Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

01.03.2022

ВОПРОС

При подготовке дел к сдаче в архив обнаружены документы дел, которые уже сданы в архив.

1. Как включить найденные документы в дела?

2. Следует расшивать дело, включать новые документы и прошивать заново или можно вклеить документы в уже сформированное дело?

ОТВЕТ

Необходимо руководствоваться Правилами работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

При формировании и оформлении дел в соответствии с требованиями законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства не должна возникать вышеописанная ситуация, так как комплектность дел проверяется при их поступлении в архив. Поэтому порядок действий при обнаружении документов и дел, которые уже сданы в архив, не закреплен в нормативных правовых актах.

Однако на практике в силу различных причин такое происходит. В этом случае нужно руководствоваться Правилами № 143:

1. Обнаруженные документы необходимо включить в дела, к которым они относятся: вложить в дело, максимально закрепив у корешка дела (можно сделать надрезы листов документа в местах прохождения нити), или вклеить.

2. Включенные листы нумеруются с помощью литерного номера (подп.77.7 п.77 Правил № 143).

Затем изменения в нумерации листов отражаются в листе-заверителе дела. В конце дела составляется новая заверительная надпись (новый лист-заверитель дела). Старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой, но сохраняется в деле (ч.4 п.80 Правил № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.10 (пп.70-82) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Хранение документов в организации.