Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ И ИСПОЛНЕНИЯ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Необходимость регистрации документов

Регистрация документов является одним из важнейших этапов работы с документами при организации документооборота.

Справочно Регистрация документа - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки (п.139 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

Понятие регистрации документов закреплено и в подп.9.4 п.9 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 12.03.2012 № 14, под которой понимается действие по присвоению уникального идентификатора документу при его включении в документную систему. В соответствии с этим стандартом основной целью регистрации является обеспечение доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему. Регистрация предполагает запись краткого описания документа или метаданных о нем, а также присвоение документу идентификатора, уникального в рамках документной системы.

Регистрация придает документам юридическую силу, так как фиксирует и подтверждает факт их создания, а также придает официальный статус включению документа в документную систему согласно п.18 Инструкции.

Одновременно международный стандарт обращает внимание на доказательное свойство документа. В отечественной теории документоведения делается акцент на такую функцию регистрации, как учет документов.

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения (подп.139.2 п.139 Инструкции).

Понятие внутренних документов и их регистрация

К внутренним относят те документы, которые образуются исходя из внутренних потребностей организации и, соответственно, остаются в ней. При этом под внутренними потребностями понимают необходимость издания распорядительных документов, подготовки планов и отчетов, предоставления докладных записок. Таким образом, внутренними документами являются приказы, распоряжения, указания, положения, инструкции, правила, докладные записки, справки, заявления и др.

Необходимо понимать, что созданный в организации документ подлежит исполнению только после регистрации факта его создания.

Обратите внимание! Внутренние документы независимо от способа их создания подлежат регистрации после их подписания или в случае необходимости утверждения - после утверждения.

Не все внутренние документы подлежат регистрации, исключение составляют, например, планы или повестки заседаний, совещаний, формы статистической отчетности. В организации должен быть составлен перечень нерегистрируемых документов, в который включаются не только нерегистрируемые внутренние документы, но входящие и исходящие.

Справочно Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении 5 к Инструкции.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. приложение 5 к Инструкции на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39) утратило силу.

Внутренние документы регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ). Допускается децентрализованная регистрация внутренних документов в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Также такая регистрация допускается и в других необходимых случаях, но при этом должен быть составлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ, утвержденный руководителем организации (подп.139.4 п.139 Инструкции).

При децентрализованной регистрации документов должен соблюдаться принцип однократности, который предполагает, что документ регистрируется только один раз: в службе ДОУ или структурном подразделении.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии (пример)

Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии

1. Договоры о материально-техническом обеспечении.

2. Договоры о коммунальном обслуживании здания.

3. Путевые листы.

4. Должностные инструкции.

5. Личные карточки работников.

6. Листки нетрудоспособности.

7. Доверенности на представление интересов.

8. …

Регистрационный индекс документа представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании (для распорядительных документов, протоколов), который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел (для информационно-справочных документов) и другими поисковыми признаками (подп.139.11 п.139 Инструкции).

Так, при регистрации приказов по личному составу к порядковому регистрационному номеру добавляются литеры «к» (для приказов 75-летнего срока хранения) или «л» (для приказов 3-летнего срока хранения).

Регистрация может осуществляться как в традиционных (журнальных, карточных), так и в электронных регистрационно-контрольных формах. Чтобы определиться с формой регистрации, необходимо учитывать преимущества и недостатки ее форм.

Среди преимуществ использования журналов можно отметить удобство работы при небольшом количестве регистрируемых документов. К недостаткам журнальной формы регистрации относится усложнение поиска сведений о зарегистрированных документах, так как нужно постранично просматривать все записи в журнале.

Обратите внимание! Журнальную форму регистрации рационально применять в соответствии с подп.139.9 п.139 Инструкции в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. подп.139.9 п.139 Инструкции на основании постановления Минюста от 30.08.2022 № 113 изложен в новой редакции. Комментарий см. здесь.

Для регистрации внутренних документов в организации должно быть заведено минимум пять журналов:

• журнал регистрации распорядительных документов по основной деятельности;

• журнал регистрации распорядительных документов по административно-хозяйственным вопросам;

• журнал регистрации распорядительных документов по личному составу со сроком хранения 75 лет;

• журнал регистрации распорядительных документов по личному составу со сроком хранения 3 года;

• журнал регистрации внутренних документов (может вестись один журнал регистрации исходящих и внутренних документов).

В зависимости от количества документов различных видов могут заводиться отдельные журналы для их регистрации. Например, журнал регистрации приказов о командировании, журнал регистрации приказов о предоставлении трудовых отпусков и др.

Внутренние документы могут регистрироваться с использованием регистрационно-контрольных карточек. Это позволяет заниматься регистрацией одновременно нескольким работникам, затем карточки можно систематизировать по различным признакам и создавать справочные или контрольные картотеки.

Справочно Примерная форма регистрационно-контрольной карточки - приложение 6 к Инструкции.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. постановлением № 39 внесены изменения в приложение 6 к Инструкции, в частности, название формы изложено в новой редакции: «Регистрационно-контрольная карточка».

В современных условиях с развитием информационных технологий для регистрации используют автоматизированные системы документационного обеспечения управления, которые повышают качество регистрации, скорость поиска документов.

Исполнение внутренних документов

Исполнение внутренних документов предполагает доставку зарегистрированного документа руководителю для рассмотрения или исполнителю для ознакомления, непосредственно исполнение и формирование документов в дела. Документы должны передаваться на рассмотрение или исполнение в день их регистрации.

04.02.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела