Материал помещен в архив

ВОПРОС: При выемке документов правоохранительными органами составляется акт изъятия документов.

Куда подшивается данный акт и постановление на выемку: в начало дела или вместе с копией каждого изъятого документа? Можно ли формировать акты и постановления на изъятие документов в отдельную папку, а в дела вместо изъятых документов подшивать только копии?

ОТВЕТ: Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13, определено, что формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Согласно ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку.

Таким образом, в случае изъятия (выемки) документов правоохранительными или иными уполномоченными органами постановления, протоколы, акты и иные документы об изъятии подлежат формированию в отдельное дело. Если в номенклатуре дел организации на текущий год заведение такого дела не предусмотрено, то оно включается в соответствующий раздел номенклатуры под резервным индексом.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь не определен срок хранения постановлений, протоколов, актов об изъятии документов. Вместе с тем в Перечне типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Минюста РБ от 14.12.2006 № 82, имеется п.969, согласно которому срок хранения документов о выдаче дел (документов) во временное пользование в другие организации (акты, переписка и др.) установлен в три года. По аналогии со сроками хранения документов о выдаче дел во временное пользование для хранения дела с постановлениями, протоколами, актами об изъятии документов целесообразно установить срок хранения «3 года после возвращения дел (документов) в архив».

При этом следует помнить, что нормативные правовые акты Республики Беларусь предоставляют право юридическому лицу, индивидуальному предпринимателю изготавливать копии изымаемых документов, которые остаются у него вместо изъятых оригиналов (примечание). Кроме того, п.10.2 вышеназванной Примерной инструкции по делопроизводству установлено, что изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения руководителя организации с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника. При этом необходимо соблюдать следующие требования: на место изъятого из дела документа помещается листок-заместитель документа, по которому контролируется возврат документа; на выданное дело заводится карта-заместитель дела.

Примечание. Например, п.8 Инструкции о порядке изъятия (истребования) документов, касающихся производственной и финансово-хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, и (или) их копий органами внутренних дел, утвержденной постановлением МВД РБ от 16.04.2004 № 88.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.

В постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82 «Об утверждении перечня типовых документов органов государственной власти и управления, организаций Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально-техническому обеспечению, административно-хозяйственной деятельности, делопроизводству, работе архивов организаций с указанием сроков хранения» на основании постановлений Минюста РБ от 12.01.2009 № 5 (с 19 февраля 2009 г.), от 28.07.2009 № 59 (с 20 августа 2009 г.), от 19.03.2010 № 21 (с 7 мая 2010 г.), от 01.11.2010 № 86 (с 13 ноября 2010 г.), от 01.06.2011 № 121 (с 1 сентября 2011 г.), от 24.10.2011 № 234 (с 22 января 2012 г.) и от 25.04.2012 № 104 (с 23 мая 2012 г.) внесены дополнения и изменения.