Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
ПОРЯДОК УНИЧТОЖЕНИЯ ИСПОРЧЕННЫХ (АННУЛИРОВАННЫХ) БЛАНКОВ СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ
Понятие бланка строгой отчетности, сроки хранения
К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных документов, имеющие элементы (средства) защиты от подделки (часть вторая п.2 Положения об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищенности бланков строгой отчетности, а также специальным материалам для защиты их от подделки, утвержденного постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 01.03.2002 № 29).
 |
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 сентября 2022 г. действует Положение о требованиях к бланкам и документам, а также специальным материалам, утв. постановлением Минфина от 10.08.2022 № 34. |
 |
Справочно Перечень документов, относящихся к бланкам строгой отчетности, место, порядок их хранения и использования устанавливаются приказом руководителя организации (индивидуальным предпринимателем) (п.3 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196)). |
На основе бланка строгой отчетности (далее - бланк строгой отчетности, БСО) оформляется документ по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, или формам, утвержденным иными республиканскими органами государственного управления в соответствии с законодательством.
|
|
Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной (подп.3.2.10 п.3 СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая организацией или лицом в доказательных или справочных целях в процессе выполнения правовых обязательств или осуществления своей деятельности (подп.3.1.3 п.3 СТБ 2059-2013). |
Одно из направлений организации надлежащего учета БСО - установление определенного порядка уничтожения испорченных бланков строгой отчетности.
Бланки строгой отчетности в номенклатуру дел организации не включаются, так как в номенклатуру дел включаются только документы, учетно-регистрационные формы (журналы, книги) и справочные картотеки (часть первая п.161 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.1 п.161 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь. |
В номенклатуру дел включаются документы, созданные на бланках строгой отчетности, и уже они имеют определенный срок хранения. Например:
• товарно-транспортная накладная - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.177 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень)).
|
|
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь; |
• листок нетрудоспособности - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.198 Перечня), аккредитивы - 5 лет (п.312 Перечня) и др.
Вопрос хранения БСО может возникнуть только лишь в отношении испорченных и (или) аннулированных бланков.
Порядок уничтожения испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности
Порядок уничтожения БСО установлен в главе 4 Инструкции № 196 и предусматривает следующее.
1. Составление реестра бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению.
|
|
Справочно Реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, - приложение 6 к Инструкции № 196. |
2. Исчисление срока хранения.
Испорченные бланки строгой отчетности уничтожаются через месяц после налоговой проверки (п.15 Инструкции № 196).
3. Издание приказа о назначении комиссии для проверки наличия подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности.
|
|
Справочно Приказ о создании комиссии для проверки наличия подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности (пример) см. здесь. |
4. Составление комиссией заключения.
Комиссия должна дать заключение, подтверждающее необходимость уничтожения испорченных бланков строгой отчетности. Форма заключения нормативными правовыми актами не установлена.
5. Составление акта на списание.
Акт на списание составляется на основе реестра бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению, и заключения комиссии.
|
|
Справочно Акт на списание испорченных, аннулированных бланков строгой отчетности - приложение 7 к Инструкции № 196. |
6. Фактическое уничтожение и составление акта об уничтожение бланков строгой отчетности.
Форма акта об уничтожении БСО нормативными правовыми актами не установлена.
|
|
Справочно Акт об уничтожении бланков строгой отчетности см. здесь. |
Таким образом, в процессе уничтожения БСО образуются следующие документы:
1) реестр бланков строгой отчетности, подлежащих уничтожению;
2) приказ о создании комиссии для проверки наличия подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности;
3) заключение, подтверждающее необходимость уничтожения бланков строгой отчетности;
4) акт на списание испорченных (аннулированных) бланков строгой отчетности;
5) акт об уничтожении бланков строгой отчетности.
Хранение документов по уничтожению бланков строгой отчетности
Установлен срок хранения лишь приходно-расходных книг по учету бланков строгой отчетности - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.221 Перечня).
Приказ о назначении комиссии будет приказом по основной деятельности и должен храниться в соответствии с подп.21.1 п.21 Перечня (постоянно или 10 лет).
Остальные документы целесообразно сформировать в самостоятельное дело с заголовком «Документы об уничтожении испорченных (аннулированных) бланков строгой отчетности (реестры, заключения, акты и др.)».
Срок хранения такого дела необходимо установить на заседании экспертной комиссии организации (ЭК).
|
|
Справочно Экспертная комиссия является совещательным органом, решения которого утверждаются руководителем организации. Заседания ЭК и принимаемые решения оформляются протоколами (п.177 Инструкции по делопроизводству).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. постановлением № 113 п.177 Инструкции по делопроизводству изложен в новой редакции: «ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации.». Комментарии см. здесь. |
С учетом срока хранения приходно-расходных книг по учету БСО для такого дела можно установить срок хранения 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет.
 |
Пример
|
19.08.2019
Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела