Материал помещен в архив

Порядок согласования и утверждения (установления) ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения

Перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее - ведомственные перечни документов) разрабатываются государственными органами и иными государственными организациями в соответствии с частью пятой ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.6 ст.4 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З.

Основным назначением ведомственных перечней документов является включение в их состав наряду с типовыми документами документов, характерных для выполнения специфических, свойственных только государственным органам и иным государственным организациям функций.

Порядок согласования ведомственных перечней документов

1. Проекты ведомственных перечней документов подлежат согласованию с центральной экспертной комиссией государственного органа, иной государственной организации (абзац 3 п.56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

Обратите внимание! Ведомственные перечни документов не подлежат обязательной юридической экспертизе в Министерстве юстиции Республики Беларусь (далее - Министерстве юстиции), поскольку предназначены для применения в государственном органе (иной государственной организации), их разработавшем, и подчиненных ему (входящих в состав, систему) организациях и подпадают под признаки локального правового акта, определенные в ст.5 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах» (далее - Закон № 130-З).

Справочно Локальные правовые акты не подлежат обязательной юридической экспертизе (подп.1.4 п.1 Указа Президента Республики Беларусь от 30.12.2010 № 711 «О некоторых вопросах осуществления обязательной юридической экспертизы нормативных правовых актов»).

2. Юридическая экспертиза в отношении локальных правовых актов об установлении ведомственных перечней документов проводится юридической службой государственного органа, иной государственной организации. По ее результатам руководителем юридической службы (главным юрисконсультом) визируется первый экземпляр проекта локального правового акта.

3. Ведомственные перечни документов государственных органов согласовываются с Министерством юстиции.

Оформление согласования ведомственного перечня документов государственного органа осуществляется в соответствии с требованиями Закона № 130-З.

Рассматривает и согласовывает ведомственный перечень документов государственного органа Министерство юстиции.

4. По результатам окончательного согласования Министерством юстиции направляется в государственный орган письмо о рассмотрении и согласовании приказа руководителя государственного органа или постановления государственного органа об установлении ведомственного перечня документов.

5. Государственный орган, разработавший ведомственный перечень документов, оформляет в соответствии с п.5 Требований нормотворческой техники, содержащихся в приложении к Закону № 130-З (далее - Требования нормотворческой техники), отметку о согласовании, в которой указываются: слово «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами) и наименование государственных органов, с которыми согласовывался проект ведомственного перечня документов.

Пример СОГЛАСОВАНО Министерство юстиции Республики Беларусь

Отметка о согласовании располагается на лицевой стороне проекта приказа руководителя государственного органа или постановления государственного органа ниже обязательного реквизита «Должность, подпись, инициалы (инициал собственного имени) и фамилия должностного лица (лиц), уполномоченного подписывать локальный правовой акт» от левого края строки.

Если отсутствует место на лицевой стороне локального правового акта, оформляется отдельный лист согласования в соответствии с п.60 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Ведомственные перечни документов иных государственных организаций рассматриваются в Департаменте по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и согласовываются его центральной экспертно-методической комиссией.

На локальном правовом акте иной государственной организации об установлении ведомственного перечня документов или последнем листе ведомственного перечня документов на его лицевой стороне оформляется гриф согласования.

Пример СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Центральной экспертно-методической комиссии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь ______________ № _____

Если отсутствует место на лицевой стороне локального правового акта или последнего листа ведомственного перечня документов, оформляется отдельный лист согласования в соответствии с п.60 Инструкции по делопроизводству.

Утверждение (установление) ведомственных перечней документов

Законом № 130-З такой вид локального правового акта, как перечень, не предусмотрен. Поэтому для придания ведомственному перечню документов нормативного характера, делающего его обязательным для применения, издается локальный правовой акт и используется формулировка не «утвердить», а «установить».

Ведомственный перечень документов прилагается к локальному правовому акту, его установившему.

Обратите внимание! На самом ведомственном перечне документов оформляется гриф приложения. Оформление грифа приложения осуществляется в соответствии с п.4 Требований нормотворческой техники и пп.58, 81, 83 и 84 Инструкции по делопроизводству.

Пример   Приложение к приказу Министерства юстиции Республики Беларусь _____________ № ______

Название локального правового акта об установлении ведомственного перечня документов может быть следующим: «О перечне документов с указанием сроков хранения» или «Об установлении перечня документов с указанием сроков хранения».

Ведомственные перечни документов государственных органов подлежат установлению постановлением государственного органа или приказом руководителя этого государственного органа.

Ведомственные перечни документов иных государственных организаций устанавливаются приказом председателя иной государственной организации или постановлением совета концерна в зависимости от того, какие распорядительные документы они наделены правом принимать (издавать) в соответствии с уставами или положениями о них.

Внесение изменений в ведомственные перечни документов

Внесение изменений в ведомственные перечни документов, а также признание постановлений (приказов) об их установлении (утверждении) утратившими силу аналогично порядку их установления.

Если количество вносимых в ведомственный перечень документов изменений (в том числе дополнений) небольшое, они могут быть изложены непосредственно в тексте соответствующего локального правового акта о внесении изменений.

Если количество вносимых в ведомственный перечень документов изменений (в том числе дополнений) составляет более половины его текста или внесение отдельных изменений технически сложно для изложения или восприятия текста, то в ведомственный перечень документов могут быть внесены изменения путем изложения его в новой редакции (п.2 ст.33 Закона № 130-З).

С учетом изменений в законодательстве при установлении ведомственных перечней документов государственных органов, внесении в них изменений или признании постановлений (приказов) об их установлении (утверждении) утратившими силу соблюдается следующий порядок:

• совместные постановления государственного органа и Министерства юстиции об установлении (утверждении) ведомственных перечней документов признаются утратившими силу принятием другого совместного постановления (п.3 ст.22 Закона № 130-З);

• если в период действия ведомственного перечня документов, установленного (утвержденного) совместным постановлением, в него вносились изменения, тогда в новом совместном постановлении признаются утратившими силу совместное постановление об установлении (утверждении) ведомственного перечня документов и совместные постановления о внесении в это постановление изменений;

• при признании утратившим силу совместного постановления и установлении нового ведомственного перечня документов принимается (издается) новый локальный правовой акт (постановление или приказ об установлении нового ведомственного перечня документов);

• если ведомственный перечень документов устанавливался (утверждался) постановлением или приказом государственного органа, при разработке нового ведомственного перечня документов он устанавливается принятием соответствующего постановления государственного органа или изданием приказа руководителя государственного органа, которым одновременно может признаваться утратившим силу ранее принятое постановление или изданный приказ об установлении (утверждении) ведомственного перечня документов.

Справочно Пример постановления государственного органа об установлении ведомственного перечня документов см. здесь.

23.06.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Эмма Давыдова, эксперт-консультант Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела