Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Прежними работниками организации, ответственными за кадровый учет, практически не велись личные дела сотрудников. В результате в организации отсутствуют личные дела на некоторых уже уволенных работников.

Как поступить в такой ситуации?

Можно ли регистрировать личные дела «задним числом»?

ОТВЕТ: Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности (п.2 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2, далее - Инструкция).

Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам) (п.3 Инструкции).

На руководителя организации возложен контроль за оформлением и хранением личных дел работников.

Руководитель организации приказом не реже одного раза в 5 лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на утверждение руководителю организации (п.22 Инструкции).

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел (часть вторая п.20 Инструкции).

Исходя из изложенной ситуации можно предположить, что:

• в организации никогда или в последние 5 лет не проводилась уполномоченной комиссией проверка наличия и состояния личных дел работников;

• при приеме (переводе) на должность работник, ответственный за ведение личных дел, не принял их по акту приемки-передачи, не выявил и документально не зафиксировал недостатки в ведении личных дел, отсутствие ряда личных дел;

• в организации не осуществляется надлежащий контроль за работой служб, ответственных за кадры, за делопроизводство и за архив.

Для решения возникшей проблемы целесообразно следующее.

1. Издать приказ по основной деятельности о создании комиссии по проверке наличия и состояния личных дел работающих и уволенных работников за определенный период времени. По результатам проверки комиссии составить акт, в котором будет отражено фактическое состояние личных дел работников (работающих и уволенных), а также будут даны рекомендации о восстановлении (невосстановлении, частичном восстановлении) отсутствующих личных дел уволенных работников. Сдачу в архив личных дел уволенных работников осуществлять по результатам утвержденного руководителем организации акта с учетом предложений комиссии.

2. Работник, ответственный за ведение личных дел, может написать на имя руководителя организации докладную записку, в которой будет изложена сложившаяся ситуация по формированию, ведению и хранению личных дел работников с просьбой о принятии руководителем организации решения об определении порядка сдачи в архив личных дел уволенных работников, оформленных с нарушениями действующего законодательства, и о принятии решения о восстановлении (невосстановлении, частичном восстановлении) отсутствующих личных дел уволенных работников. Сдачу в архив личных дел уволенных работников осуществлять в соответствии с решением руководителя организации.

Исходя из части первой п.20 Инструкции личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга) учета личных дел согласно приложению 5 к Инструкции.

Регистрацию личных дел «задним числом», т.е. временем, когда учет личных дел работников в организации фактически не осуществлялся, можно признать некорректной.

Если ранее личные дела работников в организации не учитывались и не регистрировались в журнале (книге) учета личных дел, то, по мнению автора, регистрацию следует начать с момента принятия руководителем решения о приведении порядка формирования, ведения и хранения личных дел работников в соответствие с требованиями действующего законодательства.

14.07.2014

Ольга Гасюкевич, юрист