Материал помещен в архив

ПОРЯДОК ЗАВЕРЕНИЯ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ: ОСНОВНЫЕ АСПЕКТЫ

Копии документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, и выписки из них, выдаваемые юридическими лицами по заявлениям (запросам) граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (далее - обратившиеся лица) или их представителей, оформляются в порядке, установленном Министерством юстиции Республики Беларусь (п.4 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц»; далее - постановление № 1256).

Вопросы оформления документов и их копий, включая выписки, комплексно регламентированы п.64 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

Следует отметить, что наряду с традиционно применяемым в сфере делопроизводства термином «заверение копии» в п.64 Инструкции № 4 используется в качестве синонима термин «засвидетельствование копии».

Так, юридические лица обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для предоставления им обратившимися лицами (их представителями), если актами законодательства не предусмотрено предоставление нотариально засвидетельствованных копий таких документов (подп.1.5 п.1 постановления № 1256).

Юридические лица в установленных данным постановлением случаях должны рассматривать заявления обратившихся к ним лиц (их представителей) о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности.

Выписка из документа

Справочно Выпиской из документа является копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке (часть третья п.64 Инструкции № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.64 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Данное определение несколько отличается от определения, приведенного в предварительном государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», согласно которому выписка из официального документа - это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке. Определение, приведенное в СТБ 2059-2013, представляется более точным.

В зависимости от вида копии (способа ее изготовления) она также может воспроизводить лишь часть реквизитов документа. Например, копии, полученные с использованием средств оперативной полиграфии (так называемые факсимильные копии, или ксерокопии), будут воспроизводить все реквизиты подлинника документа, с которого они изготовлены, в том числе факсимильную подпись уполномоченного должностного лица, подписавшего документ, визы (если они оформлены не на обороте), отметку об исполнении документа и направлении его в дело и др. В то же время копии, полученные автоматически при печатании документа с использованием технических средств (например, копии исходящих документов, дополнительные экземпляры распорядительных документов и др.), все реквизиты подлинника документа воспроизводить не будут: такие копии печатаются не на бланке, на них не будет воспроизводиться реквизит «Визы» и т. д. В связи с этим воспроизведение части реквизитов документа является отличительной характеристикой выписки по отношению не ко всем видам копий, а лишь к тем, которые получены, например, с использованием средств оперативной полиграфии.

Отличительной особенностью выписки от других видов копий является то, что она воспроизводит не весь текст документа, а его часть. Например, если текст подлинника приказа состоит из пяти пунктов, то в текст выписки из этого приказа могут быть включены 1, 2, 3 или 4 пункта. Нумерация этих пунктов в выписке должна соответствовать нумерации пунктов в подлиннике документа. При этом констатирующая часть распорядительного документа в выписке, как правило, воспроизводится полностью.

Выписки из документов оформляются на общем бланке (часть третья п.64 Инструкции № 4). В то же время на общем бланке могут быть подготовлены выписки только из тех документов, которые созданы самой организацией. Например, подп.1.2 п.2 постановления № 1256 установлено, что юридические лица должны выдавать обратившимся лицам (их представителям) необходимые для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, копии имеющихся у них документов других юридических лиц, от которых непосредственно получить копии этих документов невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и т. п.). Очевидно, что в данном случае общий бланк для изготовления выписки из документа использоваться не может.

Общий бланк не может использоваться для изготовления выписки из документа также и в том случае, если изменилось содержание реквизитов бланка, например, при изменении наименований организации, создавшей документ, или вышестоящей организации. В этом случае реквизиты бланка воспроизводятся в выписке с помощью технических средств в точном соответствии с тем, как они указаны на бланке, на котором был подготовлен подлинник документа.

Порядок оформления копий

Копии документов, представляемые обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них оформляются в порядке, предусмотренном частями второй-шестой п.64 Инструкции № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.2 и 3 п.64 Инструкции № 4 внесены изменения постановлением № 113. Комментарии см. здесь.

При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии удостоверяют печатью организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2018 г. субъекты хозяйствования вправе не использовать печати (за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь) (подп.3.11 п.3 Декрета Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7 «О развитии предпринимательства»).

В этом контексте следует обратить внимание на то, что юридические лица должны рассматривать заявления о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18.07.2011 № 300-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее - Закон № 300-З) либо Законом Республики Беларусь от 28.10.2008 № 433-З «Об основах административных процедур» (далее - Закон № 433-З) (подп.1.6 п.1 постановления № 1256).

Закон № 300-З, а также разработанное в соответствии с его требованиями Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.12.2011 № 1786, не содержат особых требований к порядку заверения копий документов. На этом основании заверение копий документов, выдаваемых юридическими лицами по заявлениям обратившихся лиц (их представителей) для решения вопросов, касающихся их прав и (или) законных интересов, при рассмотрении таких заявлений в соответствии с Законом № 300-З должно осуществляться согласно требованиям, установленным частями пятой-восьмой п.64 Инструкции № 4.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 августа 2018 г. часть восьмая п.64 Инструкции № 4 исключена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26.07.2018 № 154.

В то же время при рассмотрении указанных заявлений о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом № 433-З следует учитывать, что делопроизводство по административным процедурам ведется на основании требований отдельного нормативного правового акта Республики Беларусь - Инструкции о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 07.05.2009 № 39 (далее - Инструкция № 39). Пунктом 20 Инструкции № 39 предусмотрено, что заверение копий справки или другого документа, выданного уполномоченным органом по заявлению заинтересованного лица, оформляется в соответствии с государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», если законодательством не предусмотрена необходимость нотариального свидетельствования копий такой справки или другого документа. В частности, порядок заверения копий документов установлен п.5.25 СТБ 6.38-2016.

Таким образом, в настоящее время параллельно действуют 2 нормативных правовых акта Республики Беларусь, устанавливающих требования к оформлению копий документов и выписок из них по результатам рассмотрения заявлений обратившихся лиц о выдаче копий документов и свидетельствовании их верности в соответствии с Законом № 433-З. В целях дальнейшего совершенствования законодательства по указанным вопросам представляется целесообразным внесение изменения в п.20 Инструкции № 39 путем замены отсылочной нормы на Инструкцию № 4.

Допускается удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи, размноженные экземпляры документа, не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника и предназначенные не только для рассылки, но и для внутреннего пользования. Таким способом можно удостоверять, например, копии документов, полученные автоматически при печатании документов с использованием технических средств и предназначенные для передачи в структурные подразделения организации, включения в состав личных дел работников и т. д.

Состав документов, копии которых может заверять организация

Выдача и свидетельствование верности копий документов организацией (юридическим лицом) необходимы в 3 случаях:

1) если это исходящие от организации (юридического лица) документы, которые необходимы обратившимся лицам для решения вопросов, касающихся их прав и (или) законных интересов (за исключением исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами);

2) если это имеющиеся у организации (юридического лица) документы других юридических лиц, которые необходимы обратившимся лицам для решения вопросов, касающихся их прав и (или) законных интересов, при этом копии таких документов от других юридических лиц непосредственно получить невозможно (в связи с ликвидацией юридического лица, утратой документа и т. п.);

3) если это имеющиеся у организации (юридического лица) документы, которые необходимы другим юридическим лицам (их представителям) для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся к ним лиц (подп.1.1-1.3 п.1 постановления № 1256).

В первых двух случаях копии документов выдаются по заявлениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц (их представителей), в третьем - по запросам юридических лиц (их представителей). В третьем случае копии документов, выдаваемых по запросам юридических лиц, могут быть засвидетельствованы, если это копии документов, созданных в самой организации.

Заверение копии (выписки) трудовой книжки

Организация может заверять копии документов, предусмотренных и иными актами законодательства. Одним из таких актов законодательства является Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее - Инструкция № 40) (часть тринадцатая п.64 Инструкции № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. следует руководствоваться  ч.12 п.64 Инструкции № 4 с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 13.03.2019 № 39.

Наниматель по просьбе работника заверяет копию трудовой книжки и ее дубликат (часть вторая п.76 Инструкции № 40).

Так как выписка является одним из видов копий, то на основании данной нормы представляется возможным заверение и других видов копий выписки из трудовых книжек.

В то же время изготовление и заверение копии (свидетельствование верности копии) трудовой книжки работника организацией-нанимателем (юридическим лицом - нанимателем) возможно как на основании подп.1.3 п.1 постановления № 1256 по запросу другого юридического лица (его представителя), так и организацией, в которую представлена копия на основании подп.1.5 п.1 постановления № 1256.

В этом случае копия трудовой книжки может быть изготовлена средствами оперативной полиграфии в соответствии с положениями части одиннадцатой п.64 Инструкции № 4.

Кроме того, наниматель обязан выдать работнику по его письменной просьбе трудовую книжку (дубликат) сроком не более чем на 5 календарных дней (часть первая п.76 Инструкции № 40).

Подлинник трудовой книжки вместе с копией может быть представлен другой организации (юридическому лицу) для подтверждения соответствия копии подлиннику при решении вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившегося лица. В этом случае копия трудовой книжки может быть заверена организацией, в которую она представлена, на основании норм подп.1.5 п.1 постановления № 1256.

Заверение копий документов, предусмотренных иными актами законодательства

В отношении возможности заверения копий иных личных документов (свидетельств о рождении, документов об образовании и т. п.) законодательство Республики Беларусь исключительных норм не содержит. Следовательно, заверение копий этих документов организацией (юридическим лицом) согласно подп.1.5 п.1 постановления № 1256 возможно только в случае, если они предоставлены этой организации (юридическому лицу) обратившимися лицами (их представителями) и необходимы самой этой организации (юридическому лицу).

На этом основании организации (юридические лица) не вправе более заверять копии личных документов по просьбам граждан (за исключением хранящихся у них трудовых книжек работников), в том числе если эти копии необходимы для представления гражданами третьим лицам (иным организациям, юридическим лицам). В то же время копии таких документов должны быть заверены теми организациями (юридическими лицами), в которые граждане представляют эти документы, если они связаны с реализацией их законных прав и интересов.

21.09.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела