Материал помещен в архив

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЕ РАСХОДЫ ПО ПРИЕМУ ИНОСТРАННЫХ ДЕЛЕГАЦИЙ: ОФОРМИМ ДОКУМЕНТЫ ПРАВИЛЬНО

Довольно часто коммерческим организациям для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими иностранными контрагентами и заключения новых договоров необходимы расходы на различные приемы. Такие расходы относятся к представительским, т.е. к затратам, связанным с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с соответствующей коммерческой организацией.

В настоящей статье рассмотрим возможность отнесения коммерческой организацией расходов по приему иностранного учредителя и иностранных делегаций к представительским расходам, связанным с производственной деятельностью.

Законодательство о представительских расходах

Довольно распространенная ситуация: в целях реализации инвестиционного проекта (проведение встреч, официальных приемов, организация и ведение переговоров и т.д.) белорусская компания периодически осуществляет прием иностранных делегаций и учредителя (иностранное физическое лицо).

Учредитель белорусской компании непосредственно и от имени компании участвует в организации и проведении приемов, переговоров и т.д. с приглашенными иностранными представителями.

Белорусская компания оплачивает следующие расходы по приему учредителя и иностранных делегаций:

• услуги гостиницы (номер в гостинице, завтрак, бар, аренда комнаты переговоров, организация мероприятия, обед);

• транспортные услуги по встрече иностранной делегации в аэропорту и доставке обратно в аэропорт;

• услуги по бронированию и провозной плате;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате белорусской компании, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Для решения вопросов об отнесении вышеназванных расходов к представительским необходимо руководствоваться главой 5 Инструкции по бухгалтерскому учету доходов, утвержденной постановлением Минфина РБ от 30.09.2011 № 102.

Принимая во внимание, что законодательством Республики Беларусь вопрос по определению и перечню представительских расходов четко не урегулирован, то для ответа на него можно применить метод аналогии закона.

Подп.3.1 п.3 ст.16 Методических указаний по составу и учету издержек обращения (производства), финансовых результатов деятельности организаций торговли и общественного питания, утвержденных приказом Минторга РБ от 20.09.2002 № 86, установлено, что представительскими расходами являются затраты, связанные с проведением встреч и официальных приемов представителей тех организаций, которые сотрудничают или намерены установить деловые контакты с торговой организацией (фирмой).

Согласно п.1 Инструкции о порядке расходования средств на представительские мероприятия дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей, утвержденной постановлением МИД РБ от 28.02.2007 № 29, расходование средств дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей может производиться на такие представительские мероприятия, как дипломатические приемы, текущие визиты (деловые встречи, обмен информацией, беседы с иностранными гражданами) и т.д.

Необходимо также отметить, что официальное толкование вышеназванных нормативных правовых актов по вопросу того, что относится к представительским расходам, вправе давать Министерство торговли РБ или Министерство иностранных дел РБ, за исключением определенных случаев (ст.70 Закона РБ от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).

Поэтому белорусская компания вправе самостоятельно определять перечень затрат, включаемых в себестоимость продукции (работ, услуг) на основании соответствующего локального нормативного правового акта (иных документов), разработанного, утвержденного и приложенного к учетной политике.

Справочно По вопросам отражения в бухгалтерском и налоговом учете представительских расходов официальными органами были даны соответствующие разъяснения: • в письме Минфина РБ от 21.01.2011 № 05-1-26/878 «Расходы на представительские цели организации определяют сами» сказано, что с 1 января 2011 г. снято ограничение по учету при налогообложении представительских расходов в пределах норм, установленных Президентом РБ, содержавшееся ранее в подп.1.5 п.1 ст.131 Особенной части Налогового кодекса РБ (далее - НК). В этой связи в настоящее время организации вправе самостоятельно определять перечень расходов на представительские цели, необходимых для осуществления предпринимательской деятельности. Документом, определяющим такой перечень, по мнению автора, может быть локальный нормативный акт, принятие которого осуществляется в рамках учетной политики организации; • на основании письма МНС РБ от 01.03.2011 № 2-2-10/10445 «О налогообложении» при рассмотрении вопроса об отнесении представительских расходов в состав затрат, учитываемых при налогообложении, аналогично как и расходов по проведению собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов, совещаний, следует исходить из их обоснованности и необходимости в процессе организации оказания банковских услуг, что должно быть подтверждено документально, как и фактическое их осуществление. При рассмотрении вопроса об использовании алкогольных напитков и продуктов питания при проведении собраний, конференций, семинаров, коллегий, советов, совещаний как с работниками организации, так и с другими организациями следует учитывать нормы Директивы Президента РБ от 11.03.2004 № 1 «О мерах по укреплению общественной безопасности и дисциплины»; • в письме МНС РБ от 02.02.2011 № 2-2-10/10134 «О представительских расходах» указано, что в перечне затрат, не учитываемых при обложении налогом на прибыль, содержащемся в п.1 ст.131 НК, представительские расходы не указаны.

