ПРАВИЛЬНО РАССЧИТЫВАЕМ КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ ПО ЗАГРАНКОМАНДИРОВКЕ

Ситуация Два работника организации (заместитель директора и водитель) на служебном легковом автомобиле командированы в г. Курск (Российская Федерация) сроком на 4 дня с 9 по 12 июня 2015 г. Выезд из Республики Беларусь - 9 июня 2015 г. Прибытие в г. Курск - 9 июня 2015 г. Выезд из г. Курска - 12 июня 2015 г. Прибытие в Республику Беларусь - 12 июня 2015 г. Аванс на командировочные расходы не выдавался. Отчет по командировке представлен 15 июня 2015 г. Водитель представил: • счет из гостиницы за проживание на сумму 8 100 рос. руб.; • документ, подтверждающий оплату страхования автомобиля (зеленая карта), - 11 долл. США; • два чека на заправку автомобиля в Российской Федерации - 873,75 и 872,5 рос. руб. Второй работник документов, подтверждающих расходы на проживание, не представил. Нанимателем принято решение при отсутствии подтверждающих документов оплачивать расходы по найму жилого помещения в размере 20 % от установленного размера. Каких-либо документов на другие понесенные расходы также не представлено. Как правильно рассчитать суммы командировочных расходов каждому работнику? Можно ли учитывать при налогообложении прибыли суммы возмещения расходов по найму жилого помещения в размере 20 % от установленного размера?

Порядок оплаты расходов при командировках за пределы Республики Беларусь

Наниматель обязан выдать командированному работнику аванс в иностранной валюте и (или) белорусских рублях до выезда в командировку и возместить следующие расходы:

• по проезду к месту служебной командировки и обратно;

• по найму жилого помещения;

• по проживанию вне места жительства (суточные);

• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя (п.8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115, далее - Инструкция № 115).

Сумма аванса, подлежащая выдаче командированному работнику на возмещение расходов, рассчитывается исходя из норм оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу, установленных законодательством Республики Беларусь, и с учетом расходов, предусмотренных Инструкцией № 115 (п.9 Инструкции № 115).

Нормы оплаты командировочных расходов при служебных командировках за границу установлены постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.01.2001 № 7.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует постановление Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 «О порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках». Комментарий см. здесь.

Справочно При командировках в Российскую Федерацию суточные составляют 30 долл. США. Оплата расходов по найму жилого помещения - до 120 долл. США, а для Москвы и Санкт-Петербурга - до 140 долл. США.

При командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществляется в размере 5 % от нормы расходов по найму жилого помещения.

Работникам коммерческих организаций и индивидуальным предпринимателям оплата расходов по найму жилого помещения при отсутствии подтверждающих документов может осуществляться в размере, не превышающем 20 % от нормы расходов по найму жилого помещения. Конкретный размер оплаты расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем.

Водителям, осуществляющим международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лицам, командированным вместе с ними, учитывается время нахождения в пути следования.

При командировании работников в государства - участники Содружества Независимых Государств расходы по бронированию мест в гостинице и оплате местных сборов на право проживания в отдельных городах возмещаются сверх установленных норм расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов (п.16 Инструкции № 115).

Возмещение суточных за время пребывания командированного работника за границей производится в иностранной валюте с включением дня отъезда из Республики Беларусь и дня прибытия в Республику Беларусь по нормам, установленным для государства, в которое направлен работник в командировку.

Днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь считается день отправления (выезда) пассажирского транспорта, которым работник направлен в командировку из Республики Беларусь, а днем прибытия в Республику Беларусь - день приезда указанного транспорта в Республику Беларусь согласно проездным документам. При отправлении транспорта до 24 ч. включительно днем отъезда (выбытия) считаются текущие сутки, а с 0 ч. и позднее - последующие сутки.

Для работников, направленных в командировку на легковом автомобиле, а также для водителей, осуществляющих международные автомобильные перевозки грузов и пассажиров, и лиц, командированных вместе с ними, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь (п.22 Инструкции № 115).

Порядок расчетов с командированными работниками

Порядок составления отчета об израсходованных суммах командировочных расходов определен Инструкцией о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее - Инструкция № 185).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. действует Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117.

Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК).

К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:

• проездной документ (билет), в том числе билет на бумажном носителе, выданный при оформлении электронного билета при автомобильной перевозке пассажира в регулярном сообщении, а в случае приобретения электронного билета - маршрут-квитанция на бумажном носителе и посадочный талон (пассажирский купон посадочного талона) при воздушной перевозке пассажира;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;

• чеки кассового суммирующего аппарата или специальной компьютерной системы, полученные в обменном пункте (кассе банка) и свидетельствующие о покупке соответствующей суммы иностранной валюты;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• договор страхования, в том числе страховой полис (свидетельство, сертификат) либо иной документ, подтверждающий заключение договора страхования;

• другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством (п.28 Инструкции № 185).

