Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА

Ход обсуждения вопросов на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее - заседания) фиксируется в протоколах (п.12 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству)).

Понятие и виды протокола

Поскольку в протоколе фиксируется информация о ходе заседания, то его обычно относят к справочно-информационным документам. Однако в протокол могут заноситься еще и принятые в ходе заседания решения, поэтому его иногда приравнивают к распорядительным документам.

Справочно Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений (п.103 Инструкции по делопроизводству).

Протокол используется для документирования деятельности различных органов:

1) коллегиальных. Это могут быть совещательные органы:

- временные (собрания, конференции, комиссии и т. п.);

- постоянные (коллегии министерств и государственных комитетов, ученые советы научных учреждений, заседания президиумов и т. п.);

2) следственных;

3) административных;

4) органов охраны общественного порядка и др.

Протокол ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом, которое конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания.

По способу записи протоколы могут быть:

• стенографическими;

• фонографическими;

• конспективными.

По полноте освещения хода заседания протоколы бывают:

• полными (содержат выступления всех участников работы коллегиального органа);

• краткими;

• сокращенными (п.104 Инструкции по делопроизводству).

Краткие и сокращенные протоколы составляются при наличии стенограммы, звукозаписи. Расшифровки стенограмм, подписанные председателем и секретарем заседания (коллегиального органа), прилагаются к протоколу. Рекомендуется кратко протоколировать также оперативные совещания.

Оформление протокола полной формы

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на общем бланке организации или чистом листе бумаги формата А4.

К реквизитам протокола относятся:

• герб или эмблема;

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения органа (организации), от имени которого составляется документ;

• название вида документа (ПРОТОКОЛ);

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

Дополнительным реквизитом для некоторых видов протоколов является гриф утверждения. Утверждению подлежат протоколы, решения которых выходят за пределы компетенции участников заседания или коллегиального органа.

Справочно Порядок оформления реквизита «Гриф утверждения» определен в п.52 Инструкции по делопроизводству.

Дата протокола - это дата проведения заседания.

Пример Если заседание (совещание, собрание) состоялось 20 апреля 2018 г., то дата протокола независимо от даты его оформления должна быть указана: 20.04.2018. Проставляется дата председателем или секретарем коллегиального органа (совещания). Если совещание длится несколько дней, то дата указывается так: 19-20.04.2018.

Регистрационным индексом протокола является порядковый номер, присвоенный ему в пределах делопроизводственного года (№ 1, № 2, № 3 и т. д.).

Обратите внимание! Протоколы в организации регистрируются по видам: отдельно протоколы заседаний экспертной комиссии, аттестационной комиссии, протоколы совещаний у руководителя организации и др. Каждая группа протоколов подшивается в отдельное дело структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел.

Протокол совместного заседания имеет составной индекс, включающий порядковые номера, присвоенные ему в организациях, принимавших участие в работе совещания.

Пример № 9/15.

Заголовок к тексту протокола включает:

• указание вида коллегиального мероприятия (собрание, совещание, заседание);

• название коллегиального органа (если орган не имеет своего бланка);

• вопрос (тему), если он один.

Заголовок согласуется с названием вида документа и отвечает на вопрос родительного падежа «чего?», оформляется от нулевого положения табулятора или от границы левого поля со строчной буквы. Если заголовок состоит из нескольких строк, то их печатают с интервалом точно 14 пт.

Пример Протокол (чего?) совещания председателей цикловых (предметных) комиссий учреждения образования. Протокол (чего?) заседания экспертно-методической комиссии о проекте «Инструкция по делопроизводству».

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится (п.54 Инструкции по делопроизводству).

Текст протокола

Текст протокола состоит из двух частей:

• вводной;

• основной.

Вводная часть протокола оформляется в следующей последовательности:

1) председатель - инициалы и фамилия;

2) секретарь - инициалы и фамилия.

Если коллегиальный орган является постоянно действующим, то в строке «Присутствовали» указываются только инициалы и фамилии его членов в алфавитном порядке.

Если количество присутствующих на заседании членов коллегиального органа более 15 человек, то список присутствующих составляется отдельно.

Пример Присутствовали - 25 человек (список прилагается).

При участии в заседании приглашенных их фамилии и инициалы с наименованием должностей и организаций указываются отдельно в строке «Приглашенные», их фамилии располагаются в алфавитном порядке.

Пример Секретарь - В.И.Лашкевич Председатель - В.П.Крючкова Присутствовали: А.Б.Барков, А.Е.Бродский, Т.В.Стома, Т.С.Тарасевич, И.И.Некрашевич Приглашенные: заведующий отделением М.В.Борискин, заместитель директора В.П.Судник

На расширенных заседаниях и собраниях организаций, в которых нет постоянно действующего коллегиального органа, участники персонально не перечисляются, список по фамилиям прилагается к протоколу, а состав присутствующих указывается количественно: «Присутствовали - 50 человек». На собраниях, конференциях, съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в строке «Присутствовали» дополнительно указывается, сколько человек должно было присутствовать.

В повестке дня перечисляются все вопросы, подлежащие рассмотрению, формулируются вопросы в предложном падеже. После каждого вопроса с новой строки указываются форма изложения (доклад, информация, сообщение, выступление), а также наименование должности докладчика, его инициалы и фамилия в родительном падеже. Если на заседании (собрании, совещании) рассматривается один вопрос, то он в повестке дня не нумеруется.

Пример Повестка дня: О ходе разработки Инструкции о порядке проведения практических и лабораторных работ. Сообщение председателя методической комиссии В.А.Сокола.

