Материал помещен в архив

ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ ПОДГОТОВКИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Работа с распорядительными документами является основным направлением деятельности кадровых служб. В связи с тем что при подготовке этих документов нередко возникает много вопросов, в данном материале разъясняется, как правильно подготовить текст распорядительного документа, какие сроки хранения установлены для приказов по личному составу, и другие вопросы, непосредственно связанные с подготовкой распорядительных документов.

Ответственность за организацию делопроизводства

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами, в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел.

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей этих подразделений. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. (п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. из части первой п.7 Инструкции «в том числе документами в электронном виде, электронными документами, информационными ресурсами» исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39).

Виды распорядительных документов

В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов:

• приказ;

• распоряжение;

• указание;

• постановление;

• решение.

Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.

Приказы издаются также в тех случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий (п.93 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.93 Инструкции с учетом изменений, внесенных постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Не допускается издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы (п.94 Инструкции).

Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.

Постановление - правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции (п.97 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. п.97 Инструкции исключен постановлением № 39. Комментарий см. здесь.

Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу;

3) по административно-хозяйственным вопросам.

Постановления и решения подразделяются на два вида:

1) по основной деятельности;

2) по личному составу.

Обратите внимание! Не допускается объединять в одном распорядительном документе вопросы по основной деятельности и личному составу.

Содержание распорядительного документа - приказа

Как правило, текст распорядительного документа состоит из:

• констатирующей части;

• распорядительной части.

В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа.

Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать в том случае, если распорядительная часть не нуждается в обосновании (часть четвертая п.99 Инструкции).

Текст приказа следует излагать кратко в повелительной форме.

В констатирующей части должны быть изложены цели и причины издания приказа.

Кроме этого, обязательно нужно перечислить основания для издания приказа.

В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения.

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ».

В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу (часть девятая п.99 Инструкции).

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности:

а) прием на работу;

б) перевод (перемещение);

в) увольнение и т. д. (часть десятая п.99 Инструкции).

Распорядительное слово печатается прописными буквами от границы левого поля, без кавычек и пробелов.

Слово «ПРЕДЛАГАЮ» может использоваться в том случае, если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности в соответствии с занимаемой должностью.

Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов.

Если в распорядительном документе отсутствует указание об ответственном за контроль лице, контролировать исполнение документа будет руководитель, от имени которого он издан.

Обратите внимание! Не допускается использование руководителем формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» (часть одиннадцатая п.99 Инструкции).

При необходимости отмены ранее изданного документа или его отдельных положений в последнем пункте распорядительного документа дается ссылка на отменяемый документ или пункты документа с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ __ от __ № __».

Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, следует указывать в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, или оформлять на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием документа всех работников организации обязателен пункт «Приказ довести до сведения всех работников».

Обратите внимание! В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации.

Дата в приказе проставляется лицом, которое его подписало. При этом датой приказа является дата его подписания.

Распорядительный документ вступает в силу с момента его издания (принятия), если в нем не указан другой срок.

Регистрация распорядительных документов

Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам необходимо регистрировать отдельно.

Распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также регистрируются отдельно. Отдельно могут регистрироваться приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании, о предоставлении отпусков и др.

Регистрационный индекс распорядительного документа, протокола - это порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года.

Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).

Приказы и распоряжения по основной деятельности и по личному составу группируются в отдельные дела.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения:

1) о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, установлении надбавок, присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов, длительных (более месяца) и зарубежных командировках, заключении и продлении трудовых договоров (контрактов) и т. д. (см. ниже таблицу со сроками хранения);

2) о предоставлении трудовых отпусков, наложении дисциплинарных взысканий, назначении дежурных, командировках и т. д. (см. ниже таблицу со сроками хранения).

Сроки хранения

Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 установлен перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Сроки хранения распорядительных документов, наиболее часто используемых в кадровой работе

24.10.2018

Александр Шевцов, юрист