Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ

Основные понятия

Под термином «реорганизация организации» понимаются такие процессы, как слияние, присоединение, разъединение, выделение, преобразование.

При любых перечисленных процессах предполагается существование организации, которая является правопреемником реорганизованной организации.

Термин «ликвидация организации» подразумевает такую форму прекращения деятельности организации, которая исключает переход прав и обязанностей в порядке правопреемства другим юридическим лицам.

Порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации организаций определен Законом РБ от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» (далее - Закон).

При реорганизации все документы организации передаются на хранение организации-правопреемнику.

В соответствии со ст.55 Гражданского кодекса РБ положения о правопреемстве по всем обязательствам реорганизованного юридического лица должны содержаться в передаточном акте или разделительном балансе. Без этих положений о правопреемстве не может быть завершена процедура реорганизации.

При преобразовании государственных организаций в организации иной формы собственности их архивные документы постоянного хранения передаются в государственные архивы, а документы временного хранения, в т.ч. и по личному составу, сроки хранения которых не истекли, - в территориальный (городской или районный) архив или архив вышестоящей организации (при ее наличии), архив учредителя (участника).

Порядок передачи документов на хранение при ликвидации организации

Порядок для государственной организации, которая является источником комплектования государственного архива

Организация, являющаяся источником комплектования государственного архива, относится к организациям Списка № 1.

В этом случае при ликвидации организации документы постоянного хранения поступают на хранение в государственный архив, источником комплектования которого являлась данная организация. Документы по личному составу и документы временного срока хранения, срок хранения которых еще не истек на момент ликвидации, поступают на хранение в вышестоящую организацию при ее наличии. При отсутствии вышестоящей организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, передаются в городской или районный государственный архив.

Документы с неистекшими сроками временного хранения в соответствии с Законом также передаются в территориальный (городской или районный) архив.

Порядок для государственной организации, которая не является источником комплектования государственного архива

Организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, относится к организациям Списка № 2.

У организаций Списка № 2 не создаются документы постоянного хранения.

В процессе деятельности этой категории организаций образуются только документы временного хранения, самый большой срок хранения - 75 лет - имеют некоторые виды документов по личному составу.

При ликвидации организации Списка № 2 документы по личному составу 75-летнего срока хранения и документы временного хранения, срок хранения которых еще не истек, поступают на хранение в вышестоящую организацию. При отсутствии вышестоящей организации документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, поступают на хранение в территориальный (городской или районный) архив.

В соответствии с Законом при отсутствии вышестоящей организации документы с неистекшим временным сроком хранения также должны поступать на хранение в территориальный (городской или районный архив).

Порядок для всех организаций негосударственной формы собственности и индивидуальных предпринимателей

Все организации негосударственной формы собственности и индивидуальные предприниматели при прекращении своей деятельности в обязательном порядке передают документы постоянного хранения и по личному составу со сроком хранения 75 лет в территориальные (городские или районные) архивы на хранение.

Документы временного хранения, сроки хранения которых не истекли, к моменту ликвидации, также должны быть переданы на хранение или в территориальный (городской или районный архив) архив, или в архив учредителя (участника).

Как свидетельствует практика, территориальные (городские или районные) архивы принимают на хранение документы постоянного хранения и по личному составу 75-летнего срока хранения.

Документы временного хранения с неистекшими сроками хранения остаются на хранении у учредителя (участника).

Территориальные (городские или районные) архивы созданы при всех районных и городских исполнительных комитетах нашей страны. Их задача - принять на государственное хранение документы постоянного хранения и по личному составу ликвидируемых организаций негосударственной формы собственности, индивидуальных предпринимателей и документы по личному составу ликвидируемых государственных организаций, у которых нет вышестоящих организаций и правопреемников.

Документы приводим в порядок поэтапно

Документы для дальнейшего хранения вышестоящей организации, организации-правопреемнику или государственному архиву необходимо передать в упорядоченном состоянии. Иными словами, документы необходимо привести в порядок в соответствии с архивными требованиями.

Приведение документов в порядок осуществляют поэтапно.

Имеется определенная очередность процессов, определенная логика действий, следующих одно за другим. Каждый процесс, каждое действие - это своего рода звенья одной цепи.

Экспертиза ценности документов

Самый важный этап, с которого начинается научно-техническая обработка документов организации, - это проведение экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности документов на данном этапе - это определение сроков хранения документов.

Если в организации документы формировались в дела в соответствии с номенклатурой дел, в этом случае процедура проведения экспертизы ценности будет заключаться в отборе документов постоянного хранения и по личному составу в соответствии с номенклатурой дел организации.

Справочно Документы по личному составу согласно Закону - это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоении квалификации, разряде, звании, а также иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан. Таким образом, понятие «документы по личному составу» включает в себя различные виды документов с разными сроками хранения. В дальнейшем, говоря о документах по личному составу, мы будем иметь в виду только документы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, невостребованные трудовые книжки, срок хранения которых составляет 50 лет, и акты о несчастных случаях на производстве, срок хранения которых - 45 лет.

