Материал помещен в архив

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСТВО ИНОСТРАННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: ОТКРЫВАЕМ И ЗАКРЫВАЕМ ОДНОВРЕМЕННО

Ситуация Иностранная организация не успела продлить срок действия разрешения на открытие представительства, но деятельность в Республике Беларусь прекращать не планирует. Что делать в такой ситуации?

Деятельность представительств иностранных организаций в Республике Беларусь регулирует Положение о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.12.2013 № 1189 (далее - Положение).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 3 сентября 2018 г. Положение утратило силу постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30.05.2018 № 408. Следует руководствоваться Положением о порядке открытия и деятельности в Республике Беларусь представительств иностранных организаций, утвержденным постановлением № 408.

На территории Республики Беларусь вправе открывать свои представительства юридические лица и иные организации, зарегистрированные в установленном порядке в иностранном государстве, органы управления административно-территориальных единиц иностранных государств. Открывается представительство на основании разрешений, выдаваемых Министерством иностранных дел Республики Беларусь (далее - МИД), если иное не установлено законодательными актами.

Разрешение на открытие представительства выдается на 3 года с возможностью продления срока его действия на тот же период. Для продления срока действия разрешения на открытие представительства иностранная организация должна не позднее 10 дней до даты его истечения представить в МИД заявление и документ, подтверждающий уплату государственной пошлины за продление срока действия разрешения на открытие представительства (п.9 Положения).

Справочно Примерную форму заявления на продление срока деятельности представительства иностранной организации см. на сайте МИД: http://mfa.gov.by/representation/setting_up/f21379da81062b/docs/80l.

Продление срока действия разрешения на открытие представительства иностранной организации осуществляется МИД в течение 10 дней с даты представления вышеуказанных документов (п.10 Положения).

В случае если иностранная организация не успела за 10 дней до истечения срока действия разрешения его продлить, деятельность представительства прекращается в соответствии с п.18 Положения, о чем МИД уведомляет представительство путем направления письма по известному МИД юридическому адресу представительства.

Поэтому, если иностранная организация и дальше планирует осуществлять свою деятельность в Республике Беларусь через представительство, ей необходимо открыть представительство заново, а старое ликвидировать. То есть параллельно будут происходить два процесса: прекращение деятельности ранее открытого представительства и открытие нового представительства той же иностранной организации.

Рассмотрим некоторые особенности одновременного осуществления двух этих процессов.

В первую очередь, для недопущения каких-либо просрочек для деятельности иностранной организации на территории Республики Беларусь необходимо подготовить полный пакет документов для получения разрешения на открытие представительства.

Для МИД не является препятствием наличие параллельно двух процессов, и при отсутствии замечаний к поданным документам в течение 10 дней после их подачи МИД выдает разрешение на открытие нового представительства. После этого новое представительство проходит ту же процедуру, что и при первоначальном открытии, то есть происходит постановка на учет в государственных органах, открытие счета в банке, прием на работу работников и т. д.

1. Районная инспекция Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь (далее - ИМНС).

Иностранные организации подлежат постановке на учет в налоговом органе по их заявлению, подаваемому иностранной организацией, получившей в Министерстве иностранных дел Республики Беларусь разрешение на открытие представительства, - в налоговый орган по месту нахождения представительства в срок не позднее 10 рабочих дней со дня получения такого разрешения (ст.66 Налогового кодекса Республики Беларусь). Форма заявления утверждена постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31.12.2010 № 96 (приложение 2).

К заявлению прилагаются оригинал и копия разрешения на открытие представительства, выданного МИД, а также оригиналы и копии положения о представительстве и доверенности на руководителя представительства.

При постановке на учет в налоговом органе иностранной организацией помимо вышеуказанных документов представляются выписка из торгового регистра страны ее места нахождения или иное эквивалентное доказательство юридического статуса иностранной организации в соответствии с законодательством страны ее места нахождения, выданное не позднее 3 месяцев до дня представления документов для постановки на учет в налоговом органе, а также копии учредительных документов иностранной организации.