Отчет об израсходованных суммах иностранной валюты составляется в валюте произведенных операций. Суммы расходов, произведенных в служебной командировке за границу, пересчитываются в валюту выданного аванса либо в валюту счета клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка, за исключением сумм расходов по проживанию вне места жительства (далее - суточные) (п.30 Инструкции № 185).

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой получен аванс, либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля, установленному Национальным банком Республики Беларусь (далее - Нацбанк) к иностранной валюте, в которой получен аванс, на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п.32 Инструкции № 185).

Если нормы расходов по служебной командировке в иностранной валюте, установленные законодательством, отличаются от валюты страны командирования, аванс работнику может быть выдан в валюте страны командирования. Пересчет суммы иностранной валюты в валюту страны командирования проводится по официальному курсу белорусского рубля к соответствующей иностранной валюте, установленному Нацбанком на дату выдачи аванса.

Окончательный расчет между нанимателем и командированным работником проводится в иностранной валюте, в которой получен аванс, либо белорусских рублях по официальному курсу белорусского рубля, установленному Нацбанком к иностранной валюте, в которой получен аванс, на дату составления отчета об израсходованных суммах иностранной валюты (п.33 Инструкции № 185).

Инструкцией № 185 не определено, в какой валюте следует составлять отчет и как пересчитывать нормы расходов, если аванс на командировку выдан не был.

Представляется, что правильно составлять отчет в той валюте, в которой произведены расходы, а суточные отражать в той валюте, в которой они установлены. Производить пересчет командировочных расходов в белорусские рубли и осуществлять окончательный расчет с работником следует в белорусских рублях по курсу, установленному Нацбанком на дату составления отчета о расходах по командировке.

В рассматриваемой ситуации работниками не представлены документы на покупку российских рублей, поэтому все расходы следует пересчитать по курсу на 15 июня 2015 г. - дату составления отчета.

Исходя из приведенных норм Инструкций № 115 и 185, сумма командировочных согласно представленным авансовым отчетам составила:

• для водителя:

<…>

Примечание 1. Вместе с тем расходы по найму жилого помещения не должны превышать за сутки 120 долл. США. То есть предельная норма расходов 120 долл. США х 4 = 480 долл. США, что составляет 7 365 600 руб. Следовательно, сумма расходов на проживание не превышена.

Примечание 2. С учетом округления при выдаче наличных денег из кассы организации - 4 769 400 бел. руб.;

• для второго работника:

<…>

Примечание. С учетом округления при выдаче наличных денег из кассы организации - 2 577 950 бел. руб.

Сумму возмещения расходов по найму жилого помещения в размере 20 % от установленной нормы можно учесть при налогообложении прибыли

При налогообложении прибыли не учитываются затраты на командировки, произведенные сверх норм, установленных в порядке, определенном ТК (подп.1.6 п.1 ст.131 Налогового кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2019 г. затраты, которые не учитываются при налогообложении, приводятся в п.1 ст.173 вышеназванного Кодекса, изложенного в новой редакции Законом Республики Беларусь от 30.12.2018 № 159-З.

Статьей 95 ТК установлено, что порядок и размеры возмещения расходов при служебных командировках определяются Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

Предусмотренные в коллективном договоре, соглашении или нанимателем размеры возмещения расходов не могут быть ниже размеров, установленных для бюджетных организаций.

Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.10.2001 № 1589 «Вопросы Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» (подп.7.1.1 п.7) Министерству труда и социальной защиты для осуществления возложенных на него задач и функций предоставлено право принимать нормативные правовые акты по условиям и порядку предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. в вышеназванный подп.7.1.1 п.7 Положения о Министерстве труда и социальной защиты Республики Беларусь, утвержденного постановлением № 1589, внесены изменения постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Изменения не повлияли на суть материала.

Инструкция № 115 утверждена Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь именно на основании подп.7.1.1 п.7 названного постановления Правительства.

Следовательно, расходы по найму жилого помещения, выплаченные в размере 20 % от установленной нормы суточных согласно Инструкции № 115, организация вправе учесть при налогообложении прибыли.

В бухгалтерском учете организации на сумму рассчитанных командировочных расходов следует сделать записи:

29.06.2015

Валентина Прохожая, экономист, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»