ответа гражданину вносятся в графу книги «Отметка о направлении ответа гражданину (дата и регистрационный номер ответа)». Следует обратить внимание, что дата и индекс наряду с подписью и наименованием организации, указанным на бланке, являются реквизитами, определяющими юридическую достоверность документа. Правильное оформление этих реквизитов имеет большое значение в случае, если гражданин в соответствии с п.2.6 Декрета обжалует в установленном порядке отказ в рассмотрении по существу изложенных в книге замечаний или предложений в вышестоящей организации и (или) суде, а в отношении индивидуального предпринимателя - в органе, его зарегистрировавшем, и (или) суде.

Первый экземпляр отрицательного ответа (уведомления), оформленный в установленном порядке, направляется гражданину, поэтому в организации остается его копия. Копия должна быть заверена в установленном порядке с проставлением соответствующей отметки. Отметка о заверении копии включает в себя слово «Верно», личную подпись лица, заверившего копию, и расшифровку подписи (должность и дату при заверении копий исходящих документов допускается не указывать).

Пример

Верно

Подпись     О.С.Терина

Оформляется отметка о заверении копии на последнем листе документа ниже подписи.

В соответствии с п.2.6 Декрета граждане имеют право знакомиться с материалами проверок, использованными при рассмотрении их замечаний и предложений. Переписку, связанную с получением необходимой информации для решения вопроса об исполнении замечания или предложения, а также иные документы, создаваемые в ходе рассмотрения замечания или предложения, можно регистрировать в установленном порядке: в общих регистрационных формах, принятых в организации для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов (журнал, РКК).

Регистрационные формы для учета направляемых в другие организации (должностным лицам) запросов и ответов на них могут вестись также непосредственно у лица, ответственного за ведение книги. В этом случае в регистрационной форме для учета исходящих документов лицо, ответственное за ведение книги, может регистрировать также и отрицательные ответы об отказе в удовлетворении замечания или предложения, а также уведомления о продлении срока исполнения.

16.06.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Госкомархива РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.

С 8 января 2010 г. в Закон РБ от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь» на основании Закона РБ от 28.12.2009 № 78-З внесены изменения.

С 21 февраля 2012 г. Декрет Президента РБ от 14.01.2005 № 2 «О совершенствовании работы с населением» на основании Декрета Президента РБ от 13.02.2012 № 1 утратил силу.