Материал помещен в архив

ПОСТАНОВКА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА

Почему не бухгалтерский учет?

Понимание необходимости управленческого учета возникает у руководителей отечественных организаций, когда они осознают недостаточность имеющейся информации для принятия управленческих решений. Почему же для этого часто не хватает бухгалтерских данных? Дело в том, что бухгалтерский учет в Республике Беларусь полностью подчинен целям налогового учета.

В этом случае первоочередные пользователи бухгалтерской отчетности - налоговые и иные контролирующие органы. Конечно, бухгалтерская информация может оказаться полезной и даже достаточной, но все же ей присущи существенные недостатки.

1. Отсутствие полноты. В бухгалтерию попадают лишь документально подтвержденные данные.

2. Лишние данные. В действительности первичные документы не всегда имеют реальное хозяйственное наполнение.

3. Неконсолидированность. Объединить данные по нескольким юридическим лицам затруднительно, если между ними происходили хозяйственные операции.

4. Неверная методология. Самый простой пример - заниженные нормы амортизации офисной оргтехники.

5. Дискретность и неоперативность вследствие запаздывания итоговых сведений за отчетный период.

Бухгалтер-секьюрити?

Ликвидировать недостатки бухгалтерской информации можно двумя путями:

1) фильтровать и корректировать бухгалтерскую отчетность до необходимого вида силами экономической службы либо передать бухгалтерии часть экономических функций. Данный вариант можно назвать трансформацией бухгалтерской отчетности;

2) создать параллельный пооперационный «управленческий» учет. При этом экономическая и бухгалтерская службы работают независимо друг от друга, получая первичные данные непосредственно из оперативного (первичного) учета (схема 1).

Первый способ неплох для организации с несложной деятельностью, второй предпочтителен для многофункциональных корпораций. Второй вариант организации учета позволяет точнее и оперативнее готовить управленческую отчетность, однако требует повышенных трудозатрат при его внедрении и эксплуатации, влечет некоторое дублирование функций учета.

Рассмотрим второй способ более подробно. Поскольку в данном случае бухгалтерия работает лишь на отчетность для контролирующих органов, то можно сказать, что она защищает организацию от внешних воздействий и ее можно, при желании, представить как подразделение службы безопасности. Далее будет рассмотрен вариант отдельного ведения управленческого учета.

Что такое управленческий учет

Общеизвестно, что управленческий учет - это сбор и предоставление руководству информации, позволяющей принимать управленческие решения.

Обычный учет превращается в управленческий при выполнении следующих требований.

1. Правильная методика. По мнению автора, это методика здравого смысла. Здесь можно брать за основу международные стандарты бухгалтерской отчетности (МСФО) - International Accounting Standards (IAS). Иногда их ошибочно называют GAAP (Generally Accepted Accounting Principles) - общепризнанные принципы бухгалтерского учета США. Это, впрочем, допустимо, поскольку IAS и GAAP очень похожи и расхождения не касаются принципиальных положений. При этом GAAP имеет более подробное описание правил учета, охватывая все бухгалтерские нюансы, и поэтому чаще подвергается изменениям и нововведениям. Из методических рекомендаций коснемся также выбора валюты учета. Для управленческого учета желательно использовать валюту, мало подверженную инфляции, например доллар США, евро и т.д. При этом сумма каждой хозяйственной операции в любой иной валюте должна пересчитываться в основную валюту по текущему курсу.

2. Полнота и оперативность. Это требование очевидно, однако важно понять, что его можно выполнить, лишь создав оптимальную организационную структуру, отладив информационные потоки, а также используя соответствующее программное обеспечение и квалифицированный труд.

3. Доступность. Чтобы правильно понимать отчеты, требуется некоторая подготовка пользователя. Тем не менее сама отчетность должна быть наглядной, удобной, без лишней путаницы, содержать всю необходимую информацию. Приведем перечень обязательных отчетов с краткими комментариями по поводу методики их составления:

• баланс фиксирует состояние организации на определенную дату. Для организации особый интерес представляет размер собственности владельцев, состоящей из уставного капитала, прибыли предыдущих лет и прибыли текущего года. Найти сумму собственности владельцев можно путем вычитания обязательств из суммарного актива. Пример балансового отчета компании Sample Inc после 1-го года деятельности приведен в таблице 1.

• отчет о прибылях и убытках демонстрирует эффективность работы организации за отчетный период. Отчет о прибылях и убытках очень удобно рассчитывать в два этапа:

1) сначала находим валовую (маржинальную) прибыль - объем продаж за вычетом себестоимости продаж;

2) затем из валовой прибыли вычитаем общие (не включенные в себестоимость продаж) издержки, как денежные, так и неденежные.

В результате получаем размер чистой прибыли, который должен совпадать с суммой прибыли текущего года в балансе. Чтобы убедиться в этом, проверим сумму чистой прибыли в таблице 2.

• отчет о движении денежных средств (кэш-фло) показывает, откуда предприятие в отчетном периоде получало денежные средства и куда их расходовало. Данный отчет объясняет дефицит или избыток денег, который не всегда напрямую связан с текущей прибылью. Этот отчет делится на три раздела по видам деятельности: движение денег, связанное с операционной, финансовой и инвестиционной деятельностью. Связь между этими тремя видами деятельности организации графически представлена на схеме 2.

Можно также выделить прочую деятельность, связанную с переброской средств между собственными счетами, конвертациями валют и др. По каждому из этих разделов постатейно расшифровываются поступления и оттоки денежных средств. Суммарный приток или отток денежных средств должен совпадать с изменением остатка денег в балансе, как видно в примере отчета кэш-фло за 1-й год деятельности компании Sample Inc в таблице 3.

• отчет о задолженностях - форма произвольная, главное, чтобы она содержала расшифровку задолженностей по контрагентам. Данные должны быть полными и выверенными. Подчеркнем еще раз, что все отчеты должны быть реальными, а при наличии нескольких видов деятельности позволять видеть как консолидированную картину, так и в разрезе по каждому виду деятельности.

4. Обратная связь. Допустим, управленческая отчетность получена, однако, чтобы ее «оживить», нужно оперативно применять на практике управленческие решения, принимаемые на основе анализа отчетности. В противном случае система учета не принесет никаких практических результатов, кроме морального удовлетворения или недовольства.

Бюджетирование - часть механизма обратной связи. Про него много написано, однако до реального бюджетирования в отечественной практике дошли лишь единицы. Хотя, по мнению автора, ничего сверхсложного в бюджетировании нет. Требуется лишь четкая налаженность этого процесса и жесткая дисциплина при заполнении графы «Бюджет» в финансовой отчетности организации (см. таблицы 1-3). Эффект от внедрения почувствуется уже в 1-й месяц: организация получает осмысленное планирование и управление, возможность по-новому взглянуть на финансовые результаты.

Справочно Бюджетирование (англ. budgeting) - планирование и разработка бюджетов, деятельность в рамках этапа планирования бюджетного процесса; процедура составления и принятия бюджетов, один из элементов системы финансового управления, предназначенный для оптимального распределения ресурсов хозяйствующего субъекта во времени. Основное отличие бюджетирования от финансового планирования заключается в делегировании финансовой ответственности. Бюджетирование представляет собой единую систему планирования, контроля и анализа денежных потоков, а также финансовых результатов. Важнейшим элементом бюджетирования является финансовое планирование - управление процессом создания, распределения и использования финансовых ресурсов организации. Бюджет - это финансовый план, другими словами, план деятельности организации на определенный период, выраженный в денежной форме.

