Материал помещен в архив

СИТУАЦИЯ: Поставщик передал покупателю товар и все 4 экземпляра товарно-транспортной накладной формы ТТН-1. Покупатель все экземпляры накладной потерял.

Необходимо ли поставщику в такой ситуации выписывать новые бланки ТТН-1 и как отразить утерянные?

Товарно-транспортные накладные являются бланками строгой отчетности, в связи с чем их учет, хранение и уничтожение осуществляются в соответствии с Инструкцией о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, утвержденной постановлением Минфина РБ, МНС РБ, Минсвязи РБ от 04.11.2009 № 134/78/52 (далее - Инструкция № 134/78/52).

Так, согласно п.22 Инструкции № 134/78/52 при обнаружении фактов порчи, утраты, хищения бланков первичных учетных документов (в т.ч. накладных) руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) не позднее 3 рабочих дней со дня их обнаружения создается комиссия по проверке обнаруженных фактов. Индивидуальные предприниматели, не имеющие наемных работников, являющихся материально ответственными лицами, проводят проверку фактов порчи, утраты, хищения бланков без создания комиссии.

По результатам проверки составляется акт списания бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, по форме согласно приложению 3 к Инструкции № 134/78/52. Акт списания бланков подписывается председателем и членами комиссии или индивидуальным предпринимателем и не позднее рабочего дня, следующего за днем составления акта, утверждается руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Утвержденный акт списания бланков не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения, представляется в инспекцию МНС, которая не позднее 2 рабочих дней со дня получения акта передает в электронный банк данных сведения об испорченных, утраченных, похищенных бланках, указанных в акте списания бланков, с признаком «Недействительно».

Номера и серии бланков, внесенные в электронный банк данных с признаком «Недействительно», восстановлению не подлежат (п.26 Инструкции № 134/78/52).

Аналогичные по смыслу нормы содержатся в пп.13 и 28 Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учета бланков строгой отчетности, утвержденной постановлением Минфина РБ от 18.12.2008 № 196 (далее - Инструкция № 196).

При отсутствии виновных лиц утерянные бланки накладных списываются коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, путем составления следующей корреспонденции (п.24 Инструкции № 196):

В случае наличия виновных лиц, не обеспечивших сохранность бланков строгой отчетности, стоимость утраченных бланков отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Согласно п.26 Инструкции № 196 при наличии виновных лиц от стоимости испорченных и (или) аннулированных бланков строгой отчетности исчисляется налог на добавленную стоимость. По мнению автора, эта норма должна применяться и в отношении утраченных (похищенных) бланков строгой отчетности. При этом коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями, ведущими бухгалтерский учет, составляется бухгалтерская запись:

Далее стоимость утраченных бланков строгой отчетности (с учетом НДС) списывается за счет виновного лица (п.25 Инструкции № 196):

Для того чтобы в рассматриваемой ситуации отражение отгрузки товаров в учете поставщика и оприходование этих товаров в учете покупателя были документально обоснованы, поставщику следует оформить новые товарно-транспортные накладные взамен утерянных (и впоследствии исключенных из электронного банка данных).

30.11.2009 г.

Сергей Шкирман, экономист

От редакции: С 6 сентября 2011 г. постановление Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 04.11.2009 № 134/78/52 «Об утверждении Инструкции о порядке приобретения, учета, хранения, использования и возврата бланков первичных учетных документов, информация об изготовлении и реализации которых подлежит внесению в электронный банк данных об изготовленных и реализованных бланках первичных учетных документов и контрольных знаках, и о признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь» на основании постановления Минфина РБ, МНС РБ и Минсвязи РБ от 12.08.2011 № 76/34/16 утратило силу.

С 1 января 2012 г. постановление Минфина РБ от 30.05.2003 № 89 «Об утверждении Типового плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по применению Типового плана счетов бухгалтерского учета» на основании постановления Минфина РБ от 29.06.2011 № 50 утратило силу.