Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ВНЕСЕНИЯ ИЗМЕНЕНИЙ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Понятие ведомственного перечня

Государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства утверждают перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (часть пятая ст.4 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.1 (ст.1-5) Закона № 323-З изложена в новой редакции Законом от 18.04.2022 № 163-З. Следует руководствоваться ч.6 и 7 ст.4 Закона № 323-З.

Такие перечни, разрабатываемые государственными органами и иными государственными организациями, получили название «ведомственные перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь с указанием сроков хранения» (далее - ведомственный перечень). Указанное название применяется в подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и подп.39.4 п.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.165.4 п.165 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь. С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Негосударственные организации в соответствии с частью шестой ст.4 вышеуказанного Закона могут по согласованию с государственными архивами утверждать перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения. Такие перечни ведомственными не являются.

Согласование и утверждение ведомственного перечня

Республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства является Министерство юстиции Республики Беларусь (далее - Минюст) (подп.5.1 п.5 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.10.2001 № 1605).

В структуре министерства действует Департамент по архивам и делопроизводству, имеющий статус структурного подразделения центрального аппарата Минюста с правами юридического лица.

Следовательно, ведомственный перечень до его утверждения должен быть согласован с Минюстом.

Согласование и утверждение ведомственного перечня осуществляются в соответствии с требованиями:

• Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь» (далее - Закон о нормативных правовых актах).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. взамен вышеназванного Закона действует Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах». Комментарий см. здесь;

• Правил подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденных Указом Президента Республики Беларусь от 11.08.2003 № 359 (далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 12 июля 2019 г. Указ № 359 на основании Указа Президента Республики Беларусь от 10.07.2019 № 265 утратил силу. Нормы Указа № 359 легли в основу Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах». Подробнее см. здесь.

Так как ведомственный перечень предназначен для применения в государственном органе (иной государственной организации), его разработавшем, и организациях, ему подчиненных (входящих в его состав, систему), он имеет статус локального нормативного правового акта.

Справочно Локальный нормативный правовой акт - нормативный правовой акт, действие которого ограничено рамками одной или нескольких организаций (абзац 12 ст.1 Закона о нормативных правовых актах).

Если ведомственный перечень разработан республиканским органом государственного управления (министерством, государственным комитетом), то он после согласования с Минюстом подлежит утверждению не постановлением, а приказом этого республиканского органа государственного управления.

Справочно Приказ республиканского органа государственного управления - нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления (часть семнадцатая ст.2 Закона о нормативных правовых актах).

При этом Законом о нормативных правовых актах такой вид нормативного правового акта, как «перечень», не предусмотрен. Поэтому для придания ведомственному перечню нормативного характера, делающего его обязательным для применения во всех организациях, для которых он предназначен, в приказе (ином распорядительном документе) используется формулировка не «утвердить», а «установить». На самом перечне оформляется не гриф утверждения, а гриф приложения.

Таким образом, ведомственный перечень является частью распорядительного документа, которым он установлен, а его юридическая сила определяется юридической силой того нормативного правового акта, которым он установлен.

Данное правило распространяется на все виды перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь с указанием сроков хранения (перечень типовых документов, ведомственные перечни, перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций).

Внесение изменений и (или) дополнений в ведомственный перечень

Порядок внесения изменений и (или) дополнений в ведомственный перечень аналогичен порядку его установления.

Изменения и (или) дополнения, вносимые в ведомственный перечень, должны быть изложены в распорядительном документе того же вида, которым был установлен сам перечень.

Так, если ведомственный перечень был установлен приказом министерства, то и вносимые в него изменения и (или) дополнения также должны быть изложены в приказе министерства.

Подготовленный проект распорядительного документа о внесении изменений и (или) дополнений в ведомственный перечень должен быть согласован с Минюстом в том же порядке, в котором согласовывается перечень при его установлении.

Если количество вносимых в ведомственный перечень изменений и (или) дополнений относительно невелико, то они могут быть изложены непосредственно в тексте распорядительного документа о внесении изменений и (или) дополнений с использованием следующей формулировки:

Пример «Внести в приложение 1 к приказу _________ от _____ № ___ «О ___________» следующие изменения: 1. … 2. … и т. д.»

Если количество вносимых изменений и (или) дополнений значительно, то в ведомственный перечень могут быть внесены изменения и (или) дополнения путем изложения его в новой редакции (путем установления нового перечня и отмены действующего).

При этом можно руководствоваться Правилами, хотя они непосредственно на локальные нормативные правовые акты не распространяются (часть вторая п.1 Правил).

Подготовка проекта акта о внесении изменений и (или) дополнений в акт путем изложения его в новой редакции осуществляется в случае, если:

• количество вносимых в действующую редакцию изменений и (или) дополнений составляет более половины текста акта либо если внесение отдельных изменений и (или) дополнений технически сложно для изложения или восприятия;

• в акт неоднократно вносились изменения и (или) дополнения, вследствие чего затруднено его применение (часть вторая п.30 Правил).

29.03.2018

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела