Материал помещен в архив

ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ, УТВЕРЖДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ В ОРГАНИЗАЦИИ

Должностная инструкция относится к основным локальным нормативным правовым актам организации, определяющим ее трудовой распорядок (ст.194 Трудового кодекса РБ, далее - ТК). Должностные инструкции должны разрабатываться для работников организаций всех организационно-правовых форм.

В чем необходимость должностной инструкции?

В должностной инструкции устанавливаются конкретный перечень должностных обязанностей служащих с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность согласно занимаемым должностям.

Должностные инструкции предназначены:

• для четкого определения служебного положения, обязанностей и прав, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;

• подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;

• материального и морального стимулирования кадров в зависимости от количества и качества вложенного труда;

• повышения роли, авторитета и влияния руководителей и специалистов на развитие производства;

• установления научно обоснованных норм труда работников управления;

• поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенных на них должностных обязанностей, и пр.

В соответствии с ТК должностные инструкции разрабатываются всем работникам организации. Должностная инструкция может разрабатываться как каждому работнику персонально, так и группе работников, выполняющих в организации одинаковые функции. В первом случае в заголовке указывается наряду с должностью и фамилия работника.

Обратите внимание! Должностные инструкции, как правило, не разрабатываются на руководителей организаций, руководителей структурных подразделений. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений - в положениях об этих подразделениях (п.10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1).

Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей организации, структурных подразделений, других уровней управления определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей. На заместителя руководителя организации (структурного подразделения) возлагаются должностные обязанности соответствующего руководителя по управлению определенным направлением (видом) деятельности, а также исполнение обязанностей в случае временного его отсутствия (отпуска, болезни, увольнения и пр.).

Распределение должностных обязанностей между заместителями руководителя организации осуществляется на основании приказа (распоряжения) руководителя организации либо отражается в ином локальном нормативном правовом акте организации (уставе, положении об организации).

Содержание должностной инструкции

При разработке должностной инструкции к ней предъявляется ряд требований к оформлению и содержанию, а также к расположению ее основных реквизитов. Указанные требования регламентируются Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Форма должностной инструкции унифицирована и включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25.

Глава «Общие положения»

В данной главе должностной инструкции указываются точное наименование должности, подчиненность, порядок назначения, порядок замещения при временном отсутствии и др. При необходимости может быть указан перечень основных нормативных правовых актов, которыми должен руководствоваться работник при исполнении трудовых обязанностей. Кроме того, должны быть определены уровень и профиль специальной подготовки работника, необходимой для исполнения возложенных на него обязанностей, и требования к стажу работы (в соответствии с требованиями Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее - ЕКСД)).

Глава «Должностные обязанности»

В главе «Должностные обязанности» перечисляются конкретные виды работ, выполняемые работником.

При подготовке данной главы за основу берется раздел «Должностные обязанности» квалификационных характеристик должностей, изложенных в ЕКСД. Кроме того, могут быть определены обязанности, содержащиеся в квалификационных характеристиках других должностей, однако они должны быть близкими по содержанию работ, равными по сложности, их выполнение не должно требовать наличия другой специальности, квалификации и изменения наименования должности. Необходимость внесения таких обязанностей может быть вызвана, например, проведением мероприятий по совершенствованию организации и повышению эффективности труда.

Обратите внимание! Для того чтобы в инструкцию не вносить изменения каждый раз, когда в этом возникает необходимость, целесообразно в главу «Должностные обязанности» включить пункт, согласно которому работник обязан выполнять разовые поручения руководителя, касающиеся его функций.

В этой главе могут использоваться такие стандартные формулировки, как:

«Работник назначается на должность, перемещается и освобождается от нее приказом руководителя организации по представлению руководителя структурного подразделения, в состав которого он входит, иного должностного лица»;

«В своей деятельности работник руководствуется:

нормативными правовыми актами и методическими документами по вопросам выполняемой работы;

приказами и распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя);

уставом организации;

правилами внутреннего трудового распорядка»;

«Работник подчиняется непосредственно руководителю структурного подразделения, в состав которого он входит (иному должностному лицу)»;

«В случае временного отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет назначенный в установленном порядке работник, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей».

Глава «Права»

Отдельной главой должностной инструкции закрепляется круг прав, необходимых работнику для исполнения возложенных на него обязанностей. В этой главе могут использоваться стандартные формулировки, согласно которым:

«Работник имеет право:

знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;

вносить на рассмотрение руководителя организации предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными должностной инструкцией;

получать от руководителей структурных подразделений, других работников информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

требовать от руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав» и т.д.

Глава «Взаимоотношения (связи по должности)»

Эта глава устанавливает круг служебных связей, взаимоотношения с иными структурными подразделениями. В случае если подобная информация изложена в положении об отделе, подробное ее изложение в должностной инструкции нецелесообразно.

В этой главе может использоваться такая стандартная формулировка, как «Работник исполняет возложенные на него обязанности как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями и специалистами организации:…».

Глава «Оценка работы и ответственность»

В данной главе определяются формы ответственности (материальная, дисциплинарная, административная и др.) работника за неисполнение должностных обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными правовыми актами, действующими в организации.

Здесь могут использоваться стандартные формулировки:

«Работа работника оценивается по результатам надлежащего исполнения возложенных на него должностных обязанностей, регламентированных настоящей должностной инструкцией. При этом учитывается сложность выполняемых работником трудовых функций, степень самостоятельности при их выполнении, его ответственность за выполняемую работу, инициативное и творческое отношение к работе, эффективность и качество труда, а также опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, профессиональными знаниями и пр.»;

«Работник несет ответственность:

за ненадлежащее исполнение (неисполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством;

правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством;

причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством».

Оформление должностной инструкции

Должностная инструкция оформляется на чистых листах бумаги формата А4 с соблюдением установленных требований к составу и оформлению необходимых реквизитов организационно-распорядительной документации, в т.ч. с обязательным размещением грифа утверждения в правом верхнем углу первого листа.

В случае если в организации используются общие бланки организационно-распорядительной документации на одном языке с угловым вариантом расположения реквизитов, первый лист должностной инструкции допускается изготавливать на таком бланке.

Текст должностной инструкции делится на пункты, пункты - на подпункты, подпункты - на абзацы.

Согласно п.73 Инструкции по делопроизводству в должностных инструкциях пункты могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа. Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Пример 9.1. 9.2. 9.3.

Нумерация пунктов в должностной инструкции должна быть сквозной (от начала и до конца инструкции), подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом.

В тексте должностной инструкции перед каждой позицией перечисления, выделенной абзацным отступом, дефис или иной знак не ставится. После перечисления, кроме последнего, ставится точка с запятой.

Пункты текста должностной инструкции допускается не объединять в главы.

Пример 1. Секретарь относится к категории других служащих. 2. На должность секретаря назначается лицо, имеющее общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе. 3. Секретарь непосредственно подчиняется заместителю директора. 4. В своей деятельности секретарь руководствуется: 4.1. …; 4.2. …; … 6. Секретарь исполняет следующие обязанности: 6.1. …; 6.2. …; … 7. Секретарь имеет право: 7.1. …; 7.2. …; …

Утверждение должностной инструкции

Должностные инструкции, как правило, разрабатываются руководителями структурных подразделений, в чьем подчинении находятся должности соответствующих работников, под методическим руководством и при согласовании с отделом организации труда и заработной платы, а также с помощью и при согласовании с отделом кадров и юридической службой организации.

Подписанные составителем и согласованные с заинтересованными должностными лицами организации должностные инструкции утверждаются руководителем организации (заместителями руководителя организации по основным функциям управления). Право утверждения должностных инструкций также может быть закреплено в учредительных документах, иных локальных правовых актах организации за иными должностными лицами. Например, главный инженер может утверждать должностные инструкции работникам подчиненных ему должностей, если соответствующая норма закреплена в локальном нормативном правовом акте.

Обратите внимание! Должностная инструкция вступает в силу с даты утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией.

Должностная инструкция может утверждаться 2 способами:

• путем издания распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.) либо

• должностным лицом (п.52 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в п.52 Инструкции по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167.

При утверждении должностной инструкции должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое или сокращенное наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Пример     УТВЕРЖДАЮ Директор ОАО «Электроника» Подпись А.И.Свиридов 02.09.2013

При утверждении распорядительным документом (приказом, распоряжением и др.) гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Пример     УТВЕРЖДЕНО Приказ директора ОАО «Электроника» 02.09.2013 № 15

Распорядительный документ издается в случае, когда введение утверждаемой должностной инструкции требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с ее применением.

Хранение должностной инструкции

Документы, утвержденные приказами, распоряжениями, иными распорядительными документами, формируются в одно дело вместе с этими распорядительными документами (п.170 Инструкции по делопроизводству). При значительном объеме документов-приложений такие документы формируются в отдельные дела.

Организационные документы (положения, инструкции, правила и т.д.), в т.ч. должностные инструкции, независимо от их объема, также представляется целесообразным формировать в отдельные дела, несмотря на то, что это не предусмотрено Инструкцией по делопроизводству. Порядок, при котором должностные инструкции будут формироваться в отдельное дело, обусловлен соображениями удобства их поиска, использования, а также учитывает различные сроки хранения должностных инструкций и утверждающих их распорядительных документов.

Срок хранения приказов (распоряжений) по основной деятельности, которыми могут утверждаться должностные инструкции, - постоянно (10 лет - в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов) (подп.21.1 п.21 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140), тогда как согласно п.30 данного Перечня срок хранения должностных инструкций - 50 лет (после замены новыми).

Согласованные и утвержденные должностные инструкции хранятся в отделе организации труда и заработной платы, в отделе кадров либо в ином подразделении (подразделениях) в соответствии с установленным в организации порядком хранения документов, который, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству, номенклатуре дел организации.

Для текущей работы копии должностных инструкций, заверенные в установленном порядке, могут выдаваться структурным подразделениям (соответствующим работникам).

Ознакомление работника с должностной инструкцией

При приеме на работу работник в обязательном порядке должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под подпись (ст.54 ТК).

Факт ознакомления работника с должностной инструкцией документируется при помощи отметки об ознакомлении, проставляемой на последнем листе должностной инструкции и содержащей слова «С инструкцией ознакомлен(а)», собственноручной подписи работника, расшифровки подписи и даты ознакомления с документом.

Пример   С инструкцией ознакомлен                               Юрьев                                  О.В.Юрьев                                                                                                                            02.09.2013

Вместо указанной отметки факт ознакомления может документироваться на отдельном листе ознакомления. Составление отдельного листа ознакомления целесообразно в случае отсутствия необходимого места на самом документе.

Корректировка должностной инструкции

Должностные инструкции в обязательном порядке подлежат корректировке в случаях:

• изменения организационной структуры;

• изменения штатного расписания;

• перераспределения функций между должностными лицами, подразделениями или структурными звеньями подразделений;

• изменений в законодательстве.

Обратите внимание! В целях уточнения распределения обязанностей между работниками и проведения мероприятий по совершенствованию организации и повышению эффективности труда в организации целесообразно осуществлять регулярный пересмотр должностных инструкций.

Должностная инструкция является внутренним документом, поэтому регистрируется в организации в порядке, установленном для регистрации внутренних документов.

Замененные новыми должностные инструкции формируются в отдельное дело, оформляемое в соответствии с установленными требованиями, и передаются на хранение в архив организации, где включаются в сводную опись дел по личному составу.

Пример оформления должностной инструкции

(примечание)

архивисту

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Архивист относится к категории специалистов.

2. На должность архивиста назначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивист назначается на должность, перемещается и освобождается от нее приказом генерального директора совместного общества с ограниченной ответственностью «Альтависта» (далее - Общество) по представлению заведующего канцелярией.

4. Архивист подчиняется непосредственно заведующему канцелярией.

5. В своей деятельности архивист руководствуется:

5.1. нормативными правовыми актами Республики Беларусь, техническими нормативными правовыми актами, методическими документами по архивному делу и делопроизводству;

5.2. уставом Общества;

5.3. приказами и распоряжениями генерального директора Общества, иными локальными правовыми актами.

6. Архивист должен знать:

6.1. нормативные правовые акты Республики Беларусь, технические нормативные правовые акты, методические документы по архивному делу и делопроизводству;

6.2. нормы и требования, предъявляемые к оформлению документов, порядку работы с ними, их обработке, движению и хранению в делопроизводстве;

6.3. порядок оформления документов, поступающих в архив, и действующую систему их классификации;

6.4. структуру Общества.

7. В случае временного отсутствия архивиста (болезнь, отпуск и пр.) его должностные обязанности исполняет назначенный заведующим канцелярией работник канцелярии, который приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

8. Архивист исполняет следующие обязанности:

8.1. участвует совместно с канцелярией в составлении номенклатуры дел Общества;

8.2. оказывает помощь структурным подразделениям Общества в проведении экспертизы ценности документов, оформлении дел и их подготовке к передаче в архив Общества;

8.3. обеспечивает прием документов структурных подразделений в архив Общества;

8.4. организует составление в архиве Общества годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения, по личному составу, временного (свыше 10 лет) хранения.

ПРАВА

9. Архивист имеет право:

9.1. знакомиться с проектами решений руководства Общества, касающимися его деятельности;

9.2. вносить на рассмотрение руководства Общества предложения по совершенствованию деятельности архива, форм и методов работы с документами;

9.3. давать указания структурным подразделениям Общества по вопросам подготовки документов к передаче в архив Общества;

9.4. получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.

ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ)

10. Архивист исполняет возложенные на него обязанности как непосредственно, так и во взаимодействии со структурными подразделениями и специалистами Общества:

10.1. с руководством канцелярии по вопросам планирования, отчетности работы архива Общества, хранения и использования информации, содержащейся в документах архива Общества;

10.2. с руководителями структурных подразделений Общества по вопросам формирования и оформления дел, экспертизы ценности документов, своевременной передачи дел из структурных подразделений в архив Общества; внедрения в практику новых форм и методов работы в области архивного дела, повышения квалификации.

ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

11. Работа архивиста оценивается по результатам надлежащего исполнения возложенных на него должностных обязанностей, регламентированных настоящей должностной инструкцией. При этом учитывается сложность выполняемых работником трудовых функций, степень самостоятельности при их выполнении, его ответственность за выполненную работу, инициативное и творческое отношение к работе, эффективность и качество труда, а также опыт практической деятельности, определяемый стажем работы по специальности, профессиональными знаниями и пр.

12. Архивист несет ответственность:

12.1. за ненадлежащее исполнение (неисполнение) своих должностных обязанностей, за неправильность и неполноту использования предоставленных прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.

Заведующий канцелярией                                     Копылов                                    И.П.Копылов

Визы

С инструкцией ознакомлена                                   Зуева                                        О.В.Зуева

                                                                                                                                     02.09.2013

Примечание. Данная инструкция является примерной, поэтому она подлежит доработке с учетом особенностей конкретной организации.

24.09.2013

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела