ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ ПО ПРОВЕДЕНИЮ ЗАКУПОК ТОВАРОВ (РАБОТ, УСЛУГ) ЗА СЧЕТ СОБСТВЕННЫХ СРЕДСТВ

Введение

Постановлением Совета Министров РБ от 15.03.2012 № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств» (далее - постановление № 229) определено, что республиканские унитарные предприятия, государственные органы, государственные объединения, иные юридические лица, имущество которых находится в республиканской собственности, либо хозяйственные общества, в уставных фондах которых более 25 % акций (долей) принадлежит Республике Беларусь или организациям, имущество которых находится в республиканской собственности, за исключением коммерческих организаций с иностранными инвестициями (далее - организации), осуществляют закупки товаров (работ, услуг) за счет собственных средств в соответствии с постановлением № 229, если иное не установлено законодательными актами Республики Беларусь.

Вместе с тем в организациях часто встречаются ситуации, в которых соблюсти те или иные требования постановления № 229 весьма затруднительно. В данном материале рассмотрены отдельные аспекты осуществления закупок, а также даны практические советы по проведению закупок товаров (работ, услуг) организациями за счет собственных средств.

Подготовка и утверждение порядка осуществления закупок за счет собственных средств

Одним из существенных требований постановления № 229 является разработка и утверждение в организации порядка осуществления закупок за счет собственных средств, в котором определяются виды процедур закупок, условия их применения и проведения, требования к заключению и исполнению договоров на закупки, иные положения, связанные с осуществлением закупок. Утвержденный в соответствии с частями третьей и четвертой подп.2.1 п.2 постановления № 229 порядок закупок за счет собственных средств размещается в открытом доступе в информационной системе «Тендеры» на сайте информационного республиканского унитарного предприятия «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен» (далее - ИС «Тендеры») (http://www.icetrade.by) в течение 3 рабочих дней после его утверждения.

При разработке порядка закупок за счет собственных средств необходимо учесть, что в приложении 1 к постановлению № 229 определен перечень товаров (работ, услуг), на закупки которых за счет собственных средств не распространяется действие постановления № 229 (далее - Перечень), соответственно, в отношении закупок, перечисленных в Перечне, организации вправе не применять конкурентные виды процедур закупок, если законодательными актами Республики Беларусь не предусмотрено иное.

Необходимым условием отнесения закупок товаров (работ, услуг) к закупкам, перечисленным в Перечне, является полное соответствие процедуры и объекта закупки критериям и требованиям, оговоренным в конкретном пункте Перечня.

Так, например, организации при осуществлении закупок товаров (работ, услуг) допускают ошибки, ссылаясь на п.10 Перечня: «Закупки товаров (работ, услуг), не имеющих аналогов и поставляемых (выполняемых, оказываемых) единственным юридическим или физическим лицом, в том числе индивидуальным предпринимателем».

Подтверждением отнесения закупки к названному пункту Перечня будет служить официальный документ о том, что организация-поставщик является единственным юридическим или физическим лицом (в т.ч. индивидуальным предпринимателем), поставляющим данный товар (работу, услугу), и аналоги данных товаров (работ, услуг) отсутствуют. Закупка без проведения конкурентных процедур закупок по п.10 Перечня возможна только при одновременном наличии 2 вышеперечисленных условий. Для проверки достоверности предоставляемой участниками процедуры закупки информации об отсутствии аналогов закупаемых товаров (работ, услуг) и наличии альтернативных поставщиков автор рекомендует по возможности проверять данные сведения путем направления соответствующих запросов в вышестоящие органы, привлечения компетентных служб организации, при помощи интернет-источников и др.

С целью недопущения нарушений и упорядочивания проводимых процедур закупок организация может предусмотреть в утверждаемом внутреннем порядке осуществления закупок за счет собственных средств свои требования к проведению закупок товаров (работ, услуг), на которые не распространяется действие постановления № 229, а также обеспечить ознакомление под подпись всех работников организации, ответственных за проведение закупок товаров (работ, услуг), с разработанным и утвержденным в организации порядком осуществления закупок за счет собственных средств.

Обоснование выбора применяемого вида процедуры закупок

Общие требования к осуществлению процедур закупок за счет собственных средств содержатся в подп.2.1-2.14 п.2 постановления № 229, которые обязательно должны быть учтены при разработке и утверждении внутреннего порядка осуществления закупок за счет собственных средств в организации. При этом необходимо обратить внимание на следующее.

Организация осуществляет закупки за счет собственных средств с применением:

• конкурсов;

• электронных аукционов;

• процедуры закупки из одного источника;

• других видов конкурентных процедур закупок, предусмотренных утверждаемым в организации порядком осуществления закупок за счет собственных средств (подп.2.1 п.2 постановления № 229).

Под конкурсом следует понимать способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором заказчик информирует о проводимом конкурсе путем открытого размещения извещения о проведении конкурса (открытый конкурс) либо путем рассылки приглашений и уведомлений заранее выбранным участникам конкурса (закрытый конкурс).

Электронный аукцион предполагает выбор поставщика (подрядчика, исполнителя) при осуществлении государственных и иных закупок путем проведения электронных торгов (электронных аукционов) товарами (работами, услугами) с понижением их цены.

Под процедурой закупки из одного источника понимается способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором организация предлагает заключить договор на закупку только одному поставщику (подрядчику, исполнителю) (подп.2.2 п.2 постановления № 229).

Процедура закупки из одного источника может применяться, если:

1) возникла срочная необходимость в закупке, а применение конкурентных процедур закупок невозможно вследствие отсутствия необходимого времени для их проведения. Для применения этого положения в качестве обоснования проведения процедуры закупки из одного источника следует представить документы, подтверждающие срочность закупки и невозможность проведения конкурентных процедур закупки с учетом сроков для подготовки и подачи предложений на участие, установленных в подп.2.4 п.2 постановления № 229;

2) организацией, осуществившей закупку у определенного поставщика (подрядчика, исполнителя), установлено, что дополнительная закупка в количестве (объеме), не превышающем количества (объема) первоначальной закупки, ввиду необходимости обеспечения совместимости с ранее закупленными товарами (работами, услугами) должна быть произведена у того же поставщика (подрядчика, исполнителя). Для обоснования проведения процедуры закупки из одного источника в соответствии с названным условием представляются документы конструкторских, технологических служб о необходимости обеспечения совместимости закупаемых товаров (работ, услуг) с ранее закупленными товарами (работами, услугами) с указанием технических и иных характеристик товаров. Данные сведения проверяются и согласовываются подразделениями, осуществляющими закупки, и составляется задание на закупку из одного источника у необходимого поставщика (подрядчика, исполнителя) в количестве (объеме), не превышающем количества (объема) первоначальной закупки;

3) конкурентная процедура закупки либо часть (лот) предмета процедуры закупки признана несостоявшейся и повторное ее проведение является нецелесообразным. В обосновании выбора процедуры закупки из одного источника указываются причины, факторы и другие условия нецелесообразности повторного проведения несостоявшейся конкурентной процедуры закупки.

Даже при соблюдении вышеперечисленных условий и наличии соответствующих обоснований выбора процедуры закупки из одного источника организациям необходимо учесть, что закупки с применением процедуры закупки из одного источника осуществляются у производителей или их сбытовых организаций (официальных торговых представителей), за исключением случаев, когда такие закупки экономически нецелесообразны или невозможны (часть третья подп.2.2 п.2 постановления № 229). То есть при желании организации-покупателя (заказчика) закупить товары (работы, услуги) по процедуре закупки из одного источника не у производителей или официальных торговых представителей, а через посреднические структуры данное решение требуется экономически обосновать с приложением к документации о закупке соответствующих документов (справок, расчетов и т.д.), подтверждающих невозможность или нецелесообразность проведения закупки из одного источника у производителей или их сбытовых организаций (официальных торговых представителей).

Кроме рассмотренных выше процедур закупок организации могут применять другие виды конкурентных процедур закупок, предусмотренные порядком осуществления закупок за счет собственных средств, утверждаемым в организации. Такими видами конкурентных процедур закупок могут являться в т.ч.:

• процедура запроса ценовых предложений - способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором извещение о проведении такой процедуры размещается в открытом доступе в ИС «Тендеры» или направляется потенциальным поставщикам (подрядчикам, исполнителям) индивидуально, а победителем признается поставщик (подрядчик, исполнитель), предложивший лучшие условия по цене, а также иным установленным заказчиком критериям оценки ценовых предложений;

• процедура оформления конкурентного листа - способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором заказчик осуществляет его выбор посредством извещения о проведении процедуры в открытом доступе в ИС «Тендеры» и сбора информации, как правило, о цене за единицу товара (работы, услуги) не менее чем у 2 поставщиков (подрядчиков, исполнителей), и предлагает, как правило, заключить договор поставщику (подрядчику, исполнителю), цена за единицу товара (работы, услуги) которого является наименьшей.

Таким образом, рассмотрев виды конкурентных процедур закупок и требования, касающиеся применения процедуры закупки из одного источника, можно сделать вывод, что при осуществлении закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств наиболее верным решением будет являться применение конкурентных процедур закупок, не ограничивающих доступ поставщиков (подрядчиков, исполнителей) к участию в процедуре закупки, а именно: конкурсов, электронных аукционов и других видов конкурентных процедур закупок. Использование процедуры закупки из одного источника допускается только в определенных случаях, оговоренных постановлением № 229, с учетом имеющихся обоснований и документов для применения указанной процедуры закупки.

Общие требования к документации о закупке

В подп.2.3 п.2 постановления № 229 перечислены обязательные сведения, которые должны содержаться в приглашении к участию в любом виде конкурентных процедур закупок: наименование вида процедуры закупки, наименование и место нахождения организации, описание предмета закупки, его объем (количество) или способ расчета, а также место и сроки поставки (приобретения иным способом) товаров (выполнения работ, оказания услуг), являющихся предметом закупки, и иные сведения, в т.ч. оговоренные внутренним порядком закупок за счет собственных средств организации. Приглашение к участию в любом виде конкурентных процедур закупок размещается в открытом доступе в ИС «Тендеры».

Организация дополнительно рассылает приглашения к участию в конкурентной процедуре закупки производителям, включенным в Регистр производителей товаров (работ, услуг) и их сбытовых организаций (официальных торговых представителей), в количестве не менее десяти (при их наличии), а также вправе направить такие приглашения любым иным известным ей потенциальным поставщикам (подрядчикам, исполнителям) и (или) разместить приглашения в любых средствах массовой информации.

Срок для подготовки и подачи предложений на участие в конкурсе и электронном аукционе должен составлять не менее 20 календарных дней, а по другим видам конкурентных процедур закупок, повторным процедурам закупок, а также в случае, если стоимость закупки не превышает 3 000 базовых величин на день принятия организацией решения о проведении процедуры закупки, - не менее 5 календарных дней со дня размещения приглашения к участию в процедуре закупки в открытом доступе в ИС «Тендеры» (часть первая подп.2.4 п.2 постановления № 229).

С целью упорядочивания порядка оформления приглашений к участию и другой необходимой документации о закупке в разрабатываемом внутреннем порядке проведения закупок за счет собственных средств целесообразно предусмотреть типовые формы заданий на закупку, приглашений к участию и другой документации о закупке.

Состав документации о закупке и обязательные сведения, которые должны содержаться в ней, указаны в подп.2.8 п.2 постановления № 229. Организации, осуществляющие закупки за счет собственных средств, часто не учитывают данные требования при составлении документации о закупке, в т.ч. не указывают либо не включают:

• порядок формирования суммы договора на закупку (цены предложения) с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей;

• проект договора на закупку (его условия) и срок его заключения;

• требования к форме и содержанию предложения участника процедуры закупки и сроку его действия;

• требования к описанию участниками процедуры закупки предлагаемого ими товара (работы, услуги), его функциональных характеристик (потребительских свойств), количественных и качественных характеристик;

• другие обязательные сведения.

Особенности отмены и признания конкурентной процедуры закупки несостоявшейся. Ограничения при проведении процедур закупок

Организация вправе отменить процедуру закупки на любом этапе ее проведения в следующих случаях:

• при отсутствии финансирования;

• утраты необходимости приобретения товаров (работ, услуг);

• изменения предмета закупки и (или) требований к квалификационным данным участников процедуры закупки (подп.2.11 п.2 постановления № 229).

Отмену процедуры закупки по любой из перечисленных причин для организации можно считать изменением существенных условий осуществления закупки, что необходимо подтвердить обосновывающими документами, прилагаемыми к документации о закупке. В дальнейшем это позволит избежать возможных жалоб от участников процедуры закупки, а также освободит организацию от ответственности перед участниками процедуры закупки за отмену процедуры закупки в соответствии с законодательством.

Организация также вправе признать конкурентную процедуру закупки несостоявшейся в случаях, если:

• поступило менее 2 предложений на участие в процедуре закупки;

• в результате отклонения предложений их осталось менее 2;

• отклонены все предложения, в т.ч. содержащие экономически невыгодные для заказчика условия;

• победитель процедуры закупки не подписал договор на закупку;

• до заключения договора на закупку проверкой уполномоченных органов (организаций) были выявлены нарушения в проведении процедуры закупки и результаты проверки не обжалованы организацией в установленном порядке.

Решение об отмене процедуры закупки, о признании процедуры закупки несостоявшейся принимается комиссией или иными уполномоченными лицами в соответствии с утвержденным в организации порядком проведения закупок за счет собственных средств.

При рассмотрении содержащихся в постановлении № 229 норм и ограничений, касающихся проведения закупок за счет собственных средств, необходимо акцентировать внимание на следующем.

1. При проведении процедур закупок товаров (работ, услуг) не допускается:

- не предусмотренное законодательством ограничение доступа поставщиков (подрядчиков, исполнителей) к участию в процедуре закупки (часть первая подп.2.5 п.2 постановления № 229);

- предъявлять требования к участникам процедуры закупки, а также закупаемым товарам (работам, услугам), условиям исполнения договора на закупку и осуществлять оценку и сравнение предложений участников процедуры закупки по критериям и способом, которые не указаны в документации о закупке (часть первая подп.2.6 п.2 постановления № 229);

- включать в состав комиссии, создаваемой для проведения процедур закупок, физических лиц, лично заинтересованных в результатах закупок, физических лиц, на которых способны оказывать влияние потенциальные поставщики (подрядчики, исполнители), а также работников кредиторов организации, должностных лиц контролирующих (надзорных) органов (подп.2.7 п.2 постановления № 229).

2. Подпунктом 2.9 п.2 постановления № 229 определено, что победителем конкурентной процедуры закупки определяется лицо, предложившее лучшие условия в соответствии с критериями и способом оценки и сравнения, указанными в документации о закупке. Вместе с тем в части четвертой подп.2.5 п.2 постановления № 229 указано, что при рассмотрении предложений отклоняется предложение участника процедуры закупки, не являющегося производителем или его сбытовой организацией (официальным торговым представителем), в случае, если в конкурентной процедуре закупки участвует не менее 1 производителя и (или) сбытовой организации (официального торгового представителя) и цена предложения такого участника не ниже цены участвующего в процедуре закупки производителя и (или) его сбытовой организации (официального торгового представителя). То есть при равной цене у одного (производителя или официального торгового представителя) и второго участника (организации, не являющейся производителем или его сбытовой организацией (официальным торговым представителем)) предложение второго участника отклоняется. Возможность применения в рассматриваемом случае иных критериев оценки поступивших предложений, таких как условия и сроки поставки, условия оплаты гарантийных обязательств и других критериев, постановлением № 229 не предусмотрена.

Исходя из вышеизложенного следует, что законодательством изначально установлены ограничения доступа поставщиков к участию в процедуре закупки путем исключения предложений участников процедуры закупки, не являющихся производителями или их сбытовыми организациями (официальными торговыми представителями), цена которых не ниже цены, предлагаемой производителем, участвующим в процедуре закупки, при этом не уточняется, какие цены предложений участников необходимо сравнивать и возможна ли их корректировка с учетом различных условий хозяйствования поставщиков (подрядчиков) и иных дополнительных условий поставки. Например:

а) организации, работающие по упрощенной системе налогообложения, и организации, уплачивающие налог на добавленную стоимость, находятся в несопоставимых ценовых условиях, так как цена предложения формируется с применением различных систем налогообложения. При рассмотрении предложений участников, как правило, сравниваются цены без учета налога на добавленную стоимость (в связи с возможностью применения вычетов по данному налогу), что является определенным преимуществом предложений участников, предоставивших цены с НДС;

б) существенными условиями, которые могут повлиять на конечную цену закупаемых товаров (работ, услуг) и которые целесообразно учитывать при сравнении цены поступивших предложений, являются:

- валюта платежа: увеличение или снижение курса валюты платежа, необходимость покупки иностранной валюты организацией для осуществления оплаты за товары (работы, услуги) и другие факторы влияют на конечную стоимость закупаемых товаров (работ, услуг), а также предполагает наличие определенных рисков при расчетах;

- условия оплаты: необходимость привлечения кредитных ресурсов для осуществления предоплаты повышает конечную стоимость закупаемых товаров (работ, услуг) и т.д.

Обобщая описанные ситуации, касающиеся существующих норм и ограничений проведения закупок за счет собственных средств, можно посоветовать организациям оговорить все существенные моменты проведения закупок в утверждаемом локальном порядке проведения закупок за счет собственных средств с учетом норм постановления № 229.

Заключительные положения при проведении процедуры закупки

На заключительном этапе проведения закупок, в случае если процедура закупки все же состоялась, после принятия решения о выборе победителя в срок не позднее дня, следующего за днем принятия такого решения, организации необходимо направить уведомление о выборе победителя всем участникам процедуры закупки. Порядок направления данного уведомления участникам (в письменной форме в адрес участников, посредством факсимильной связи, по электронной почте или другим способом), а также необходимость уведомления участников в оговоренные сроки о результатах процедуры закупки в случаях ее отмены или признания несостоявшейся постановлением № 229 не уточняются, за исключением указания на необходимость размещения в открытом доступе в ИС «Тендеры» информации о том, что договор на закупку не заключен.

Обратите внимание! Договор на закупку может быть заключен не ранее чем через 5 календарных дней, а в случае, если стоимость закупки не превышает 3 000 базовых величин на день принятия решения о выборе победителя, - 3 рабочих дней после выбора победителя при осуществлении конкурентной процедуры закупки, в течение которых может быть урегулирован спор, вызванный решениями и (или) действиями (бездействием) организации, а также членов комиссии, созданной для проведения закупки.

Сообщение о результате конкурентной процедуры закупки размещается в открытом доступе в ИС «Тендеры» в течение 5 календарных дней после заключения договора на закупку либо принятия организацией решения об ином результате процедуры закупки и должно содержать:

• вид и предмет процедуры закупки;

• наименование и местонахождение поставщика (подрядчика, исполнителя);

• дату заключения договора на закупку;

• сумму договора на закупку;

• сведения об ином результате процедуры закупки в случае, если договор на закупку не заключен.

Не позднее 1 февраля организация размещает в открытом доступе в ИС «Тендеры» сведения о количестве и общей стоимости договоров на закупки товаров (работ, услуг), заключенных организацией в предыдущем году, за исключением таких сведений о закупках товаров (работ, услуг), указанных в пп.6-9 Перечня, в т.ч. о количестве и общей стоимости заключенных договоров на закупки товаров (работ, услуг), указанных в пп.3-5 Перечня, и количестве и общей стоимости договоров на закупки, заключенных по результатам конкурентных процедур закупок (часть вторая подп.2.10 п.2 постановления № 229).

Более наглядно информация о порядке и сроках составления документации о закупке представлена в таблице.

Выводы

Рассмотрев основные требования к проведению закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств, установленные постановлением № 229, а также обобщив описанные особенности проведения организациями закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств, организациям можно дать 2 основных практических совета по проведению закупок:

1) при разработке порядка осуществления закупок за счет собственных средств необходимо учесть все обязательные требования постановления № 229 и целесообразно:

- определить свои дополнительные требования к проведению закупок товаров (работ, услуг), на которые не распространяется действие постановления № 229;

- проработать и включить существенные для организации условия проведения закупок, не оговоренные действующим порядком проведения закупок за счет собственных средств;

- предусмотреть типовые формы заданий на закупку, приглашений к участию и другой документации о закупке;

- обеспечить ознакомление под подпись всех работников организации, ответственных за проведение закупок товаров (работ, услуг), с разработанным и утвержденным в ней порядком осуществления закупок за счет собственных средств;

2) для обоснования выбора вида процедуры закупки, принятия решения о результате проводимой процедуры закупки, а также при осуществлении иных значимых действий, затрагивающих существенные аспекты порядка проведения закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств, следует обеспечить наличие всей необходимой документации о закупке, подтверждающей правомерность и законность совершаемых действий.

15.07.2013

Евгений Цыбин, заместитель начальника отдела контроля и ревизий открытого акционерного общества «МАЗ»