Если на заседании рассматривается несколько вопросов, то они нумеруются арабскими цифрами.

Пример Повестка дня: 1. О ходе разработки Инструкции о порядке проведения практических работ по дисциплине «Секретарское дело». Сообщение председателя методической комиссии Г.Д.Пешковой. 2. О ходе разработки учебно-методического комплекса по предмету «Основы делопроизводства». Сообщение преподавателя А.Д.Дроздова.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с вопросами повестки дня. Обсуждение каждого вопроса записывается по схеме: «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова пишутся прописными буквами без абзацного отступа, после них ставится двоеточие (п.108 Инструкции по делопроизводству).

В разделе «СЛУШАЛИ» на новой строке с абзаца указываются фамилия и инициалы докладчика или выступающего в родительном падеже (кого?). Затем через тире с прописной буквы кратко записывается текст доклада (сообщения, информации, отчета).

Изложение ведется в первом лице (без местоимения «я»). В тексте выступления каждая новая мысль начинается с красной строки. Если текст доклада приложен к протоколу, вместо изложения его содержания после тире с прописной буквы дается: «Текст доклада прилагается».

Номер вопроса повестки дня указывается один раз перед словом «СЛУШАЛИ».

Пример 1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: 2. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ:

Если в протокол включен только один вопрос, то он не нумеруется.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» схема изложения такая же. Текст этого раздела оформляется аналогично разделу «СЛУШАЛИ». В него кроме текстов выступлений включаются вопросы к докладчику и ответы на них. Вместо слов «Вопрос», «Ответ» пишутся фамилии и инициалы.

После раздела «ВЫСТУПИЛИ» оформляется следующий раздел основной части протокола «РЕШИЛИ».

Изложение текста в постановляющей части протокола должно быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. Текст начинается с глагола в неопределенной форме («возложить», «поручить», «организовать», «одобрить» и т. д.) и строится по схеме: действие → исполнитель → срок исполнения.

Срок исполнения надо указывать с новой строки с абзаца.

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений или их отдельных пунктов.

Если в процессе обсуждения какого-либо вопроса повестки дня принимается несколько решений, то они оформляются отдельными пунктами и нумеруются. Первой цифрой обозначается вопрос повестки дня, второй - порядковый номер пункта постановляющей части по этому вопросу.

Если в повестку дня включено два вопроса, то постановляющая часть протокола по второму вопросу, включающая два решения, будет оформлена следующим образом.

Пример ПОСТАНОВИЛИ: 2.1. ... 2.2. ...

Если по вопросу повестки дня принимается одно решение, текст постановляющей части не делится на пункты и не нумеруется независимо от порядкового номера вопроса в повестке дня.

Пример ПОСТАНОВИЛИ: Утвердить отчет о научно-исследовательской работе института за 2018 год.

Если в повестку дня включен только один вопрос, то принимаемые по нему решения (пункты) в постановляющей части протокола нумеруются одной цифрой.

Пример ПОСТАНОВИЛИ: 1. ... 2. ...

Постановляющая часть протокола заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения решений (постановлений) или их отдельных пунктов.

Справочно Протокол собрания трудового коллектива полной формы (пример) см. здесь.

Краткие и сокращенные протоколы

В протоколах краткой и сокращенной форм указываются перечень рассматриваемых вопросов и должности, инициалы и фамилии докладчиков и выступавших без текстов выступлений, а также принятые решения.

Кратко могут протоколироваться и оперативные совещания.

Текст протокола краткой формы изложения строится без текстов выступлений по схеме: «СЛУШАЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)». Эти слова печатают прописными буквами, после них ставится двоеточие. В случае возникновения принципиальных разногласий в протоколах краткой формы допускается фиксировать отдельные выступления участников.

Справочно См. примерные формы протоколов: • краткой формы; • сокращенной формы.

Кроме текстов выступлений, сообщений, докладов протокол может иметь и иные приложения. В обязательном порядке к протоколу прилагается документ, утверждаемый (согласовываемый, одобряемый) коллегиальным органом. Об этом в тексте делается соответствующее указание.

Пример РЕШИЛИ: Одобрить прилагаемый проект «Инструкция по делопроизводству» и направить его на согласование в ...

Подписывается протокол двумя лицами:

• председателем;

• секретарем.

В подписи указываются не должности, а обязанности.

Выписка из протокола

На основании протоколов может оформляться выписка из протокола - копия части текста протокола по одному или нескольким вопросам повестки дня.

Номер и дата указанной выписки будут аналогичны протоколу.

Выписка из протокола не подписывается председателем и секретарем, а заверяется по установленной форме в соответствии с СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Пример Верно Секретарь Подпись Л.В.Лунева 13.04.2018

Если выписка выдается на руки или пересылается, она заверяется печатью руководителя организации.

Справочно Выписку из протокола собрания трудового коллектива полной формы (пример) см. здесь.

Хранение протоколов

Сроки хранения протоколов определяются согласно перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

Так, протоколы заседания коллегиальных органов в организациях, являющихся источником комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей хранятся постоянно; в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, - 10 лет (п.17 вышеназванного перечня).

Протоколы группируются в дела отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.) и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров (часть седьмая п.46 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов)).

Как правило, протоколы формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел вместе с приложениями.

Справочно Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела (часть четвертая п.44 Правил работы архивов).

Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего (п.45 Правил работы архивов). В этом случае в номенклатуру дел включается два дела, например:

1) протоколы заседания экспертной комиссии (ЭК) организации;

2) приложения к протоколам заседания ЭК организации.

10.05.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу