Материал помещен в архив

ВОПРОС: При оформлении итоговой записи в номенклатуре дел следует указывать количество переходящих дел.

Относятся ли к данной категории дела с заголовками «Инструкция …», «Годовые планы работы …», «Положение об …», «Протоколы заседаний …» и т.п.?

ОТВЕТ: Согласно правилам делопроизводства в дела формируются документы за один календарный год. Исключение составляют так называемые переходящие дела, которые могут вестись в течение нескольких делопроизводственных лет. К ним относятся учетно-регистрационные книги, журналы - они ведутся до окончательного их заполнения (например, журнал регистрации входящих документов, книга учета проверок (ревизий), книга учета инструктажа по технике безопасности и др.). Переходящими могут быть дела и с инструктивно-методическими документами, если они имеют небольшой объем, а также дела, в которые формируются документы за несколько лет до разрешения соответствующего вопроса. Переходящими являются и личные дела работников, формирующиеся на протяжении всего периода их работы в организации.

При наличии переходящих дел по окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел в графе «Примечания» делается отметка «Переходящее». Количество таких дел учитывается затем при заполнении по окончании года итоговой записи к номенклатуре дел о количестве и категориях заведенных дел. Заведующий архивом должен при приеме дел в архив организации учесть количество заведенных переходящих дел. Эти данные необходимы для включения таких дел в описи дел, так как переходящие дела включаются в описи дел по году заведения. Так, если дело было сформировано в делопроизводстве за период с 2003 по 2006 г., оно должно быть включено в годовой раздел описи дел за 2003 г.

Дела с протоколами формируются в пределах делопроизводственного (календарного) года и переходящими не являются. Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13, установлено, что протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам (п.6.3).

Вместе с тем на практике нередко складывается ситуация, когда при небольшом количестве (1-2 документа в год) протоколы за несколько лет формируются в одно дело (например, дела с протоколами заседаний экспертной комиссии организации). В этом случае такое дело с протоколами является переходящим, что должно быть отражено в графе «Примечание», а также в итоговой записи к номенклатуре.

При передаче в архив переходящее дело включается в опись дел по году заведения. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка: «Документы за данный год см. также в разделе описи за _____ г., дела № ___», которая помещается за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность формирования дел оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

Например, переходящее дело с заголовком «Протоколы заседаний экспертной комиссии за 2001-2004 гг.» при передаче в архив будет включено в опись дел за 2001 г., а в конце годовых разделов описи за 2002, 2003 и 2004 гг. делаются отметки «Документы за данный год см. также в разделе описи за 2001 г., дела № ___».

Дела с планами и отчетами формируются в дела и передаются в архив организации аналогично формированию и передаче в архив дел с протоколами. При возникновении ситуации, описанной выше, дела с планами и отчетами также могут являться переходящими.

Дела с организационными документами (уставами, положениями, инструкциями, правилами и т.п.) переходящими не являются, так как переходящие дела - это дела, которые ведутся делопроизводством на протяжении ряда лет, а в данном случае дела формируются и заканчиваются делопроизводством в год утверждения.

Согласно общеустановленной схеме такие дела передаются в архив в установленные сроки, т.е. включаются в опись по году утверждения и сдаются на архивное хранение одновременно с другими делами этого же года.

Вместе с тем дела с указанными документами необходимы в работе организации и в случае их передачи в архив понадобится либо снятие с организационных документов копий, либо выдача этих дел из архива во временное пользование.

Однако применение такого подхода на практике создает значительные неудобства и не всегда возможно. Например, с положением об отделе, правилами внутреннего трудового распорядка и иными организационными документами работники организации должны быть ознакомлены под роспись. Если дела с подлинниками перечисленных документов переданы в архив, сделать это практически невозможно. Кроме того, в дела с организационными документами могут вноситься изменения и дополнения, являющиеся их неотъемлемой частью. В связи с этим передавать указанные документы в архив до их отмены (замены новыми) нецелесообразно.

Соответствующий подход предусмотрен правилами составления и оформления номенклатуры дел, согласно которым дела с организационными документами включаются в номенклатуру дел организации на каждый год.

Например, устав организации, должностные инструкции работникам, положения о структурных подразделениях, инструкция по делопроизводству в организации и т.п. были утверждены в 2002 г. и без изменений применялись в 2003-2005 гг. Указанные дела будут включены как в номенклатуру дел за 2002 г., так и в номенклатуры дел за 2003, 2004 и 2005 гг. При оформлении итоговой записи к номенклатуре дел за 2002 г. эти дела будут учтены, а в итоговых записях к номенклатурам дел за 2003, 2004 и 2005 гг. они учитываться не будут.

При передаче дел за 2002 г. в архив такие дела включаются в опись этого же года и учитываются в итоговой записи к описи дел. Однако реально такие дела в установленные сроки вместе с другими документами 2002 г. в архив не передаются, поэтому в описи дел соответствующего структурного подразделения за 2002 г. в графе «Примечание» необходимо сделать отметку: «Оставлено на хранение в _______ (указывается наименование структурного подразделения)». Отсутствие реального поступления в архив этих дел за 2002 г., учтенных по описи, отражается в Книге учета поступления и выбытия документов. В ней делается отметка о том, что дела под соответствующими номерами сводной номенклатуры дел оставлены на хранение в структурных подразделениях.

В годовых разделах описи за 2003-2005 гг., как и в итоговых записях к номенклатурам дел за эти же годы, такие дела не учитываются.

После реальной передачи таких дел с организационными документами в архив (например, в 2008 г.) соответствующие поступления отражаются в Книге учета поступления и выбытия документов.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.