Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ С ПРИКАЗАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ РАЗНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ: АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ

Введение

Постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 «О некоторых мерах по реализации Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (далее - новый Перечень). В связи со вступлением в силу нового Перечня перед организациями возникла проблема, связанная с определением сроков хранения дел с приказами по личному составу.

Проблема вызвана главным образом изменением сроков хранения приказов о служебных командировках за границу (с 75 до 3 лет, за исключением длительных) и приказов о предоставлении социальных отпусков (с 3 до 75 лет). Соответствующие сроки хранения приказов по личному составу должны устанавливаться экспертными комиссиями организаций в соответствии с подп.21.3 и 21.4 п.21 нового Перечня.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться подп.21.4 п.21 нового Перечня в редакции постановления Минюста РБ от 06.03.2018 № 56.

Два подхода к решению проблемы

Приказы по личному составу в зависимости от сроков их хранения должны группироваться в отдельные дела (п.172 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)). Аналогичная норма содержится в п.46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила).

В связи с изменением в 2012 г. сроков хранения приказов по личному составу в организациях образовались дела, сформированные в делопроизводстве до вступления в силу нового Перечня, в которые согласно действовавшим на тот момент правилам оказались включены приказы по личному составу разных сроков хранения. В этой ситуации неизбежно возникает вопрос: что делать с такими делами, каким образом их оформлять и передавать на хранение в архив организации?

Анализ нормативных правовых актов Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства показывает, что решение указанной проблемы возможно двумя путями.

Подход 1. Установление максимального (75 лет) срока хранения для дел с приказами по личному составу, сформированных как из приказов 75-летнего, так и 3-летнего срока хранения согласно новому Перечню. В этом случае все дела с приказами по личному составу, сформированные в делопроизводстве в период до его вступления в силу, оставляют на 75-летнее хранение в полном составе, соответственно они подлежат полному оформлению, передаче на хранение в архив организации и включению в сводную опись дел по личному составу.

Правовым основанием для такого решения являются положения п.9 примечаний к новому Перечню, согласно которым увеличение сроков хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, допускается по решению центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) (далее - ЦЭК (ЭК)) государственного органа, иной организации.

При таком подходе принятое решение оформляется протоколом заседания ЦЭК (ЭК) организации, дела не переформировываются и в том виде, в котором были сформированы в делопроизводстве (с учетом требования систематизации приказов внутри дел в соответствии с требованиями части второй п.46 Правил), передаются на хранение в архив организации.

Особенности формирования дел должны быть указаны в архивной части историко-архивной справки к фонду либо, если в процессе деятельности организации не образуются документы постоянного хранения, в предисловии к описи дел по личному составу (пп.264 и 175 Правил). При этом следует помнить, что решения об увеличении сроков хранения, принимаемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, согласовываются с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов, а решения об увеличении сроков хранения, принимаемые иными организациями, согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций.

Подход 2. Переформирование указанных категорий дел в соответствии с действующими в настоящее время сроками хранения включенных в них документов. В этом случае из дел, сформированных в делопроизводстве в 2012 г. и предыдущие годы, выделяются приказы 75-летнего срока хранения, формируются в отдельные дела, которые оформляются в соответствии с установленными требованиями, передаются на хранение в архив организации и включаются в сводную опись дел по личному составу.

Правовым основанием для такого решения являются положения п.170 Инструкции по делопроизводству и п.44 Правил. В соответствии с положениями данных пунктов документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с разными сроками хранения, связанных с решением одного вопроса, однако по окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения. Кроме того, возможность переформирования дел, сформированных в делопроизводстве, при передаче в архив организации предусмотрена положениями п.112 Правил. Частью второй этого пункта предусмотрено, что при необходимости дела могут расшиваться и переформировываться.

Нормативные правовые акты не содержат каких-либо исключительных (частных) норм по вопросам подготовки дел с приказами, в т.ч. по личному составу, к передаче на хранение в архив организации и не запрещают их переформирование при необходимости.

При таком подходе особенности формирования дел должны быть указаны в листе-заверителе дел, формой которого предусмотрено отражение соответствующей информации (приложение 11 к Правилам и приложение 14 к Инструкции по делопроизводству), а также в архивной части историко-архивной справки к фонду либо, если в процессе деятельности организации не образуются документы постоянного хранения, в предисловии к описи дел по личному составу (пп.264 и 175 Правил).

При этом следует обратить внимание, что при выделении из дел с приказами 3-летнего срока хранения приказов 75-летнего срока хранения они должны быть систематизированы в деле в соответствии с требованиями части второй п.172 Инструкции по делопроизводству и части первой п.46 Правил: по хронологии в порядке возрастания номеров.

Дела, в которых останутся приказы 3-летнего срока хранения, полному оформлению не подлежат, в связи с чем пересистематизация приказов в них не производится. Оставленные на хранении в структурных подразделениях дела с приказами 3-летнего срока хранения должны храниться в организациях в течение указанного срока после проведения налоговой проверки.

Преимущества каждого подхода

Преимуществом первого подхода является упрощенный порядок проведения экспертизы ценности документов и дел при их подготовке к передаче на хранение в архив организации, а также сохранение в делах валовой нумерации приказов.

Преимуществом второго подхода является сокращение временных и материальных затрат на подготовку дел к передаче на хранение в архив организации (дела с приказами при подготовке к передаче на хранение в архив подлежат полному оформлению, включая нумерацию листов и составление внутренней описи в соответствии с требованиями п.186 Инструкции по делопроизводству и подп.79.3 п.79 Правил). Кроме того, это позволяет уменьшить физические объемы дел, подлежащих хранению в архиве организации, что в условиях традиционных сложностей организаций с выделением площадей под архивохранилища является актуальной проблемой. Объем таких дел в различных организациях может быть весьма значительным, так как для приказов 3-летнего срока хранения установлено дополнительное условие выделения к уничтожению, связанное с проведением налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Пример В организации «А» за 20 лет налоговая проверка не проводилась ни разу, в связи с чем в ней сохраняется 20 дел, сформированных из приказов о предоставлении отпусков (трудовых и социальных), служебных командировках в пределах Республики Беларусь, наложении дисциплинарных взысканий, оказании материальной помощи. Количество приказов в каждом деле составляет около 100, из них количество приказов о предоставлении социальных отпусков колеблется в диапазоне от 1 до 5. При применении первого подхода в организации «А» необходимо будет провести полную обработку всех этих дел в полном объеме и передать их в архив института. Специального помещения для хранения архивных документов институт не имеет, арендовать его не представляется возможным в связи с отсутствием финансовых средств. В качестве архивохранилища используется несгораемый шкаф, полностью заполненный документами постоянного хранения и по личному составу, поместить в который дополнительно еще 20 объемных дел не представляется возможным с физической точки зрения. В организациях с большой численностью работников и, соответственно, большим количеством приказов данного вида реализация такого подхода еще более обострит указанные проблемы.

Научно-техническая обработка документов

При решении проблемы, рассмотренной в примере, следует учитывать, что в соответствии с частью первой ст.4 Закона РБ от 25.11.2011 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» государственные органы, иные организации обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, учет, хранение и использование образующихся в процессе их деятельности документов. Это означает, что все работы по отбору и подготовке дел к передаче на хранение в архив организации и (если организация является источником комплектования государственного архива) в государственный архив, составлению описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также другие работы, связанные с комплектованием архива организации документами, государственные органы, иные организации обязаны осуществлять самостоятельно за счет собственных средств.

Данный вид работы называется научно-технической обработкой (НТО) документов. Научная составляющая НТО документов состоит в определении ценности образовавшихся в процессе деятельности организации документов (исторической, научной, социальной и т.п.) и соответственно в установлении сроков хранения документов и их отборе для дальнейшего хранения или уничтожения.

Техническая составляющая НТО заключается в полном оформлении дел при их подготовке к передаче на хранение в архив организации (нумерация листов, составление внутренних описей дел, оформление обложек дел, переплет или подшивка дел).

Завершается НТО документов составлением описей дел, историко-архивной справки к фонду, акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

Положением о порядке оказания государственными архивными учреждениями платных услуг юридическим и физическим лицам по использованию архивных документов и выполнения юридическим лицам платных работ по обеспечению сохранности документов, утвержденным постановлением Совета Министров РБ от 01.12.1999 № 1869, работы по проведению НТО документов, образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, юридических лиц независимо от форм собственности, на договорной основе могут выполнять государственные архивы и иные государственные архивные учреждения.

Естественно, что при проведении на договорной основе НТО документов, образовавшихся в процессе деятельности организаций, государственные архивы также сталкиваются с проблемой формирования и оформления дел с приказами по личному составу различных сроков хранения, образовавшихся в процессе деятельности таких организаций.

Решение заседания Центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь

С учетом всех изложенных выше факторов решение указанного вопроса было вынесено на рассмотрение заседания Центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ (ЦЭМК), которое состоялось 14 декабря 2012 г.

При рассмотрении вопроса члены ЦЭМК исходили из того, что проведение экспертизы ценности и установление сроков хранения документов, образовавшихся в процессе деятельности организаций, являются одними из основных задач и функций самих организаций (их экспертных комиссий). Соответственно, оба подхода имеют право на существование и реализацию на практике при проведении НТО документов самими организациями.