В приведенном примере объем продаж почти совпал с запланированным (см. таблицу 2), но валовая прибыль оказалась больше бюджетной благодаря снижению себестоимости продаж и оказанию дополнительных услуг. В силу этого, а также благодаря экономии на общих издержках чистая прибыль на 15 % превысила запланированный уровень. Однако не все так хорошо, как кажется на первый взгляд. Из отчета кэш-фло (см. таблицу 3) видно, что не выполнен план сбора денег с покупателей, а поставщикам пришлось заплатить больше, чем предполагалось. Результатом стал фактический приток денег, меньший на 19 %, чем по бюджету. В балансе (см. таблицу 1) находится подтверждение всем этим тенденциям. В довершение можно заметить, что хотя собственность владельцев и превысила плановый уровень, тем не менее увеличилась задолженность организации поставщикам и возросли складские запасы. Но в целом плановые показатели баланса можно считать выполненными.

Постановка управленческого учета

Перед введением управленческого учета очень желательно ввести в организации элементы регулярного менеджмента, иметь продуманную организационно-штатную структуру, положения о подразделениях и должностные инструкции, причем все это должно регулярно пересматриваться и обновляться. Заметим также, что нужно иметь грамотные аналитические разрезы организации. Иными словами, должна быть четкая финансовая структура организации с выделенными бизнес-направлениями или, как их часто называют, центрами финансового учета.

Справочно Регулярный менеджмент - это тщательно спланированная и хорошо работающая система управления организацией, а также системная работа над совершенствованием системы управления; подход к управлению, который предусматривает постоянное стремление к «прозрачности» бизнеса, упорядоченности процессов и отношений, стандартизации процедур, искоренению системных ошибок и т.п. Противоположность регулярного менеджмента - стихийный, ситуативный или нерегулярный менеджмент. Сущность регулярного менеджмента заключается в том, чтобы установить правила поведения людей в повторяющихся процессах и ситуациях, перевести деятельность на режим работы «по правилам», а затем контролировать соблюдение этих правил. Таким образом, единожды потратив время на стандартизацию и формализацию какого-либо процесса, менеджер высвобождает свой управленческий ресурс для более продуктивной работы, так как ранее ему приходилось регулярно решать несложные с управленческой точки зрения проблемы, но занимающие в сумме огромное количество времени.

Чтобы система управленческого учета начала работать сразу и без сбоев, нужно тщательно разработать схему документооборота. Для этого требуется расписать порядок движения документов, сопровождающих существующие бизнес-процессы, иными словами, создать модель «Как есть» (As Is). Для графического описания бизнес-процессов можно взять любую методику, даже собственной разработки, однако предпочтительно применение стандарта IDEF0.

Модель «Как есть» нужна для изучения, оптимизации и упрощения бизнес-процессов. Для подготовки новой улучшенной модели «Как будет» (To Be) требуется определить, кто и в каком порядке будет подавать в аналитический центр информацию, необходимую для подготовки управленческой отчетности. В общем случае рекомендуется следующая схема подготовки ежемесячных отчетов.

1. На основании полных данных о движении денег по расчетным счетам и кассам экономическая служба готовит отчет о движении денежных средств - кэш-фло (схема 3).

2. На основании данных торгового отдела, склада, расчетных счетов и касс (могут быть варианты у разных организаций) экономическая служба рассчитывает отчет о прибылях и убытках, как консолидированный, так и в разрезе по бизнес-направлениям (схема 4).

3. Последний и наиболее ответственный этап - подготовка балансового отчета вместе с расшифровкой дебиторско-кредиторской задолженности. Для этого понадобятся сведения обо всех основных средствах и их остаточной стоимости, полная информация о взаиморасчетах на конец месяца, а также данные о товарно-денежных остатках (схема 5).

Вышеназванные рекомендации касаются «ручного» способа сбора и обработки информации, подразумевающего подготовку и анализ данных с помощью ручки и бумаги. Однако одновременно с разработкой системы документооборота или через некоторое время после ее внедрения желательно продумать вопросы автоматизации. Можно проводить выборочную, точечную, автоматизацию некоторых элементов документооборота либо сразу внедрять многофункциональный программный комплекс ведения управленческого учета.

03.05.2014

Александр Синкевич, директор компании «Sinkevich Technologies»