Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПОРЯДОК СПИСАНИЯ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

От редакции «Бизнес-Инфо» Материал ссылается на Налоговый кодекс Республики Беларусь в редакции до 1 января 2019 г. С 1 января 2019 г. названный Кодекс изложен в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З. Комментарий и сравнение норм см. здесь. В части налогообложения материал актуален на дату его написания.

Дебиторская задолженность образуется практически у каждой организации в случае неоплаты иными юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями, физическими лицами) реализованных товаров (работ, услуг, имущественных прав) или в других случаях (например, перечисления аванса поставщику, выдачи займа и пр.).

Меры по предотвращению образования безнадежной дебиторской задолженности и своевременному ее списанию

По многим причинам дебиторская задолженность может стать для организации безнадежной к получению. От недобросовестности контрагентов не застрахована ни одна организация даже в том случае, когда в договорах предусмотрены штрафные санкции за невыполнение договорных обязательств. К сожалению, это не является гарантией оплаты. Вернуть сумму задолженности не всегда удается и через суд.

В целях предотвращения образования безнадежной дебиторской задолженности и связанных с этим потерь следует:

• систематически отслеживать состояние расчетов с контрагентами, проводить сверку расчетов, оформляя акты сверки;

• постоянно взаимодействовать с контрагентами (переписка, напоминания, претензии и др.).

Когда все попытки получить с контрагента причитающиеся долги не принесли результатов, остается только одно - терпеливо ждать, когда можно будет признать долги безнадежными и списать их.

Для своевременного списания дебиторской задолженности следует ее инвентаризировать не один раз в год - перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а в течение всего года, отслеживая истечение сроков исковой давности, а также анализируя общедоступную информацию об организациях и индивидуальных предпринимателях, находящихся в процессе ликвидации (прекращения деятельности).

Какую дебиторскую задолженность можно списать?

Возможность списания дебиторской задолженности одновременно для целей бухгалтерского учета и налогообложения прибыли установлена лишь в отношении задолженности с истекшим сроком исковой давности: списание производится на дату, следующую за днем истечения указанного срока (п.39 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов и расходов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.09.2011 № 102 (далее - Инструкция № 102), часть вторая подп.3.22 п.3 ст.129 Налогового кодекса Республики Беларусь (далее - НК)).

Помимо названного в налоговом учете определены еще случаи, когда дебиторскую задолженность можно списать на внереализационные расходы и учесть при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Это задолженность, по которой:

• срок давности для предъявления исполнительных документов к исполнению в случае возвращения взыскателю исполнительного документа, по которому взыскание не произведено либо произведено частично в связи с отсутствием у должника денежных средств на счетах в банках и иного имущества (абзац 3 части первой подп.3.22 п.3 ст.129 НК);

• задолженность невозможная (нереальная) для взыскания (подп.3.23 п.3 ст.129 НК):

- при исключении дебитора из Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей (иностранных организаций и индивидуального предпринимателя - из торгового регистра или иной аналогичной системы учета и идентификации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей страны их учреждения);

- в случае смерти физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, либо объявления физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, умершим;

• дебиторская задолженность при ликвидации юридического лица (подп.3.23¹ п.3 ст.129 НК).

По мнению автора, для целей бухгалтерского учета целесообразно придерживаться тех же подходов, поскольку именно на указанные даты долг дебитора становится нереальным для взыскания. Это следует отразить в учетной политике организации.

Алгоритм списания дебиторской задолженности

Для списания безнадежной дебиторской задолженности следует последовательно выполнить ряд процедур и грамотно документально ее оформить.

Шаг 1. Издание приказа на инвентаризацию дебиторской задолженности

Своевременному выявлению задолженности с истекшими сроками, а также дебиторской задолженности, невозможной (нереальной) для взыскания, способствует инвентаризация расчетов.

Для проведения инвентаризации дебиторской задолженности следует издать приказ. В приказе указываются причины проведения инвентаризации и обязательства, подлежащие инвентаризации, назначается комиссия по проведению инвентаризации, устанавливаются сроки ее проведения.

Справочно Пример составления приказа о проведении инвентаризации дебиторской задолженности см. здесь.

Шаг 2. Проведение инвентаризации дебиторской задолженности

Порядок проведения инвентаризации регламентирован ст.13 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее - Закон № 57-З) и Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной Министерством финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180 (далее - Инструкция № 180).

Так, например, ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств (абзац 3 п.2 ст.13 Закона № 57-З).

Кроме случаев обязательного проведения инвентаризации, изложенных в п.2 ст.13 Закона № 57-З, инвентаризация может проводиться по решению руководителя организации (абзац 3 п.4 Инструкции № 180).

Инвентаризация обязательств проводится с банками и иными небанковскими кредитно-финансовыми организациями по кредитам, займам, а также с бюджетом покупателями и поставщиками, подотчетными лицами и работниками, депонентами, другими дебиторами и заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов (часть первая п.62 Инструкции № 180).

В ходе инвентаризации обязательств проверяется в том числе (абзацы 1, 2, 4 части второй п.62 Инструкции № 180):

• правильность расчетов и наличие документов, подтверждающих основание для начисления и списания соответствующих сумм;

• правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

Основной целью инвентаризации является подтверждение достоверности учета задолженности и обязательств, установление сроков их возникновения и погашения.

Шаг 3. Составление акта инвентаризации дебиторской задолженности

Результаты инвентаризации оформляются актом, форма которого установлена в приложении 19 к Инструкции № 180. При составлении акта указывается, какая сумма задолженности подтверждена дебиторами, какая не подтверждена, а также выделяется задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Справочно Пример составления акта инвентаризации дебиторской задолженности см. здесь.

Шаг 4. Обоснование списания дебиторской задолженности (рассмотрение результатов инвентаризации на заседании инвентаризационной комиссии и составление заключения об обоснованности списания дебиторской задолженности)

Рассмотрение результатов инвентаризации дебиторской задолженности

Результаты инвентаризации дебиторской задолженности рассматриваются на заседании инвентаризационной комиссии, и дается заключение, подтверждающее возможность и целесообразность списания задолженности с учета. В заключении может быть указано следующее:

• основание образования задолженности (договор, накладная, акт выполненных работ, платежные инструкции и т. п.) и реквизиты первичных документов, подтверждающих факт ее возникновения (номер и дата);

• причины возникновения задолженности (не оплачены поставленные товары покупателем, не произведена поставка продукции поставщиком, не возвращен предоставленный заем (предоплата, аванс и т. д.);

• наименование, адрес, УНП организации-дебитора;

• дата возникновения задолженности;

• сумма задолженности;

• меры, предпринятые для взыскания, и реквизиты документов, свидетельствующих об истребовании долга;

• причина списания задолженности (истек срок исковой давности, истек срок давности для предъявления исполнительных документов к исполнению, ликвидация должника, должник исключен из ЕГР).

Справочно Пример заключения инвентаризационной комиссии по рассмотрению результатов инвентаризации дебиторской задолженности см. здесь.

Определение срока исковой давности

При списании дебиторской задолженности в связи с истечением срока исковой давности очень важно правильно определить дату его начала и окончания.

Справочно Срок исковой давности - это срок, предусмотренный для защиты в суде нарушенного права (ст.196 Гражданского кодекса Республики Беларусь (далее - ГК)). Общий срок исковой давности составляет 3 года, для отдельных требований установлены специальные сроки (сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком) (ст.197 и 198 ГК). Течение срока исковой давности начинается со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (п.1 ст.201 ГК). По обязательствам с определенным сроком исполнения течение исковой давности начинается по окончании срока исполнения (часть первая п.2 ст.201 ГК). Случаи, при которых приостанавливается течение срока исковой давности, приведены в ст.203 ГК. Течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга (часть первая ст.204 ГК). Так, например, срок исковой давности прерывается, если должник: • уплатил часть долга; • уплатил проценты за просрочку; • письменно признал претензию; • написал письмо с просьбой об отсрочке платежа. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново. Время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок (часть вторая ст.204 ГК).