В то же время членами ЦЭМК было принято во внимание, что подп.21.4 п.21 нового Перечня не жестко фиксирует 3-летний срок хранения включенных в него разновидностей приказов по личному составу.

В графе 5 «Пояснение» к указанному подпункту нового Перечня содержится норма, согласно которой соответствующие приказы, используемые при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) должны храниться не 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, а 75 лет.

Данная норма означает, что в ряде организаций для некоторых разновидностей приказов по личному составу, например, приказов о служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу, оказании материальной помощи, направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку), должен быть установлен срок хранения 75 лет.

При проведении НТО документов на договорной основе работники государственных архивов не могут знать всех особенностей и специфики деятельности организаций и, соответственно, в полной мере определить социальную и практическую ценность образовавшихся в результате осуществления этой деятельности документов.

В практике уже возникали ситуации, при которых при проведении НТО документов на договорной основе государственные архивы, руководствуясь нормами актов законодательства, определяющих сроки хранения документов, в т.ч. перечней типовых документов с указанием сроков хранения, не зная специфики деятельности организации, уничтожали документы, необходимые ей в практической деятельности, в т.ч. связанной с обеспечением законных прав и интересов граждан - работников таких организаций.

Например, в процессе НТО документов одним из государственных архивов были переформированы дела с приказами 75-летнего срока хранения, из которых были выделены как утратившие, по мнению государственного архива, практическую и не имеющие иной ценности приказы о командировании в пределах Республики Беларусь сроком не более месяца. Выделенные приказы были уничтожены в установленном порядке по акту. В то же время в соответствии с законодательством Республики Беларусь такие приказы о служебных командировках, связанных с проведением геолого-изыскательских и геологоразведочных работ, используются при определении размеров социальных пособий. Продолжительность и место командировки (в пределах Республики Беларусь или за границу) в данном случае не имеют значения. В результате уничтоженными оказались документы по личному составу, необходимые в будущем для обеспечения прав и законных интересов граждан.

С учетом данного обстоятельства ЦЭМК приняла решение, согласно которому государственным архивам рекомендовано при проведении НТО документов, образовавшихся в процессе деятельности организаций, не брать на себя дополнительную ответственность по определению ценности распорядительных документов по личному составу и, соответственно, не переформировывать дела в процессе осуществления данного вида работ. Соответствующее решение государственными архивами должно быть доведено до сведения организаций, являющихся источниками их комплектования.

Таким образом, при проведении экспертизы ценности документов, образовавшихся в процессе деятельности организации, и подготовке дел к передаче на хранение в архив, организации (их экспертные комиссии) вправе самостоятельно с учетом имеющихся возможностей и принципа целесообразности принимать решение о порядке передачи на хранение в архив дел с приказами по личному составу. Кроме того, организации вправе либо увеличивать сроки хранения таких дел до 75 лет (без переформирования), либо переформировывать дела в соответствии с установленными сроками хранения.

Соответствующим образом оба подхода могут использоваться организациями и при проведении экспертизы ценности документов, уже переданных на хранение в архив организации. Если у организации при проведении экспертизы ценности документов и подготовке дел к передаче на хранение в архив существуют сомнения в правильности установления сроков хранения тех или иных разновидностей приказов по личному составу либо опасения утраты документов, дела целесообразно не переформировывать.

При проведении НТО документов государственными архивами, в т.ч. в соответствии с заключенными договорами на выполнение платных работ, государственные архивы осуществлять переформирование таких дел с целью выделения из них приказов разных сроков хранения не будут. Такие дела в том виде, в котором они были сформированы в делопроизводстве, будут полностью оформляться согласно установленным правилам и возвращаться в архив организации для дальнейшего хранения в течение установленного 75-летнего срока.

Соответствующим образом при приеме на хранение в территориальные (городские и районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов документов ликвидированных организаций указанные архивы не будут производить переформирование такого рода дел и принимать их на хранение в том виде, в котором они были сформированы в делопроизводстве организаций и (или) подготовлены ими (их ликвидационными комиссиями) к передаче на хранение в территориальные архивы.

Заключение

В заключение следует обратить внимание работников делопроизводственных и архивных служб организаций (лиц, ответственных за делопроизводство и архив) на важность соблюдения установленных требований формирования дел в соответствии с положениями нового Перечня.

С учетом изложенного выше при решении вопросов установления сроков хранения приказов по личному составу и группировки их в дела значительно возрастает роль ЦЭК (ЭК) организаций.

Не стоит забывать также, что в новом Перечне представлены не все виды распорядительных документов по личному составу (например, отсутствуют приказы о привлечении к работе в выходные и праздничные дни). Решение о том, какой срок хранения устанавливать для таких приказов и, соответственно, в какие дела их формировать, является одной из задач ЦЭК (ЭК) организации.

03.04.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела