Материал помещен в архив

ПОСТРОЕНИЕ ОТНОШЕНИЙ С ЛОГИСТИЧЕСКИМ ОПЕРАТОРОМ

Введение

Перевод на аутсорсинг (примечание 1) операций, не являющихся профильными для бизнеса, - прием достаточно известный. Для многих компаний-дистрибьютеров кажется весьма привлекательным решение об отказе от собственных складов и передача складской логистики на плечи специализированного логистического оператора (ЛО). Но при этом необходимо помнить и о подводных камнях, ведь вы вступаете в отношения с другим юридическим лицом, управлять которым сможете только на основании договорных отношений. А это потребует от вас существенного пересмотра собственных бизнес-процессов.

Вопрос о целесообразности услуг ЛО все чаще ставится собственниками и руководителями компании перед директором по логистике. Как правило, причины возникновения такого вопроса в следующем:

- складская логистика не является стратегическим направлением развития бизнеса вашей компании;

- за весь период деятельности компании не осуществлялись значимые инвестиции в склад;

- доля накладных расходов в бюджете склада занимает значительную часть (более 30 %);

- имеющийся склад используется в неполном объеме как по обороту складских мест, так и по времени работы в течение суток, недели, месяца и года;

- на рынке логистических услуг имеются приемлемые предложения как по уровню сервиса, так и по экономическим соображениям.

Очень часто директоры по логистике болезненно относятся к рассмотрению вопроса отказа от собственного склада и перехода на работу с логистическим оператором (т.е. на аутсорсинг складской логистики). Как правило, причины в основном субъективные. Действительно, ведь склад - это обычно самое крупное по численности подразделение. Оно придает директору по логистике значимости, он уже знает, как им управлять. Собственный склад «прощает» недоработки в части регламентации бизнес-процессов, бюджетирование и экономические расчеты можно вести «от достигнутого» и т.п.

Конечно, склад - хозяйство хлопотное. Но где хлопоты, там и зарплата. С другой стороны, аутсорсинг в нашей стране - дело новое. Рынок складской логистики еще только находится в стадии созревания, множество компаний-дистрибьютеров уже обжигались на «незрелом партнере» и вновь возвращались к собственному складу. Тем более, что многие дистрибьютеры в наше время разбираются в складской логистике лучше, чем иные ЛО. Но рано или поздно все становится на свои места. Каждый должен заниматься своим делом: дистрибьютеры будут покупать и продавать товары, а ЛО оказывать логистические услуги. Современная логистика требует серьезных инвестиций, а инвестиции делаются только в том случае, когда они вкладываются в основной бизнес! Только тогда они дают максимальную отдачу. И это уже вопрос стратегического планирования бизнеса компании, ответ на который начинается с экономического анализа.

Предпосылки для проведения экономического анализа. Для начала следует подготовить 3 варианта расчетов:

- вариант 1: собственный склад с учетом возможной оптимизации процессов и расходов;

- вариант 2: комбинированный - собственный склад + аутсорсинг части складских операций;

- вариант 3: полный перевод складских операций на аутсорсинг логистическому оператору.

Расчет необходимо делать не менее чем на 3 года вперед, исходя из номинального варианта прогноза продаж на данный период.

Результаты расчета нужно рассматривать коллегиально, с учетом мнений «продажников», маркетологов, финансистов и, конечно же, руководства компании, так как данный вопрос относится к стратегическому направлению ее развития на долгосрочную перспективу.

Допустим, в конечном итоге принято решение о привлечении ЛО для осуществления складских операций с вашим товаром. Сформулируйте конкретное техническое задание вашему будущему партнеру. Укажите характер груза (товара), объем хранения, объемы поставок, отгрузок и прочих складских операций, влияние сезонности. Обязательно опишите потребность в дополнительной предпродажной подготовке товара, если таковая имеется. Обычно ЛО имеют собственный опросный лист, с помощью которого они запрашивают ваши потребности и затем готовят на его основе свое бизнес-предложение. Но если Вы сначала сами конкретизируетесь в своих предложениях, ваш диалог будет более конкретным и продуктивным.

Подбор логистического оператора. Поиск ЛО следует проводить на конкурсной основе. Практика показывает, что нужно отработать несколько предложений, некоторые компании посетить лично, прежде чем сформируется список «финалистов». И только затем из этого списка предложите на коллегиальное рассмотрение 2-3 компании с примерно одинаковым перечнем услуг и близкими экономическими показателями (расценками на услуги).

Далее подготовьте свой вариант договора с будущим ЛО. При этом следует обратить внимание на следующие вопросы.

Четко пропишите все основные процессы, которые Вы передаете на исполнение ЛО. Не должно быть разночтений в границах процессов приемки товара, постановки на хранение, набора заказов, контроля, комплектации и отгрузки. Учтите при этом специфику поклиентной комплектации и отгрузки по направлениям (маршрутам). Для компаний-дистрибьютеров это очень важно. Ведь для ЛО - единственный клиент - это Вы. Но Вы отгружаете набранные заказы множеству получателей груза, т.е. своим клиентам. При этом имейте в виду, что отгружать их необходимо в определенной последовательности с учетом правил погрузки в транспортное средство. Если Вы не учтете это заранее, то в дальнейшем в этой части возникнет почва для разногласий.

Ценообразование. Ценообразование следует производить в привязке к прописанным процессам. К примеру, в понимании ЛО в тариф на набор заказов включаются снятие товара с мест хранения и перемещение в зону комплектации. Вы же считаете, что в эту операцию должны еще входить контроль, поклиентная комплектация и подготовка к отгрузке по направлениям. И если ранее с другими своими клиентами ЛО этих операций не делал, то у Вас могут возникнуть серьезные разногласия уже в процессе работы (после подписания договора). И таких нюансов в части разграничения операций и соответственно тарифов достаточно много.

Разработайте ограничители и нормативы на выполнение основных операций для ЛО. Ведь вам важно, чтобы заказ не просто собрали, но еще и собрали в нужное время!

Требования к качеству складских помещений. Важнейший вопрос - конкретизация требований к качеству складских операций и ответственности за отклонения от установленных требований в этой области. Во-первых, определитесь, что Вы будете понимать под качеством складских операций, во-вторых, - в какой форме будут предъявляться претензии, регламентный срок на их отработку и далее, ответственность за отклонения от согласованных параметров качества. При этом ответственность должна быть предельно конкретной и легко рассчитываемой по итогам работы за установленный период. Этот вопрос нередко становится основным в ходе практической работы.

Определитесь в дополнительных работах, которые требуются вам в качестве предпродажной подготовки. Нередко именно они могут стать камнем преткновения, так как ЛО может оказаться не готов выполнять их в нужном объеме. А продавать товар, к примеру, без специальной стикеровки, не приемлемо для Вас.

Обеспечение учета и сохранности товаров. Изначально следует договориться о системе текущих инвентаризаций и ежегодной полной инвентаризации товаров с остановкой всех рабочих процессов и физическим пересчетом товара совместными счетными группами. Данная работа потребует от ЛО дополнительных ресурсов, поэтому расценки на операции пересчета следует оговорить заблаговременно, так же как и описать процедуру инвентаризации.

Система документооборота и информационного обмена

Для работы с ЛО у вас должна быть разработана система документооборота и информационного обмена, в связи с этим рассмотрим основные отчеты и документы, которые будут использоваться.

Файл описания продуктов - Product file. Представляется Клиентом в электронном виде, обычно в виде файла в формате MS Excel. Файл содержит описание каждого продукта, стоимость товара, передаваемого на ответственное хранение, и должен быть подан для ввода необходимой информации в учетную систему ЛО до начала операций по соответствующему продукту. Product file может изменяться и пополняться по мере необходимости.

Акт о приеме-передаче товарно-материальных ценностей на хранение № МХ-1. Акт № МХ-1 оформляется на основе унифицированной формы первичных учетных документов (см. ниже).

Акт № МХ-1 оформляется ЛО по каждому прибытию грузов в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон и заверяется подписью уполномоченных представителей и печатями ЛО и клиента. Подписание акта означает - «Груз сдал, Груз принял». С этого момента - ваш товар на ответственном хранении у ЛО. Обратите особое внимание на нюансы. К примеру, кто будет отвечать за товар в интервале времени, с момента, когда он был уже выгружен из автомашины, пересчитан, проверен по количеству и качеству совместно с вашим представителем и до момента, когда ему на подпись принесли подготовленные экземпляры акта № МХ-1? Какое время Вы отводите на подготовку этого документа с момента окончания пересчета? На основании какого документа оператор ЛО будет готовить акт № МХ-1? Ведь товар еще не заведен в информационную систему ЛО. Конечно, идеальный вариант, когда представители ЛО сами принимают груз у перевозчика. Но такой доверительный уровень отношений, как правило, наступает не сразу. Тем более, если Ваш товар специфичен и требует особых компетенций для его идентификации и приемки по качеству. Вы также можете указать в акте фактическое время постановки автомобиля под выгрузку, окончание выгрузки и окончание приемки по количеству и качеству. Если в вашем договоре данные процессы нормированы, данная информация обозначит контрольные точки выполнения данных нормативов.

Акт о соответствии качества и количества товарно-материальных ценностей, принимаемых к ответственному хранению. В данном акте указывается фактическое количество прибывшего груза клиента по каждому наименованию и коду, фиксируются все расхождения по количеству и ассортименту с товарно-транспортными документами поставщика, состояние упаковки и наличие внешних повреждений. Данный документ позволит Вам предъявить претензию по качеству поставки.

Акт о возврате товарно-материальных ценностей с хранения № МХ-3.

Акт № МХ-3 оформляется ЛО по каждому заказу на отгрузку в 2 экземплярах. Подписание акта означает, что ответственность ЛО за сохранность ваших грузов закончена, он передал вам заказ в полном соответствии с вашим распоряжением на отгрузку.