Как «правильно» встретить делегацию

Действующее законодательство не устанавливает формы документов для оформления представительских расходов. Поэтому организация может самостоятельно разработать такие документы (далее приведены предлагаемые автором примерные формы документов):

1) положение об учете представительских расходов или приказ о приеме иностранной делегации (приложение 1);

2) смета расходов на прием и обслуживание делегации (приложение 3);

3) программа пребывания иностранной делегации;

4) меморандум о встрече (приложение 2);

5) иные документы, в т.ч. первичные учетные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции (накладные, кассовые чеки, авансовые отчеты и т.д.).

На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что описанные расходы по приему иностранного учредителя и иностранных делегаций являются для белорусской компании, реализующей инвестиционный проект, представительскими расходами.

Приложение 1

Общество с ограниченной

ответственностью «Запад»

(ООО «Запад»)

ПРИКАЗ

27.05.2012 № 45

г.Минск

О приеме иностранной

делегации Португалии

Для ведения переговоров с целью заключения контракта на поставку оборудования в организацию прибывает португальская делегация во главе с господином Питером Хаммером в количестве 3 человек на срок 4 дня с 6 по 9 июня 2012 г. (включительно).

В связи с этим

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Назначить ответственным за организацию приема заместителя директора по внешнеэкономическим связям Петухова П.А.

2. Назначить сопровождающими иностранную делегацию следующих лиц:

- начальника отдела маркетинга Валуева И.Н.;

- секретаря-референта Наседкину А.Д.

3. Ответственному за организацию приема иностранной делегации разработать и представить на утверждение программу проведения мероприятия.

4. Обеспечить бронирование мест в гостинице «Европа» и питание членов делегации и сопровождающих лиц.

5. Для обеспечения переговоров заключить договор с переводчиком.

6. Главному бухгалтеру Заречной В.Н. подготовить проект сметы расходов на прием и обслуживание иностранной делегации, обеспечить выдачу аванса ответственному за организацию приема иностранной делегации.

7. По завершении приема господина П.Хаммера в 3-дневный срок отчитаться за произведенные расходы по приему делегации.

<…>

Приложение 2

Меморандум № 10
о встрече с делегацией компании «ХХХ» из Португалии

Иностранные участники встречи:

1. Руководитель делегации П.Хаммер.

Участники встречи со стороны ООО «Запад»:

директор Иванов П.П.;

заместитель генерального директора по внешнеэкономическим связям Петухов П.А.;

начальник отдела маркетинга Валуев И.Н.;

секретарь-референт Наседкина А.Д.

Обсуждавшиеся вопросы:

1. Дальнейшее сотрудничество в рамках партнерского соглашения от 10.01.2012.

2. Условия контракта на поставку оборудования.

Подписанные документы: контракт на поставку оборудования от 09.06.2012 № 09/06/2012BY.

Общие результаты переговоров: переговоры завершены подписанием взаимовыгодного контракта.

Справочно Исходя из практического опыта организациям можно порекомендовать включать в перечень представительских расходов следующие: • по приглашению представителей иностранной делегации; • по проживанию представителей иностранной делегации; • на питание; • на транспортное обслуживание; • на культурное обслуживание; • на бытовое обслуживание; • по аренде помещений; • на услуги переводчика (если он не состоит в штате организации); • на проведение встреч и переговоров с резидентами РБ и др. Этот список можно дополнить, руководствуясь Инструкцией о порядке расходования средств на представительские мероприятия дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями Республики Беларусь за границей, утвержденной постановлением МИД РБ от 28.02.2007 № 29.

В бухгалтерском учете представительские расходы следует отражать записями:

Д-т 25, 26, 44, 90-8 и др. - К-т 51, 60, 71, 76 и др.

12.07.2012 г.

Константин Скуратович, заместитель начальника отдела консалтинга общества с ограниченной ответственностью «Юридическая группа «ВЕРДИКТ БАЙ»