Документальное подтверждение списания дебиторской задолженности

Документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности и истечение исковой давности по ней:

• договор или счет, платежные документы, подтверждающие факт перечисления денежных средств поставщику, заемщику;

• накладные, акты об оказанных услугах, выполненных работах, не оплаченные покупателем;

• акты сверок расчетов, подтверждающие задолженность;

• письменные требования о погашении задолженности и другие документы, подтверждающие факт задолженности и начало течения срока исковой давности.

При списании дебиторской задолженности до истечения срока исковой давности организация-кредитор должна доказать безнадежность данной задолженности.

Документы, подтверждающие невозможность исполнения обязательств должником:

• акт о невозможности взыскания в связи с отсутствием у должника денежных средств на счетах в банках и иного имущества.

Справочно Акт о невозможности исполнения исполнительного документа составляется по форме согласно приложению 15 к Инструкции по исполнительному производству, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.12.2004 № 40. Акт о невозможности взыскания составляется судебным исполнителем после проверки имущественного положения должника по его месту жительства (месту пребывания) или месту нахождения при условии отсутствия имущества и денежных средств, на которые может быть обращено взыскание (часть вторая ст.493 ГПК).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 мая 2017 г. следует руководствоваться приложением 65 «Акт судебного исполнителя об отсутствии имущества» к Инструкции по исполнительному производству, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.04.2017 № 67;

• выписка из ЕГР, подтверждающая, что произошла ликвидация юридического лица - должника.

Справочно Сведения из ЕГР о конкретном юридическом лице (в случае необходимости о его обособленном подразделении), индивидуальном предпринимателе представляются в форме выписки из ЕГР, формируемой в электронном виде, в объеме, установленном законодательством (п.36 Инструкции о порядке ведения Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10.03.2009 № 25).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 сентября 2017 г. в п.36 Инструкции № 25 внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 08.08.2017 № 159. Изменения не повлияли на суть материала.   Осуществить поиск юридических лиц и индивидуальных предпринимателей в базе данных ЕГР можно здесь. Для получения выписки из ЕГР необходимо уплатить государственную пошлину в размере 1 базовой величины и составить запрос здесь;

• копия налоговой декларации (расчета), представленной дебитором, находящимся в процессе ликвидации, в соответствии с частью второй п.2¹ ст.63 НК;

• копия акта проверки, в ходе которой были установлены обстоятельства, являющиеся основанием для ликвидации юридического лица по решению регистрирующего органа;

• копия свидетельства о смерти физического лица.

Не имея на руках подтверждающих документов, обосновывающих безнадежность дебиторской задолженности, кредитор до истечения срока исковой давности не вправе списывать долг как в бухгалтерском учете, так и в налоговом.

После списания задолженности организация должна хранить подтверждающие документы. Срок хранения указанных документов составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п.195 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. в п.195 перечня № 140 внесено дополнение постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.03.2018 № 56: если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась, то срок хранения - 10 лет.

Шаг 5. Издание приказа на списание дебиторской задолженности

На основании результатов инвентаризации, отраженных в акте инвентаризации, и письменного заключения инвентаризационной комиссии, подтверждающих обоснованность ее списания, руководитель организации издает приказ о списании просроченной, невозможной для взыскания дебиторской задолженности. Приказ составляется в произвольной форме. Помимо информации общего назначения (наименования фирмы, номера и даты составления приказа, подписи руководителя) следует отразить:

• наименование должника;

• подлежащую списанию сумму дебиторской задолженности;

• основание списания долга;

• уточнение порядка списания дебиторской задолженности (за счет резерва по сомнительным долгам, если он создавался, или в составе расходов).

Справочно Примерную форму приказа по списанию дебиторской задолженности см. здесь.

Шаг 6. Списание дебиторской задолженности в бухгалтерском учете

Для отражения в бухгалтерском учете организации списания дебиторской задолженности следует руководствоваться:

• Инструкцией № 102;

• Инструкцией о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50 (далее - Инструкция № 50).

Порядок списания просроченной дебиторской задолженности зависит от того, создавался ли резерв по сомнительным долгам.