Документы, выданные на территории другого государства, представляемые для постановки плательщика на учет в налоговом органе, должны быть оформлены в соответствии с законодательством этого государства. В налоговый орган представляются оригиналы и (или) в установленных законодательством случаях копии документов, удостоверенные компетентными органами иностранных государств (либо судами, либо нотариусами, либо иными компетентными органами иностранных государств). Эти документы (оригиналы, в установленных случаях - копии документов) должны быть легализованы в дипломатических представительствах или консульских учреждениях Республики Беларусь, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь. Иными словами, в случае наличия двустороннего договора о взаимном признании документов, выданных/оформленных на территории иностранного государства, они должны быть удостоверены в нотариальном порядке. В случае отсутствия такого договора будут действовать нормы Конвенции, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов, совершенной в Гааге 5 октября 1961 г., и документы, кроме нотариального заверения, необходимо будет заверить также проставлением апостиля. В случае представления документов из страны, не подписавшей указанную Конвенцию, данные документы должны подлежать дипломатической или консульской легализации.

Документы, составленные на иностранном языке, должны быть переведены на белорусский или русский язык. Верность перевода или подлинность подписи переводчика должны быть засвидетельствованы нотариально либо дипломатическими представительствами или консульскими учреждениями Республики Беларусь. Оригиналы документов, представленные в налоговый орган для постановки на учет, возвращаются плательщику после их сверки с копиями.

В течение 2 рабочих дней ИМНС выдается извещение о постановке на учет, причем учетный номер плательщика - иностранной организации остается прежним, актуализируется только дата постановки на налоговый учет.

При этом параллельно отдел организации проверок и отдел учета ИМНС осуществляют проверку старого представительства с целью выдачи справки о состоянии расчетов с бюджетом. Срок для выдачи такой справки не может превышать 1 месяца с даты подачи соответствующего заявления в ИМНС по местонахождению старого представительства (п.1.12 единого перечня административных процедур, осуществляемых государственными органами и иными организациями в отношении юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 17.02.2012 № 156).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. п.1.12 перечня № 156 на основании постановления Совета Министров Республики Беларусь от 11.08.2017 № 605 исключен.

Проверке подвергаются следующие документы старого представительства: книга замечаний и предложений представительства, приказы, договоры, оборотно-сальдовые ведомости, анализы и карточки счетов, ведомости по начислению заработной платы, налоговые декларации по налогам, представляемые в ИМНС, и другие документы бухгалтерского учета - выборочным методом за период с даты открытия представительства до даты начала проверки. При этом проверке подвергается также и сама книга учета проверок старого представительства, которая должна быть оформлена в соответствии с законодательством.

Следует отметить, что справка о состоянии расчетов с бюджетом выдается только при отсутствии остатков активов и обязательств на балансе старого представительства. Однако здесь может возникнуть коллизия. Если в ходе проведения проверки ИМНС обнаружит, к примеру, недоплату представительством налогов в бюджет, доплатить их не представится возможным, поскольку у представительства будут просто-напросто отсутствовать средства. На практике данный вопрос решается следующим образом: в ИМНС представляются все документы, кроме итоговой оборотно-сальдовой ведомости, ИМНС проверяет правильность исчисления и уплаты налогов, дает подтверждение правильности (правда, только на словах), после чего баланс представительства обнуляется, закрывается текущий (расчетный счет), в ИМНС представляются подтверждающие документы (справка банка о закрытии счета, а также выписка по счету, где дебет и кредит должны равняться нулю).

Справочно Для обнуления баланса через систему «Клиент-банк» (при ее наличии) необходимо совершить операцию - возврат средств финансирования головной организации. В случае отсутствия у прекращающего свою деятельность представительства системы «Клиент-банк» в бумажном виде оформляется платежное поручение о переводе денежных средств. Данное платежное поручение должно быть удостоверено печатью представительства и подписано лицом, образец подписи которого есть в банке, то есть присутствует в карточке с образцами подписи и оттиска печати. Форма платежного поручения утверждена постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2001 № 66. При таком возврате не возникает дополнительного объекта налогообложения.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2018 г. форма внешнего представления электронных расчетных документов (платежных поручений, платежных требований) определена СПР 2.03-1-2018 «Банковская деятельность. Информационные технологии. Платежные инструкции клиентов. Часть 1. Электронные платежные поручения», утвержденным постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 16.03.2018 № 116.

2. Фонд социальной защиты населения Республики Беларусь (далее - ФСЗН).

Представительства иностранных организаций являются плательщиками обязательных страховых взносов в бюджет фонда социальной защиты населения Республики Беларусь по месту постановки на учет (по местонахождению) (п.1¹ Положения об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в бюджет государственного внебюджетного фонда социальной защиты населения Республики Беларусь, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 16.01.2009 № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2017 г. следует руководствоваться п.11 Положения № 40 в редакции Указа Президента Республики Беларусь от 23.12.2016 № 480.

Для постановки на учет в органах ФСЗН представительства подают заявление о постановке на учет с приложением следующих документов:

• устав (учредительный договор - для коммерческих организаций, действующих на основании учредительного договора) юридического лица, создавшего представительство;

• положение о представительстве;

• разрешение на открытие представительства иностранной организации в Республике Беларусь;

• извещение о присвоении учетного номера плательщика (извещение о присвоении учетного номера плательщика - иностранной организации), выданного ИМНС.

Старое же представительство может получить из ФСЗН справку об отсутствии задолженности по платежам в ФСЗН. Данная справка в МИД не представляется, выдается в течение, как правило, 2 рабочих дней с даты получения заявления с просьбой о предоставлении такой справки.

3. Государственный таможенный комитет Республики Беларусь.

Одним из документов, представляемых с итоговым пакетом в МИД, является копия справки об отсутствии (наличии) неуплаченных таможенных платежей, пеней, процентов, а также обязательств, не прекращенных перед таможенными органами, выдаваемой таможенными органами.

На сегодня во исполнение приказа Государственного таможенного комитета Республики Беларусь от 16.07.2015 № 356-ОД с 1 сентября 2015 г. выдачу таких справок осуществляет Гомельская таможня, независимо от местонахождения представительства. Для получения справки необходимо обратиться в Гомельскую таможню по адресу: 246050, Республика Беларусь, г. Гомель, ул. Интернациональная, д. 30. Письмо с просьбой о выдаче справки можно направить по почте с указанием адреса представительства для корреспонденции.

Справка из таможни действительна в течение 6 месяцев со дня ее регистрации.

4. Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах» (далее - Белгосстрах).

Постановка на учет осуществляется на основании Положения о регистрации (перерегистрации) на Белорусском республиканском унитарном страховом предприятии «Белгосстрах» страхователей по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10.10.2003 № 1294, и происходит в день обращения в соответствующий филиал Белгосстраха по г. Минску (Минскому району) с выдачей свидетельства о регистрации в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. При этом должны быть представлены копии следующих документов:

• разрешения на открытие представительства;

• положения о представительстве;

• извещения о постановке на учет в налоговой инспекции;

• заявления о регистрации представительства иностранной организации в Республике Беларусь в качестве страхователя по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Форма заявления утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.07.2008 № 117.

Копии документов и заявление заверяются подписью лица, уполномоченного в соответствии с доверенностью осуществлять действия, связанные с открытием представительства, а также печатью.

Для снятия с учета старого представительства дополнительные документы представлять не нужно. Снятие с учета происходит автоматически по факту непредставления в Белгосстрах документа, подтверждающего продление срока действия разрешения на открытие представительства. При этом, как и в случае с ФСЗН, представительство может получить от Белгосстраха письменное подтверждение отсутствия задолженности по уплате страховых взносов по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Данное подтверждение в МИД не представляется.

5. Государственное учреждение «Минский городской архив».

