Материал помещен в архив

ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ПЕРЕДАЧИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА АУТСОРСИНГ

Введение

Одним из способов снижения затрат организации является передача некоторых вспомогательных функций внешним исполнителям, т.е. передача дел на аутсорсинг.

Чаще всего на аутсорсинг передают ведение бухгалтерской отчетности, кадровое делопроизводство и юридическое обслуживание.

Как правильно передать ведение кадрового делопроизводства другой организации и какие при этом могут возникнуть вопросы, рассмотрим ниже.

Правильно заключаем договор аутсорсинга

Первым вопросом, который возникает при передаче кадрового делопроизводства привлеченной организации, т.е. организации-исполнителю, является вопрос о правильности оформления договора аутсорсинга. Этот и подобные вопросы вызывает, прежде всего, отсутствие законодательной базы по аутсорсингу.

В качестве вариантов можно использовать:

• договор подряда;

• или договор возмездного оказания услуг.

Если необходимо, чтобы организация-исполнитель выполняла кадровое делопроизводство в течение определенного промежутка времени, то следует включить в содержание договора положения договора подряда.

Если же требуется постоянное ведение кадрового делопроизводства организацией-исполнителем, наиболее целесообразно включить в содержание договора положения договора возмездного оказания услуг.

На что следует обратить внимание

После заключения договора аутсорсинга в организации-заказчике, передающей кадровое делопроизводство, должен быть издан приказ о передаче функций по ведению кадрового делопроизводства организации-исполнителю.

Пример приказа о передаче функции ведения кадрового делопроизводства сторонней организации

Общество с ограниченной
ответственностью «Атлантида»
(ООО «Атлантида»)

ПРИКАЗ

27.02.2012 № 67

г.Минск

О передаче функций по ведению
кадрового делопроизводства

В связи с заключением договора на ведение кадрового делопроизводства с ООО «Бизнесконсалт» от 24.02.2012 № 29,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Передать функцию ведения кадрового делопроизводства ООО «Бизнесконсалт».

2. Начальнику юридического отдела Виноградову И.П. совместно с инспектором по кадрам Сидоровой О.Н. в соответствии с действующим законодательством подготовить дополнение к Положению о защите коммерческой тайны организации.

Директор общества                        Подпись                               В.И.Кузнецов

Визы

С приказом ознакомлены:

Возложение ответственности на организацию-исполнителя

При передаче кадровых документов организации-исполнителю следует подготовить опись и акт приема-передачи всех документов.

В договоре в обязательном порядке нужно указать ответственность организации-исполнителя за ошибки, которые могут быть допущены при ведении кадрового делопроизводства. Это необходимо для того, чтобы иметь возможность взыскать полученные суммы штрафных санкций за нарушение трудового законодательства с организации-исполнителя.

Как передать права на ведение трудовых книжек

В соответствии с постановлением Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» на нанимателя возложена ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек. При этом наниматели осуществляют учет и хранение бланков трудовых книжек как документов строгой отчетности в соответствии с законодательством. Ответственность за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) нанимателя.

В законодательстве не определено, что такое уполномоченное лицо должно являться работником организации, поэтому специально уполномоченным лицом можно назначить и лицо, не работающее в организации на постоянной основе. Однако в этом случае нанимателю необходимо оформить доверенность на лицо, уполномоченное на оформление трудовых книжек.

Оформление трудовых отношений

На сегодняшний день белорусское законодательство не дает четкого определения договора аутсорсинга. В то же время исходя из смысла п.1 ст.7 Гражданского кодекса РБ стороны могут заключать договоры и иные сделки, хотя и не предусмотренные законодательством, но не противоречащие ему.

По договору аутсорсинга организация-заказчик оплачивает заранее указанную в этом договоре сумму, а организация-исполнитель берет на себя обязательства по ведению кадрового делопроизводства и разрешению трудовых споров. Заключение трудовых договоров с работниками организации-заказчика возлагается на организацию-исполнителя. Такие договоры заключаются по общим правилам с отражением обязательных условий, предусмотренных ст.19 Трудового кодекса РБ.

Обратите внимание! В качестве места работы указывается место нахождения организации-заказчика, его структурного подразделения или адрес непосредственного выполнения работы. Для обеспечения производственного процесса необходимо предусмотреть в договоре аутсорсинга, чтобы организация-заказчик имела возможность давать обязательные для исполнения указания работникам организации-исполнителя. Права и обязанности работников организации-исполнителя регулируются трудовыми договорами, коллективным договором, локальным нормативными актами организации-исполнителя, а не организации-заказчика. Поэтому работники организации-исполнителя не могут требовать признания трудовых отношений с организацией-заказчиком и со всеми заявлениями и просьбами (об отпуске, о материальной помощи и т.д.) они должны обращаться к своему непосредственному нанимателю.

Защита коммерческой тайны

Существует риск, что при ведении кадрового делопроизводства по договору аутсорсинга организации-исполнителю станет известна информация, составляющая коммерческую тайну, поэтому в договор аутсорсинга необходимо включить раздел о неразглашении коммерческой тайны.

Коммерческую тайну составляют преднамеренно скрываемые экономические интересы и информация о различных сторонах и сферах производственно-хозяйственной, управленческой, научно-технической, финансовой деятельности субъекта хозяйствования, охрана которых обусловлена интересами конкуренции и возможной угрозой экономической безопасности субъекта хозяйствования (п.1 Положения о коммерческой тайне, утвержденного постановлением Совета Министров РБ от 06.11.1992 № 670).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 11 июля 2013 г. вступил в силу Закон РБ от 05.01.2013 № 16-З «О коммерческой тайне».

Организация, передающая кадровое делопроизводство, должна установить перечень информации, составляющей коммерческую тайну. Работники организации-исполнителя, занимающиеся кадровым делопроизводством по договору аутсорсинга, должны подписать письменное обязательство о сохранении и неразглашении коммерческой тайны организации-заказчика.

Государство гарантирует право субъекта хозяйствования на коммерческую тайну и ее защиту. Защита коммерческой тайны субъекта хозяйствования осуществляется в судебном порядке.

13.03.2012 г.

Александр Шевцов, юрист