Отобранные в соответствии с номенклатурой дел дела постоянного хранения и по личному составу необходимо просмотреть полистно, чтобы изъять из дел документы временного срока хранения, черновики, проекты, копии.

Если в организации не было номенклатуры дел и соответственно документы не формировались в дела по видам и срокам хранения, тогда экспертиза ценности документов будет заключаться в том, чтобы пересмотреть все документы организации за весь период ее существования и отобрать необходимые для передачи документы. Разумеется, во втором случае процедура проведения экспертизы ценности займет значительно больше времени и будет более трудоемкой. Однако этого не избежать, так как необходимые документы нужно найти и привести в соответствующий порядок.

Из практики следует, что в некоторых организациях, особенно негосударственной формы собственности, документы формируются в дела так, как удобно работникам, а не так, как того требуют делопроизводственные нормы. Например, квартальные и годовые балансы, статистические отчеты порой формируются в одно дело, приказы руководителя организации по основной деятельности и личному составу также формируются в одно дело и имеют валовую нумерацию, расчетно-платежные ведомости иногда размещаются в делах с кассовыми документами и т.д.

Обратите внимание! Для того чтобы постоянно не повторяться, мы будем вести речь о подготовке документов к передаче на хранение в государственный архив при ликвидации организации. В то же время нужно иметь в виду, что эти же требования, эти же принципы соблюдаются в полном объеме при приведении в порядок документов действующей организации, при передаче документов в архив вышестоящей организации и при передаче документов организации-правопреемнику.

Состав и формирование дел постоянного хранения

Ликвидируемые организации передают на государственное хранение следующие документы постоянного хранения:

• документы о создании и ликвидации организации;

• протоколы учредителей (участников) организации и документы к ним;

• приказы, распоряжения руководителя организации по основной деятельности;

• штатные расписания;

• годовые отчеты о финансово-хозяйственной деятельности (бухгалтерские балансы) организации;

• годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности;

• статистические отчеты о численности, составе и профессиональном обучении кадров;

• журналы регистрации приказов по основной деятельности.

Документы о создании и ликвидации организации

Документы о создании и ликвидации организации можно сформировать в одно дело, располагая в хронологическом порядке следующие документы: учредительный договор (для организаций негосударственной формы собственности), устав, изменения и дополнения к нему, положение об организации, копия свидетельства о регистрации организации, документы о ликвидации организации, например, постановление хозяйственного суда о признании организации банкротом, решение исполнительного комитета о снятии организации с учета и др.

В дело не нужно включать лицензии, так как они имеют временный срок хранения.

Все перечисленные документы систематизируются в деле строго по хронологии. Это значит, что изменения и дополнения к уставу, например, необходимо расположить в деле сразу после устава только в том случае, если нет других документов, датируемых более ранним периодом.

Протоколы собраний учредителей (участников) организации

Эта категория документов создается в процессе деятельности организаций негосударственной формы собственности. Протоколы формируются в дела за один календарный год. Внутри дела протоколы систематизируются по хронологическому принципу в порядке возрастания номеров. К каждому протоколу при наличии прикладываются документы, которые были рассмотрены на этом собрании. Не допускается обратный порядок расположения протоколов.

Приказы, распоряжения руководителя организации по основной деятельности

Приказы руководителя организации по основной деятельности формируются в дело за один календарный год.

Если в деле более 250 листов, приказы формируют в 2 тома и более.

Внутри дела документы располагаются по хронологии или по номерам приказов с соблюдением принципа «от меньшего к большему». Это означает, что, если в скоросшивателе или папке «Корона» приказы располагались по мере накопления и более поздние документы находились вверху, их нужно обязательно переложить в обратном порядке, чтобы вверху был расположен приказ № 1 и далее - по возрастанию номеров.

Обязательно нужно изъять из дела копийные или дублетные экземпляры. Копии приказов допускается оставлять в деле только при отсутствии оригиналов.

При формировании дела необходимо проверить, чтобы все приказы были подписаны руководителем организации, так как неподписанный приказ не имеет юридической силы.

Важно! В деле с приказами не должно быть докладных записок или других документов, послуживших основанием для приказов. Вместе с приказом формируются в дело документы, которые являются приложением к приказу или которые утверждаются данным приказом, например, положение об учетной политике организации, тарифы, нормы и т.д.

В случае если в организации приказы руководителя по основной деятельности и личному составу формировались в одном деле, их нужно разделить: приказы по основной деятельности необходимо выделить в самостоятельное дело.

Часто можно услышать такую мотивацию, что приказов по основной деятельности создается в течение года немного, поэтому эти приказы формируются в дело вместе с приказами по личному составу. Количество созданных приказов разных видов и разных сроков хранения не может служить основанием для их совместного нахождения в одном деле. Важно то, что приказы руководителя организации хранятся постоянно, а приказы по личному составу имеют срок хранения 75 лет. Важнейшее из правил делопроизводства гласит: в одно дело нельзя формировать документы с разными сроками хранения, исключение составляют личные, арбитражные, судебные дела.

Иногда встречаются ситуации, когда приказы руководителя по основной деятельности велись в одном деле за несколько лет, при этом они имели валовую нумерацию. В таком случае из приказов нужно сформировать одно дело, чтобы не нарушить нумерацию, хотя следует признать, что изначально формирование документов в деле происходило неправильно.

