Материал помещен в архив

ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ, СОГЛАСОВАНИЯ И УТВЕРЖДЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы, а также вышестоящего органа. К ним относятся: законы Республики Беларусь, государственные стандарты, типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, типовые и примерные номенклатуры дел и др. Среди этих документов основными являются:

- Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (утверждена приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13);

- Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ от 30.04.1997 № 5).

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура дел) составляется в каждой организации ежегодно на основе номенклатур дел структурных подразделений по установленной форме (см. приложение к материалу). Сводная номенклатура дел составляется на будущий год и должна быть утверждена до 1 января года, на который составлена.

Ответственность за разработку номенклатуры дел организации возлагается на службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ) - канцелярию, секретариат и др. Если в связи с небольшим объемом документооборота служба ДОУ в организации не создана, ответственность за разработку номенклатуры дел возлагается на специально назначенного работника (группу работников), выполняющего функции этой службы.

Составление номенклатуры дел на будущий год начинается в IV квартале текущего года. Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо провести определенную организационную работу. Руководитель службы ДОУ и заведующий архивом проводят совещание с участием представителей всех структурных подразделений. На таком совещании, как правило, подводятся итоги формирования дел и составления номенклатуры дел в текущем году, даются указания о сроках предоставления номенклатуры дел структурными подразделениями на будущий год, ее согласования и утверждения.

При составлении номенклатуры дел используются устав организации (положение о ней), положения о структурных подразделениях, штатное расписание, планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, по которым дела сдавались в архив организации, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучается состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации.

Уставы (положения), должностные инструкции, штатные расписания помогают определить схему построения номенклатуры дел с учетом расположения структурных подразделений, уточнить их задачи и функции, планы - перспективы и задачи организации на следующий год, учетно-регистрационные формы - состав и содержание полученных, отправленных и внутренних документов. Перечни помогают определить виды документов и дел, сроки хранения и группировку документов в дела. Номенклатуры дел истекших лет и описи дел дают сведения о ранее заведенных делах, образовавшихся в процессе деятельности организации.

Во вновь созданной организации номенклатура дел составляется на текущий год, а затем - к началу каждого делопроизводственного года. Если вновь созданная организация получила от организации-предшественника или другого учреждения незаконченные делопроизводством дела для дальнейшей работы с ними, они включают в номенклатуру дел этой организации-правопреемника для продолжения их в делопроизводстве.

При реорганизации организации, если произошли значительные изменения в структуре и функциях организации, а номенклатура не отражает реального состояния дел, номенклатура дел должна быть пересоставлена на текущий год.

Номенклатура дел должна охватывать весь объем документации, образующейся в результате деятельности организации, независимо от сроков их хранения (дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения), в т.ч. учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки.

В номенклатуру дел также включаются документы, образующиеся в деятельности временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т.п.) и общественных организаций.

Не подлежат включению в номенклатуру дел Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники актов законодательства, брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы, экспресс-информации и другие печатные издания.

В деятельности организаций сложилась практика заведения некоторых групп дел по отдельным вопросам, решаемым в течение ряда лет. Такие дела принято называть «переходящими».

Переходящие дела могут пополняться документами в течение всего периода времени, необходимого для полного разрешения данного вопроса, и их ведение должно ежегодно предусматриваться номенклатурой дел.

Переходящие дела можно условно подразделить на несколько групп.

Первая группа - не завершенные делопроизводством дела, которые ведутся вплоть до разрешения вопроса. Например: «Документы о реорганизации, ликвидации подведомственной организации отрасли (отчеты, заключения, докладные записки, переписка и др.)».

Вторая группа - дела, которые ведутся в течение нескольких лет до окончательного заполнения форм. Как правило, это учетно-регистрационные формы. Например: «Журнал регистрации договоров», «Журнал регистрации входящих документов», «Книга учета проверок (ревизий)» и др.

Третья группа - дела с распорядительными, инструктивно-методическими документами, которые ведутся в течение ряда лет. Например, в организации в течение делопроизводственного года получено несколько инструкций, методических указаний (рекомендаций) по тем или иным вопросам деятельности. Чтобы ежегодно не оформлять дело объемом 10-15 листов, оно может формироваться в течение ряда лет, пока не достигнет 200-250 листов. К этой группе относятся дела, например, с такими заголовками, как «Инструкции, методические указания Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по вопросам налогообложения».

Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел каждого года с одним и тем же названием и с одним и тем же индексом в течение всего срока, необходимого для разрешения вопроса. Если в истекшем году дело состояло из двух или более томов, а последний том не закончен, то в номенклатуру дел будущего года включаются все тома переходящего дела.

Основой для составления номенклатуры дел организации являются номенклатуры дел структурных подразделений. В структурном подразделении номенклатура дел составляется руководителем подразделения совместно с секретарем или иным должностным лицом, ответственными за ведение делопроизводства в этом структурном подразделении. Служба ДОУ, архив организации оказывают необходимую консультативно-методическую помощь структурным подразделениям в подготовке номенклатуры дел. Заведующий архивом проверяет правильность формулировок названий дел, сроков их хранения и др.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения.

Затем номенклатуры структурных подразделений передаются в службу ДОУ (работнику, ответственному за ДОУ в организации). На основании номенклатур дел структурных подразделений службой ДОУ разрабатывается номенклатура дел организации.

Сводная номенклатура дел оформляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4, подписывается руководителем службы ДОУ (с проставлением даты в заголовочной части номенклатуры дел), визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив) и согласовывается с центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации.

В конце номенклатуры дел перед реквизитом «подпись» даются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, дополнительно согласовываются с соответствующими архивами не реже одного раза в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Сводные номенклатуры дел иных организаций дополнительно согласовываются с ЦЭК вышестоящих органов управления не реже одного раза в пять лет или после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

После всех необходимых согласований номенклатура дел утверждается руководителем организации и регистрируется в порядке, установленном в организации для регистрации внутренних документов.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действия с начала делопроизводственного года (с 1 января).

Сводная номенклатура дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОУ.

Сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящий орган управления, составляются в трех экземплярах. Сводные номенклатуры дел иных организаций составляются в двух экземплярах.

Первый экземпляр номенклатуры дел хранится в службе ДОУ, второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий - в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящего органа управления для согласования.

После утверждения сводной номенклатуры дел из нее делаются выписки по разделам. Заверенные в установленном порядке выписки передаются в структурные подразделения организации для использования при формировании и учете дел, заводимых в этих структурных подразделениях. Выписки из номенклатуры дел хранятся в структурных подразделениях пять лет и включаются в соответствующий раздел номенклатуры дел этого подразделения.

Номенклатура дел может быть составлена и в одном экземпляре, если, например, на службу ДОУ возложены обязанности по ведению архива организации, а сама организация не является источником комплектования государственного архива и не имеет вышестоящего органа управления (вышестоящей организации).

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук  

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Госкомархива РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.