В случае если должник погасит дебиторскую задолженность после ее списания, в бухгалтерском учете делаются записи:

Обратите внимание! Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность, возникшая в результате реализации продукции, товаров, выполнения работ, оказания услуг, которая не погашена в срок, установленный договором или законодательством (если срок не установлен - в течение 12 месяцев с даты возникновения дебиторской задолженности), и не обеспечена соответствующими гарантиями (п.42 Инструкции № 102). Таким образом, резерв по сомнительным долгам создается по дебиторской задолженности, числящейся на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»).

Справочно Дополнительно по вопросу создания резерва по сомнительным долгам (способах создания и отражению в бухгалтерском и налоговом учете) см. материал «Резерв по сомнительным долгам: бухгалтерский учет».

Нередко в деятельности организации возникает ситуация, когда задолженность, например по истечении срока исковой давности, была выявлена налогоплательщиком позднее. Возникает вопрос: когда следует отразить эту задолженность в бухгалтерском учете? При внесении исправлений в бухгалтерский учет и отчетность следует руководствоваться Национальным стандартом бухгалтерского учета и отчетности «Учетная политика организации, изменения в учетных оценках, ошибки», утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 10.12.2013 № 80 (далее - Стандарт № 80).

Справочно Дополнительно по вопросу внесения исправлений в бухгалтерский учет и отчетность см. пособие «Исправление ошибок в бухгалтерском учете по итогам 2016 года».

Шаг 7. Списание дебиторской задолженности в налоговом учете

В налоговом учете убытки от списания дебиторской задолженности включаются во внереализационные расходы на дату:

• следующую за днем истечения срока исковой давности, - для задолженности, срок исковой давности которой истек (часть вторая подп.3.22 п.3 ст.129 НК);

• составления документов о невозможности взыскания задолженности в соответствии с законодательством - для задолженности, по которой истек срок давности для предъявления исполнительных документов к исполнению в случае возвращения взыскателю исполнительного документа, по которому взыскание не произведено либо произведено частично в связи с отсутствием у должника денежных средств на счетах в банках и иного имущества (часть вторая подп.3.22 п.3 ст.129 НК);

• исключения дебитора из ЕГР (иностранных организаций и индивидуального предпринимателя - из торгового регистра или иной аналогичной системы учета и идентификации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей страны их учреждения) и (или) смерти физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, либо объявления физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, умершим - для списания дебиторской задолженности, невозможной (нереальной) для взыскания (подп.3.23 п.3 ст.129 НК);

• наиболее раннюю из следующих дат: дату представления налоговой декларации (расчета) в соответствии с частью второй п.2¹ ст.63 НК или последний день срока, установленного указанной частью, а при ликвидации юридического лица по решению регистрирующего органа в порядке, установленном Президентом Республики Беларусь, - на который приходится дата составления акта проверки, в ходе которой были установлены обстоятельства, являющиеся основанием для ликвидации юридического лица по решению регистрирующего органа - при ликвидации юридического лица (подп.3.23¹ п.3 ст.129 НК).

В налоговой декларации (расчете) по налогу на прибыль списанная дебиторская задолженность отражается по строке 4.2 налоговой декларации по налогу на прибыль, форма которой установлена в приложении 3 к постановлению Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 24.12.2014 № 42.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 16 февраля 2019 г. постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 03.01.2019 № 2 установлена новая форма налоговой декларации (расчета) по налогу на прибыль и утверждена новая Инструкция о порядке заполнения налоговых деклараций (расчетов) по налогам (сборам), книги покупок.

Когда задолженность, подлежащая списанию, была выявлена налогоплательщиком позднее, в налоговую декларацию (расчет), поданную за прошлый налоговый период либо за прошлый отчетный период текущего налогового периода, плательщик (иное обязанное лицо) должен внести изменения и (или) дополнения. Порядок внесения исправлений в данные налогового учета регламентируется п.8 ст.63 НК.

Справочно Дополнительно по вопросу внесения исправлений в налоговый учет см. пособие «Исправление ошибок в налоговом учете по итогам 2016 года».

15.02.2017

Галина Агапова, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»