Несмотря на то, что, по сути, иностранная организация продолжает свою работу на территории Республики Беларусь, документы в архив сдавать все же необходимо. К таким документам относятся: оригинал положения о представительстве, копия разрешения на открытие представительства, копия документа головной организации о принятом решении о прекращении деятельности представительства (что представляется нелогичным в данной ситуации, так как решение о прекращении деятельности здесь принимает МИД на основании непродления разрешения), кадровые документы, в том числе приказы по личному составу (прием, увольнение работников), а также расчетные ведомости (листки) по выплате заработной платы.

Сотрудники архива рекомендуют в данном случае оставлять представительству копии необходимых документов, оригиналы же сдавать в архив на хранение.

Есть три способа сдачи документов в архив:

• лично лицом, уполномоченным в соответствии с доверенностью осуществлять действия, связанные с прекращением деятельности представительства;

• путем заключения договора с компанией, оказывающей услуги по подготовке и сдаче документов в архив;

• путем заключения договора напрямую с соответствующим архивом.

Несмотря на то, что в законодательстве отсутствует термин «ликвидация представительства», архив выдает документ под названием «Справка о приеме на хранение документов ликвидированной организации». Срок выдачи такой справки зависит от объема представленных в архив документов.

Получить данную справку, равно как и расписаться в ее получении, может уполномоченный доверенностью представитель.

6. Банк (банки).

На практике происходит одновременно и закрытие, и открытие текущих (расчетных) счетов представительства, даже если они закрываются (открываются) в одном отделении банка. Список документов для осуществления этих процедур зависит от конкретного банка.

Из проблемных моментов можно отметить процедуру закрытия счета в плане оформления соответствующих полномочий в доверенности. Как показала практика, текст доверенности буквально дословно необходимо согласовывать с уполномоченным на закрытие счетов сотрудником банка.

Например, ЗАО «БСБ Банк» потребовал, чтобы в доверенности отдельно было указано полномочие «сдавать оборудование клиент- и интернет-банка». Хотя один из специалистов банка согласился с мнением, что полномочие «переоформлять, закрывать счета Представительства», указанное в доверенности и согласованное изначально с банком, включает в себя в том числе сдачу указанного оборудования.

Срок выдачи справки о закрытии текущих (расчетных) счетов представительства, как и срок открытия таких счетов, зависит, опять же, от конкретного банка.

7. Министерство иностранных дел Республики Беларусь.

После прохождения всех вышеописанных процедур в МИД сдается следующий пакет документов:

• копия справки банка о закрытии текущего (расчетного) счета;

• копия справки о состоянии расчетов с бюджетом, выдаваемой налоговыми органами;

• копия справки об отсутствии (наличии) неуплаченных таможенных платежей, пеней, процентов, а также обязательств, не прекращенных перед таможенными органами, выдаваемой таможенными органами;

• копия документа, подтверждающего передачу документов по личному составу работников прекратившего свою деятельность представительства в территориальный (городской или районный) архив;

• оригинал разрешения на открытие представительства.

На практике МИД также требует представлять служебную карточку руководителя. Однако в рассматриваемой ситуации МИД отступает от данного требования, то есть служебная карточка руководителя продолжает оставаться у него.

Для представления данного пакета документов МИД устанавливает месячный срок после закрытия представительства. То есть после прохождения всех вышеописанных процедур (проверок, получения справок и т. д.) представитель, уполномоченный на совершение действий, связанных с прекращением деятельности представительства, заверяет своей подписью копии вышеуказанных документов и не позднее чем по истечении 1 месяца представляет их в МИД путем личной подачи либо отправки по почте. В течение, как правило, 3-5 дней МИД выдает подтверждение того, что пакет документов для прекращения деятельности представительства, предусмотренный п.20 Положения, им предоставлен.

01.02.2016

Татьяна Бабило, старший юрист отдела корпоративной практики общества с ограниченной ответственностью «Юридическая компания "ВЕРДИКТ"»