Материал помещен в архив

ВОПРОС (ОАО «А»): Правильно ли в номенклатуре дел делать ссылку на приложение 1 к постановлению Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 и оформлять ее следующим образом: «Приказы директора предприятия по основной деятельности - ст.21.1 (10 лет)», «Переписка с руководителями госаппарата по организационным и экономическим вопросам - ст.17 (10 лет)», «Журнал регистрации приказов по основной деятельности - ст.102.1 (10 лет)»?

ОТВЕТ: В структуре Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (приложение 1) (далее - Перечень), отсутствуют статьи, а сроки приведены в пунктах (см. название графы 1 Перечня), поэтому в графе 4 номенклатуры дел организации следует указывать, например, не «ст.22», а «п.22».

При определении сроков хранения необходимо правильно выбирать графу Перечня - 3 или 4, так как от этого нередко зависит срок хранения документов.

Сроки хранения приказов по основной деятельности и журналов их регистрации, указанные в вопросе, определены корректно (на основании п.21.1 и п.102.1 Перечня) - при условии, что организация государственная и не является при этом источником комплектования государственного архива. Если же организация является негосударственной и (или) передает документы постоянного хранения в государственный архив (т.е. является источником комплектования такого архива), то сроки хранения документов будут иные: «Постоянно», так как сроки нужно определять по графе 3 указанных пунктов Перечня.

Что касается срока хранения дела «Переписка с руководителями госаппарата по организационным и экономическим вопросам», то установленный срок хранения и ссылка на п.17 Перечня вызывают вопросы. На основе указанного пункта Перечня устанавливается срок хранения не для подобной переписки, а для постановлений (решений, протоколов заседаний) различных коллегиальных органов организаций (коллегий, советов, правлений, президиумов, дирекций и др.), а также съездов, конференций, собраний, симпозиумов, совещаний, комиссий и документов к ним. Исходя из указанной категории переписки можно предположить, что одним из наиболее вероятных вариантов будет определение срока ее хранения в соответствии с п.33 Перечня (если такая переписка ведется в рамках реализации организацией своих основных уставных функций и задач). Вместе с тем срок хранения дела с такой перепиской можно корректно установить лишь в результате тщательного анализа содержания документов дела.

Кроме того, следует заметить, что заголовок такого дела с перепиской не совсем корректный. С учетом предполагаемого состава и содержания документов дела более допустимым представляется заголовок: «Переписка с государственными органами по организационным и экономическим вопросам» (при условии, что в таком деле откладывается переписка с более чем 3 государственными органами). Вместе с тем заголовок дела возможно более корректно определить лишь в результате тщательного анализа состава документов дела. Подробнее о правилах формулирования заголовков дел, в т.ч. дел с перепиской, см. главу 10 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), и Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденные приказом первого заместителя директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 15.07.2009 № 23.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 29 ноября 2013 г. вышеназванные Методические рекомендации утратили силу в связи с принятием Методических рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 29.11.2013 № 55.

В соответствии с п.166 Инструкции по делопроизводству в конце номенклатуры дел организации перед реквизитом «Подпись» указываются сведения о нормативных правовых актах, использованных при определении сроков хранения дел. Например, может быть указано следующее: «Номенклатура дел составлена на основании Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (утвержден постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140)».

13.11.2012 г.

Андрей Сукач, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

Ответ подготовлен по результатам интернет-семинара «Нововведения в сроках хранения и уничтожения документов»