Акт о повреждении продукции. Логистический оператор оформляет акт о повреждении продукции клиента при обнаружении поврежденной продукции на объекте либо при нанесении повреждений при выполнении операций. Логистический оператор указывает в акте количество поврежденного груза, его код, наименование, характер повреждений в соответствии с классификацией, предусмотренной в инструкции клиента, а также предполагаемую причину повреждений. Данный акт заверяется подписями членов комиссии в составе уполномоченных представителей ЛО и клиента.

Реестр отгрузок. Реестр - это сводный график прибытия транспортного средства (ТС) и организации процесса погрузки, планируемых в течение следующего рабочего дня. Данный реестр должен содержать следующую информацию по каждому маршруту:

- дата отгрузки;

- номера заявки на отгрузку;

- планируемое время отгрузки;

- номер (ТС);

- способ доставки (самовывоз, передача груза представителю клиента, доставка).

Реестр позволяет ЛО планировать свой ресурс, исходя из нагрузки и установленных временных параметров на приемку-передачу заказов со склада. В случае отклонения от установленных договором регламентов и параметров, указанных в реестре отгрузок, клиент вправе предъявить соответствующую претензию.

По факту отгрузок формируется отчет о произведенных отгрузках, с указанием параметров отгрузки по принципу «план-факт» (отчет Shipped).

Подтверждение счета (Billing). Содержит подробную сводную информацию об услугах, оказываемых клиенту за отчетный период. Информация детализируется по кодам услуг и по объему их оказания. На основании этого документа клиенту выставляется счет за фактически оказанные услуги. В случае отсутствия электронной опции формирования биллинга во избежание споров «задним числом» рекомендуется делать сверку по произведенным операциям не реже, чем раз в неделю.

Отчет о товарных остатках (Stock Inventory). Содержит информацию о наличии и статусе продукции клиента на складе ЛО на отчетный момент. Отчет формируется по кодам товаров и дает следующую информацию:

- код и наименование продукции;

- физическое наличие единиц продукции на складе, всего;

- поврежденный и бракованный товар (Stock некондиционного товара);

- товар, имеющий особое функциональное назначение по согласованию с клиентом;

- товар, доступный для подбора и отгрузки в стандартном режиме.

Данный отчет понадобится для сверки некондиционного товара ЛО с вашей корпоративной базой данных. Такие сверки рекомендуется проводить не реже, чем раз в месяц, а при больших количествах операций - еженедельно.

Отчет о движении товара (Activity). Данный отчет формируется одновременно с отчетом о товарных остатках (Stock Inventory). Отчет содержит следующую информацию:

- отчетный период;

- код и наименование товара;

- остаток на начало периода;

- количество поступивших учетных единиц;

- количество отгруженных учетных единиц;

- остаток товара на складе на окончание периода;

- номера документов, являющихся основанием для движения товара.

В случае расхождений по остаткам товаров, выявленным при сравнении отчета Stock Inventory с остатками по вашей БД, отчет Activity позволяет выяснить причину расхождений.

Кроме того, для единой идентификации документооборота ЛО следует применять специальное программное обеспечение, позволяющее присвоить сквозную нумерацию всех входящих распоряжений от клиента к ЛО и наоборот, исходящих сообщений от ЛО к клиенту о произведенных перемещениях и отгрузках. Это позволит автоматизировать сверку товародвижения по документам. Такие почтовые буферы обычно предусмотрены в современных WMS (примечание 2). И этот блок должен быть описан в договоре с ЛО.

К информационному обмену относится и обмен списками авторизованных сотрудников компании и ЛО с указанием их должностных обязанностей, полномочий, а также электронных адресов и номеров телефонов.

Если у вас нет опыта в работе с ЛО и нет специалистов в подготовке пакета документов при переходе на аутсорсинг, лучше обратитесь к опытным консультантам. Иначе данное стратегическое решение (переход на аутсорсинг) не только не облегчит вашу жизнь, но напротив - подвергнет ваш бизнес серьезному риску!

Примечание 1. Аутсорсинг (от англ. outsourcing: (outer-source-using) использование внешнего источника / ресурса) - передача организацией на основании договора определенных бизнес-процессов или производственных функций на обслуживание другой компании, специализирующейся в соответствующей области. В отличие от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый, эпизодический, случайный характер и ограниченных началом и концом, на аутсорсинг передаются обычно функции по профессиональной поддержке бесперебойной работоспособности отдельных систем и инфраструктуры на основе длительного контракта (не менее 1 года). Наличие бизнес-процесса является отличительной чертой аутсорсинга от различных других форм оказания услуг и абонентского обслуживания.

Примечание 2. Система управления складом (англ. Warehouse Management System) - система управления, обеспечивающая автоматизацию и оптимизацию всех процессов складской работы профильного предприятия.

31.01.2011 г.

Евгений Панасенко, ведущий консультант компании «Logist-ICS», г.Москва