Материал помещен в архив

ПРИЕМ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ БЕЗ ОШИБОК
(В ВОПРОСАХ И ОТВЕТАХ)

Прием наличных денежных средств, осуществляемый субъектами хозяйствования при реализации товаров (работ, услуг) с помощью кассовых суммирующих аппаратов (далее - КСА) и специальных компьютерных систем (далее - СКС), является наиболее проверяемым налоговыми и правоохранительными органами вопросом.

Проверяющих, как правило, в первую очередь интересует:

• принимаются ли наличные денежные средства в соответствии с порядком, установленным действующим законодательством (т.е. с применением кассового оборудования или бланков первичных учетных документов);

• включено ли используемое субъектом хозяйствования кассовое оборудование в Государственный реестр моделей (модификаций) кассовых суммирующих аппаратов, используемых на территории Республики Беларусь;

• зарегистрировано ли данное оборудование в налоговых органах и по месту ли регистрации субъекта хозяйствования;

• имеются ли факты несанкционированного доступа к средствам контроля;

• имеются ли в наличии эксплуатационная документация на кассовое оборудование и договор с центром технического обслуживания на его обслуживание;

• правильно ли оформлены книга кассира, отчет закрытия смены, испорченные чеки и т.д.

В частности, одним из самых распространенных нарушений, выявляемых при проверках, является неверное открытие смены. Часто кассиры не открывают смену, если не было ни одной покупки за рабочий день.

В связи с этим в настоящей статье рассмотрены основные моменты, касающиеся приема наличных денежных средств, порядка использования кассового оборудования и оформления документов. Их изучение позволит не допустить нарушений и аргументированно отстоять свою позицию в ходе любой проверки.

Вопрос: Какие действия должен выполнить продавец-кассир для открытия смены?

Ответ: В начале смены продавец-кассир должен включить кассовый аппарат и выполнить отчет без гашения (далее - Х-отчет). Эта операция часто игнорируется, но только начиная день этим действием, кассир получает достоверную информацию о состоянии кассового аппарата на начало дня, а также данные для записи в книгу кассира.

Форма книги кассира приведена в приложении 2 к Положению о порядке использования кассового оборудования, платежных терминалов, автоматических электронных аппаратов, торговых автоматов и приема наличных денежных средств, банковских пластиковых карточек в качестве средства осуществления расчетов на территории Республики Беларусь при продаже товаров, выполнении работ, оказании услуг, осуществлении деятельности в сфере игорного бизнеса, лотерейной деятельности, проведении электронных интерактивных игр, утвержденному постановлением Совета Министров РБ и Нацбанка РБ от 06.07.2011 № 924/16 (далее - Положение № 924/16).

Справочно Согласно подп.2.9.1 п.2 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1364.1-2002 «Аппараты кассовые суммирующие и специальные компьютерные системы. Термины и определения» (далее - СТБ 1364.1-2002) X-отчет или сменный отчет без гашения - это документ, формируемый КСА или СКС в режиме без гашения (обнуления) соответствующих сменных денежных и операционных регистров и содержащий информацию о зарегистрированных с начала смены кассовых операциях до момента печати отчета.

Х-отчет содержит следующие реквизиты:

• наименование продавца;

• учетный номер плательщика;

• заводской номер КСА (СКС) и (или) регистрационный номер КСА (СКС);

• признак работы в фискальном режиме;

• номер, дату и время распечатки Х-отчета;

• наименование распечатываемого документа;

• сумму и количество служебных внесений денег;

• сумму и количество служебных выдач денег;

• сумму и количество налогов по каждой налоговой ставке;

• сумму и количество аннулирований;

• количество оформленных за смену (сутки) чеков;

• итог продаж (покупок).

Следующим действием кассира должно стать заполнение книги кассира, в которую он вносит информацию о текущей дате и показания суммирующего денежного счетчика («нарастающего оборота») на начало дня, заверяя внесенную информацию личной подписью. Данное действие и называется открытием смены.

Вопрос: Что такое фискальная память кассового аппарата?

Ответ: Кассовые суммирующие аппараты (СКС) всех групп должны иметь фискальную память. Фискальная память - это составная часть кассового аппарата, предназначенная для запоминания и долговременного хранения итоговой ежедневной информации о выручке. Фискальная память - энергонезависимое устройство. Изменение внесенной в нее информации исключено.

Вопрос: Каким образом информация попадает в фискальную память?

Ответ: Формирование чека проходит поэтапно в следующей очередности:

• фиксирование цен товаров или услуг в чеке с использованием клавиш отделов;

• объявление суммы оплаты клиенту;

• корректирование информации, если покупатель оказывается неплатежеспособен или меняет решение о количестве приобретаемого товара;

• оплата чека;

• пересчет выданной клиентом наличности;

• набор этой суммы на цифровой клавиатуре;

• закрытие чека нажатием предназначенной для этого клавиши. При этом кассовый аппарат выполнит следующие действия:

• распечатку чека, который кассир обязан выдать клиенту;

• расчет суммы сдачи, которую должен покупателю кассир;

• запись итоговой суммы чека в факсимильную память.

После выдачи покупателю (потребителю) чека аппарата или системы полученные наличные денежные средства помещаются в денежный ящик аппарата или системы или иное место аналогичного назначения (п.23 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1364.2-2002 «Аппараты кассовые суммирующие и специальные компьютерные системы. Дополнительные требования к кассовым суммирующим аппаратам и специальным компьютерным системам, применяемым в торговле»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2016 г. взамен СТБ 1364.2-2002 действует СТБ 1364.2-2015 «Аппараты кассовые суммирующие и специальные компьютерные системы. Дополнительные требования к кассовым суммирующим аппаратам и специальным компьютерным системам, применяемым в торговле», утвержденный постановлением Госстандарта РБ от 31.12.2015 № 63.

Нарушение данной последовательности действий может привести к серьезным ошибкам, так как чек, попавший в фискальную память аппарата, исправить невозможно.

Справочно Фискальный отчет - это документ, формируемый КСА или СКС в режиме снятия данных фискальной памяти и содержащий информацию из фискальной памяти за период снятия отчета. Период снятия отчета может задаваться датами закрытия смен или порядковыми номерами записей в фискальной памяти (подп.2.9.3 п.2 СТБ 1364.1-2002).

Вопрос: Что должен делать кассир в случае, когда был закрыт ошибочно сформированный чек?

Ответ: Если чек был закрыт, значит, он попал в фискальную память. В случае ошибок, допущенных кассиром при вводе суммы в фискальную память, использование в течение смены этого чека запрещается. В конце рабочего дня (смены) составляется реестр ошибочно сформированных платежных документов кассового оборудования по форме согласно приложению 3 к Положению № 924/16, к которому прилагаются ошибочно сформированные платежные документы.

Ошибочная сумма записывается в колонке 7 книги кассира. В фискальной памяти сумма останется, но ее ошибочное внесение доказывает правильно оформленный реестр.

Вопрос: Чем отличается Z-отчет от Х-отчета?

Ответ: Х-отчет называют отчетом без гашения. Это означает, что этот отчет выдает информацию о продажах за текущую смену на данный момент времени, при этом состояние памяти никак не изменяется. Таким образом, Х-отчет снимается тогда, когда эта информация необходима.

А Z-отчет или отчет с гашением снимается в конце каждой смены, так как после этого отчета в фискальной памяти сохраняются следующие данные:

• общая сумма выручки за смену, которая суммируется со дня регистрации кассового аппарата в налоговой инспекции и носит название «показания накопительного счетчика» или «нарастающий оборот»;

• количество выполненных отчетов «Закрытие смены»;

• количество выполненных операций «перезапуск»;

• данные о пользователе КСА.

Все остальные данные за смену после распечатки Z-отчета будут аннулированы (погашены).

Справочно Согласно подп.2.9.2 п.2 СТБ 1364.1-2002 сменный отчет с гашением или Z-отчет - это документ, формируемый КСА или СКС в режиме с гашением (обнулением) соответствующих сменных денежных и операционных регистров и содержащий информацию о зарегистрированных за смену кассовых операциях. При этом: • продолжительность смены должна составлять не более 24 ч; • гашение (обнуление) соответствующих сменных денежных и операционных регистров КСА или СКС должно выполняться после успешной печати документа и записи соответствующих данных в фискальную память.

Вопрос: Что должен сделать кассир в конце смены?

Ответ: В конце смены кассир должен снять Z-отчет, по данным которого записать в книгу кассира:

• показания накапливающих счетчиков на конец дня;

• номер отчета с гашением;

• сумму выручки, записанную в фискальную память (ошибочно пробитые суммы и суммы возвратов не вычитаются);

• сумму ошибочных чеков и сумму возвратов покупателям;

• сумму наличных денег, за вычетом ошибок и возвратов, сдаваемую в кассу предприятия;

• остаток лимита кассы, если на данном рабочем месте кассира он установлен.

Если принимаются к оплате кредитные карточки или валюта, то после основной строки в книге кассира-операциониста используются последующие строки. В них расписывается количество средств, оплаченных кредитной картой или валютой (по каждой валюте отдельная строка).

Вопрос: Что делать кассиру, если выясняется, что отчет закрытия предыдущей смены не был сделан?

Ответ: В этом случае кассир обязан поставить в известность руководителя о сложившейся ситуации. Затем снять Z-отчет. Так как смена даты в кассовом аппарате происходит в 24.00, то снятый утром отчет будет иметь текущую дату, что потребует написания объяснительной записки главному бухгалтеру или руководителю организации. Кассир заполняет строку в книге кассира данными о предыдущей смене. После чего день начинается в обычном порядке.

Вопрос: Что делать, если за день не было ни одной продажи?

Ответ: Действия кассира в конце смены в случае отсутствия продаж не отличаются от обычного рабочего дня. Если кассовый аппарат позволяет снятие Z-отчета, то снимается Z-отчет. В некоторых типах кассовых аппаратов при отсутствии продаж снятие Z-отчета технически невозможно. Производители мотивируют невозможность снятия отчета тем, что основная функция гашения в этом случае неактуальна, так как нет самих продаж. Владельцы этих аппаратов снимают Х-отчет, содержащий сведения о нарастающем обороте, дате, времени снятия и итоговой сумме продаж, равной нулю. Сохранять этот отчет необходимо также как и Z-отчет. Запись в книге кассира по Х-отчету делается аналогично записи по Z-отчету (вместо номера отчета ставится прочерк).

Вопрос: Сколько времени должны храниться Z-отчеты и контрольные ленты?

Ответ: Пунктом 21 Положения № 924/16 предусмотрено хранение контрольных лент, суточных (сменных) отчетов (Z-отчетов) в течение 12 месяцев со дня их формирования.

Вопрос: Каким образом происходит передача денег, оприходованных через кассовый аппарат, в кассу организации в конце смены?

Можно ли полностью выручку не сдавать?

Ответ: Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед старшим кассиром (исполняющим обязанности старшего кассира) и сдать ему выручку. Если в торговой точке работает один кассир, то он должен сдать выручку в бухгалтерию организации либо в почтовое отделение или отделение банка либо произвести ее инкассацию. Остаток наличных денег и кассовые документы по произведенным операциям необходимо сдать под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром наличных денег.

Так как Z-отчетом кассовый аппарат обнуляет значение принятой выручки за данную смену, то вся выручка должна быть передана в кассу организации (индивидуальному предпринимателю). Если этого не произойдет, то при проверке на следующей смене оставшиеся деньги будут считаться не проведенными по кассовому аппарату и кассир будет оштрафован.

Размер выданной на размен суммы денег должен быть заявлен в документах на начало дня и отражен в книге кассира.

14.08.2012 г.

Татьяна Сукристик, аудитор