Обратите внимание! При передаче документов в государственный архив допускается сформировать в одно дело приказы за несколько лет, если их количество незначительно. Например, 1-2 приказа за 2011 г. допускается сформировать вместе с приказами за 2010 г. Нормативно это положение нигде не зафиксировано, но территориальные (городские и районные) архивы при приемке документов на государственное хранение рекомендуют сформировать документы в одно дело именно по такому принципу. В то же время требования нормативных документов государственных архивных учреждений Республики Беларусь предусматривают формирование приказов (распоряжений) руководителя организации в одно дело только за один календарный год. В связи с этим, если 1-2 приказа руководителя организации по основной деятельности сформированы в самостоятельное дело, это будет правильно.

Штатные расписания

Штатные расписания с изменениями и дополнениями к ним формируются в одно дело за один календарный год.

Документы внутри дела располагаются по хронологии. Например, 12 января 2011 г. руководителем организации было утверждено штатное расписание на год, через месяц принято новое штатное расписание или изменение к штатному расписанию, которое действует с 1 апреля 2011 г. В июне принято очередное штатное расписание, действующее с 1 июля 2011 г., и т.д. В таком случае все штатные расписания и изменения к ним должны располагаться в деле по хронологии. Точкой отсчета должна служить дата утверждения документа руководителем, а при его отсутствии - дата, с которой начинает действовать штатное расписание.

В случае если в течение года действовало только одно штатное расписание и при немногочисленности штатного состава оно состояло из одного листа, все равно это штатное расписание должно быть сформировано в одно дело.

В некоторых организациях штатные расписания утверждаются приказом руководителя организации по основной деятельности и размещаются в деле с приказами по основной деятельности в качестве приложений. В таких случаях нет необходимости изымать штатные расписания из дела с приказами и формировать из них самостоятельные дела. Штатные расписания остаются в деле с приказами, но эту особенность формирования дел необходимо отметить при составлении историко-архивной справки.

Годовые отчеты о финансово-хозяйственной деятельности организации
(бухгалтерские балансы)

На постоянное хранение поступают только годовые отчеты о финансово-хозяйственной деятельности или годовые бухгалтерские балансы.

Годовые отчеты о финансово-хозяйственной деятельности (бухгалтерские балансы) формируются в дело за один календарный год. Вначале располагается пояснительная записка к отчету, а далее все формы отчетов.

Обратите внимание! Отчеты должны иметь подписи руководителя и главного бухгалтера организации. Черновые экземпляры отчетов на государственное хранение не принимаются.

Годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности

Квартальные формы статистических отчетов на государственное хранение не передаются. В дело за один календарный год необходимо сформировать только годовые статистические отчеты по основным направлениям деятельности. У организаций с разными направлениями деятельности это могут быть разные формы. Например, отчет об остатках, поступлении и расходовании сырья и материалов, отчет об остатках, поступлении и расходовании драгоценных металлов, содержащихся в приборах, оборудовании и иных изделиях и т.д. При формировании отчетов в дело следует обратить внимание на порядок расположения приложений к отчетам, которые должны располагаться соответственно нумерации, например, 1, 2, 3 и т.д. Важно, чтобы все отчеты имели необходимые подписи руководителя и главного бухгалтера организации, заполнены чернилами, а не простым карандашом.

Статистические отчеты о численности, составе и профессиональном обучении кадров

Статистические отчеты о численности, составе и профессиональном обучении кадров формируют в одно дело за один календарный год, несмотря на их небольшой объем.

Если в организации составлялись годовые статистические отчеты о несчастных случаях на производстве и профессиональных заболеваниях, эти статистические отчеты формируются в одно дело с отчетами о численности, составе и профессиональном обучении кадров за один календарный год.

Журналы регистрации приказов руководителя организации по основной деятельности

Журналы регистрации приказов руководителя по основной деятельности (при их наличии) передаются на государственное хранение.

Часто встречаются ситуации, когда в организации регистрация приказов по основной деятельности и личному составу ведется в одном журнале. Происходит это, как правило, тогда, когда и формирование приказов происходило вместе в одном деле. В таком случае необходимо передать журнал на хранение вместе с документами постоянного хранения, несмотря на то, что приказы руководителя организации обязательно разделяются на 2 дела: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Заключение

В настоящем материале были рассмотрены вопросы формирования в отдельные дела основных видов документов постоянного хранения, подлежащих передаче на государственное хранение в обязательном порядке, ориентируясь в большей степени на ликвидируемые организации негосударственной формы собственности. Однако, если в вашей организации в процессе ее деятельности создавались также другие виды документов постоянного хранения, например, коллективные договоры и документы о проверках выполнения условий коллективных договоров (протоколы, акты, справки и др.), протоколы заседаний коллегиальных органов управления, годовые сметы доходов и расходов и др., все эти документы подлежат передаче на государственное хранение.

Документы постоянного хранения создаются только в организациях Списка № 1 и в организациях негосударственной формы собственности, у индивидуальных предпринимателей.

27.04.2012 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь