Пособие от 12.06.2015
Автор: Шевцов А.

Прием-передача дел в кадровой службе


 

Материал помещен в архив

 

Дополнительная информацияУстановить закладкуКомментарии ПРИЕМ-ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Необходимость оформления приема-передачи кадровых документов

Процедура приема-передачи кадровой документации действующим законодательством не регламентирована. Также не установлена и необходимость документального оформления итогов приема-передачи указанной документации.

Действующее законодательство предусматривает необходимость оформления акта приема-передачи дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера организации и руководителя микроорганизации, товарищества собственников, общественной и религиозной организации (объединения) при условии ведения им бухгалтерского учета и составления отчетности (п.2 ст.7, п.2 ст.8 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности»).

В данном материале речь пойдет о целесообразности надлежащего приема кадровой документации в случае прихода нового сотрудника, что обусловлено интересами не только организации, но и самого работника:

1) незафиксированное состояние и наличие кадровых документов в организации не позволит новому работнику кадровой службы избежать ответственности за ранее совершенные ошибки. Для нового работника кадровой службы не исключена не только дисциплинарная, но также административная и уголовная ответственность;

2) отсутствие некоторых кадровых документов или допущенные ранее ошибки в их оформлении могут отрицательно отразиться на последующей работе нового сотрудника кадровой службы;

3) отсутствие процедуры приема-передачи кадровой документации негативно скажется на авторитете нового сотрудника кадровой службы.

Поэтому при смене работника кадровой службы необходимо всегда производить прием-передачу кадровых документов, за исключением тех случаев, когда организация только создана и приходится всю работу по комплектованию кадровых документов начинать с самого начала.

Процедура приема-передачи кадровой документации

Можно выделить следующие обстоятельства, от которых зависит процедура приема-передачи кадровой документации.

1. Передача кадровых документов осуществляется на период замещения временно отсутствующего сотрудника кадровой службы (например, на время нахождения его в отпуске). При этом замещающий сотрудник будет исполнять обязанности не на постоянной, а на временной основе, что не потребует тщательного приема кадровых документов. Для этого случая следует выполнить следующие этапы приема-передачи кадровых документов:

- ознакомить замещающего работника с основными текущими делами и решаемыми вопросами кадровой службы;

- произвести оформление приема-передачи основных кадровых документов по текущей работе (личные дела сотрудников, папки с приказами по личному составу, журналы регистрации приказов, трудовые книжки и вкладыши к ним, книга выдачи трудовых книжек, книга движения трудовых книжек, журнал учета выбывающих в командировки, книга учета больничных листов).

Тщательно выполняются указанные этапы при поступлении сотрудника кадровой службы на постоянную работу, для чего необходимо правильно оформить итоговый акт приема-передачи кадровой документации.

2. Состав передаваемой кадровой документации зависит от распределения должностных обязанностей в кадровой службе и от должности, на которую принимается новый сотрудник.

При смене в организации единственного сотрудника, выполняющего кадровую работу, или руководителя кадрового подразделения прием-передачу дел нужно будет выполнять в отношении всей имеющейся в организации кадровой документации.

 

Обратите внимание!

Если увольняется или уходит в отпуск инспектор по кадрам, отвечающий только за отдельные участки работы, например за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек, за оформление листков нетрудоспособности, то при приеме-передаче необходимо обратить внимание на наличие трудовых книжек и правильность их заполнения, на книги выдачи трудовых книжек, движения трудовых книжек, учета листков нетрудоспособности.

 

При распределении должностных обязанностей в кадровой службе целесообразно указать кадровые документы, за которые тот или иной сотрудник непосредственно отвечает.

3. Необходимо соблюдать порядок приема-передачи кадровых документов, установленный в конкретной организации.

Возможны следующие случаи оформления приема на работу для ведения кадрового делопроизводства в организации:

а) совмещение одним и тем же работником, занимающим должность, например, бухгалтера, экономиста или секретаря, другой должности, например, инспектора по кадрам.

В таком случае обе трудовые функции, выполняемые одним и тем же работником, должны выполняться в одно и то же рабочее время.

Важной особенностью совмещения является то обстоятельство, что за выполнение основной трудовой функции (например, бухгалтера, экономиста или секретаря) осуществляется выплата заработной платы, а по совмещаемой должности (например, инспектора по кадрам) производится доплата в размере, установленном нанимателем по соглашению с работником;

б) совместительство (необходимо отличать от совмещения), при котором работник также выполняет две трудовые функции (например, секретаря и инспектора по кадрам). Работник может выполнять работу по совместительству как у одного и того же нанимателя (внутреннее совместительство), так и у другого нанимателя (внешнее совместительство) на основании 2 разных трудовых договоров. В трудовом договоре и в приказе о приеме на работу должно быть указано, что работа является совместительством;

в) прием на основное место работы руководителя кадровой службы (начальника отдела кадров) или специалиста.

Во всех случаях следует уделять внимание передаче кадровой документации. Независимо от того, как будут оформлены трудовые отношения с новым сотрудником кадровой службы, кадровая документация всегда должна быть в сохранности. Следует учитывать, что новый работник кадровой службы может приступить к исполнению своих обязанностей не раньше следующего дня после увольнения предыдущего работника.

При подозрении увольняющегося работника в возможных нарушениях оформления кадрового делопроизводства следует более тщательно соблюдать процедуру приема-передачи дел.

Что должно быть установлено при приеме-передаче кадровой документации

В случае, когда процесс приема-передачи кадровой документации заканчивается оформлением соответствующего акта, работнику, принимающему дела, не следует формально относиться к данной процедуре.

Для принимаемых по акту документов должны быть установлены:

• комплектность;

• соответствие их содержания и формы требованиям нормативных актов;

• соблюдение правил их учета и хранения.

Кому нужно передавать кадровую документацию при наличии только одного работника в кадровой службе

Одновременно в организации не может быть двух работников (увольняемого и нового) на одной и той же должности, если в штатном расписании для такой должности предусмотрена одна штатная единица. Эта проблема очень часто возникает при приеме-передаче дел. Ниже рассмотрим варианты решения этой проблемы.

Вариант 1. На время передачи дел увольняющимся работником оформить прием нового работника на другую должность. Например, если в организации имеется одна штатная единица инспектора по кадрам, то на время приема-передачи дел временно ввести в штатное расписание аналогичную должность. Для этого случая требуется вакантная промежуточная должность или введение новой должности в штатное расписание на определенный период.

Вариант 2. Осуществить прием-передачу дел через непосредственного руководителя увольняющегося работника.

В этом случае при увольнении специалиста по кадрам, инспектора по кадрам или старшего инспектора по кадрам принять кадровую документацию от увольняющегося работника может начальник отдела кадров, который в последующем должен передать эту документацию по акту принятому работнику.

При увольнении начальника отдела кадров кадровую документацию может принять подчиненный работник, например, старший инспектор по кадрам, инспектор по кадрам или специалист по кадрам.

В случае увольнения единственного в организации работника кадровой службы последний может передать дела непосредственно руководителю организации или его заместителю, отвечающему за этот участок работы.

Вариант 3. Осуществить прием-передачу дел через специально созданную комиссию.

На практике комиссию нечасто используют при приеме-передаче кадровой документации в организации. Состав комиссии может быть временным или постоянным. Как правило, комиссия создается в следующих случаях:

• при увольнении работника кадровой службы, недобросовестно исполняющего свои обязанности и обвиняемого в необеспечении сохранности кадровой документации (трудовых книжек и вкладышей к ним, личных дел сотрудников и др.);

• при увольнении начальника отдела кадров крупной организации с большой численностью работников;

• при прекращении трудовых отношений с работником отдела кадров из-за обстоятельств, которые исключают его личное участие в приеме-передаче дел (временная нетрудоспособность более 4 месяцев, заключение под стражу, смерть работника);

• при отстранении работника отдела кадров от работы в случаях, предусмотренных законодательством;

• в тех ситуациях, когда требуется обеспечить точный учет передаваемых дел и другой кадровой документации.

При приеме-передаче кадровой документации в состав комиссии могут входить работники кадровой и юридической службы, а также бухгалтер и экономист. Комиссию может возглавить руководитель подразделения или заместитель директора организации. Целесообразно, чтобы в приказе о создании комиссии были указаны:

• полномочия комиссии;

• срок работы комиссии;

• способ документального оформления приема-передачи дел (например, к последнему дню работы комиссии составить акт приема-передачи кадровой документации).

Пример приказа о создании комиссии приема-передачи кадровой документации

Общество с ограниченной ответственностью «Белоптторг»
(ООО «Белоптторг»)

 

ПРИКАЗ

 

04.05.2015217

 

г. Минск

 

О создании комиссии и установлении порядка приема-передачи дел

 

В связи с увольнением 08.05.2015 инспектора по кадрам Ивановой О.И. в целях обеспечения приема-передачи дел и другой документации

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию по приему-передаче дел и другой документации от инспектора по кадрам Ивановой О.И. и установлению общей оценки состояния кадрового документооборота в организации в следующем составе:

- председатель комиссии: заместитель директора Петров А.И.;

- члены комиссии: экономист Павлюченко В.П.

                                бухгалтер Сидорова В.И.

2. Комиссии в срок не позднее 08.05.2015 в присутствии инспектора по кадрам Ивановой О.И. проверить:

- наличие и сохранность трудовых книжек работников и вкладышей к ним;

- книгу выдачи трудовых книжек;

- книгу движения трудовых книжек;

- личные дела сотрудников;

- папки с приказами по личному составу;

- журнал регистрации приказов;

- журнал на командировки;

- командировочные удостоверения;

- книгу учета листков и справок о временной нетрудоспособности (больничных листов).

3. Результаты проверки документации и общей оценки состояния делопроизводства по учету кадров зафиксировать в акте приема-передачи.

В случае отказа инспектора по кадрам Ивановой О.И. от личного присутствия при проведении проверки документации и общей оценки состояния делопроизводства по учету кадров или от подписи акта членам комиссии факт отказа зафиксировать в акте приема-передачи.

 

Директор общества Подпись В.И.Виноградов
     
Визы    
     
С приказом ознакомлены…    

Локальные нормативные акты организации, содержащие порядок приема-передачи дел

В организации целесообразно утвердить локальный нормативный акт, который регламентирует процедуру приема-передачи кадровых дел и соответствующей документации. Это может быть любой из следующих документов:

• положение о порядке приема-передачи кадровой документации;

• положение о порядке приема-передачи дел и другой документации при увольнении работников;

• раздел в локальном нормативном акте организации, регулирующем трудовые отношения (например, в инструкции по делопроизводству или в правилах внутреннего трудового распорядка).

Для правильного составления указанных локальных нормативных актов организации необходимо учитывать должностные обязанности работников кадровой службы, изложенные в выпуске 1 Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», утвержденном постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 30.12.1999 № 159.

Помимо этого порядок приема-передачи кадровых дел может также содержаться в приведенных ниже документах.

1. В трудовом договоре (контракте) работника.

Ниже приводится пример формулировки обязанности работника о порядке приема-передачи дел при увольнении в тексте трудового договора.

 

<…>

 

8. Работник обязан:

 

<…>

 

8.12. В случае прекращения трудового договора по любому из оснований, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь, не позднее 2 рабочих дней до даты увольнения, если другой срок не содержится в соглашении сторон, передать дела и другую документацию, за сохранность которой несет ответственность Работник, а также переданное ему имущество Нанимателя руководителю структурного подразделения организации или другому лицу, указанному Нанимателем, по акту приема-передачи дел.

 

<…>

 

2. В правилах внутреннего трудового распорядка.

Ниже приводится образец формулировки обязанности работника, включенной в текст правил внутреннего трудового распорядка, о порядке передачи дел при увольнении.

 

<…>

 

8. Порядок приема-передачи дел при увольнении работника.

8.1. В случае прекращения трудового договора по любому из оснований, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь, не позднее 2 рабочих дней до даты увольнения, если другой срок не содержится в соглашении сторон, передать дела и другую документацию, за сохранность которой несет ответственность Работник, а также переданное ему имущество Нанимателя руководителю структурного подразделения организации или другому лицу, указанному Нанимателем, по акту приема-передачи.

8.2. При необходимости на основании служебной записки непосредственного руководителя Работника порядок приема дел и другой документации, а также имущества Нанимателя при увольнении Работника может осуществляться с участием комиссии, утвержденной приказом Нанимателя. В этом приказе устанавливаются полномочия комиссии, сроки приема-передачи дел и другой документации, а также имущества Нанимателя. С указанным приказом Работник должен быть ознакомлен под личную роспись не позднее 1 рабочего дня до даты начала приема-передачи дел, другой документации и имущества Нанимателя.

8.3. Неисполнение Работником обязанности, предусмотренной п.8.1 правил внутреннего трудового распорядка, а также любое уклонение от процедуры приема-передачи дел и другой документации, в том числе имущества Нанимателя, является дисциплинарным проступком и влечет за собой ответственность Работника в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь.

 

<…>

 

3. В должностной инструкции.

Ниже приводится образец формулировки обязанности о порядке передачи дел при увольнении в тексте должностной инструкции инспектора по кадрам.

 

<…>

 

2. Должностные обязанности:

 

<…>

 

2.12. В случае увольнения инспектор по кадрам обязан лично передать все дела и документацию, связанную со своими должностными обязанностями, начальнику отдела кадров или указанному им лицу не позднее 2 рабочих дней до даты увольнения, если другой срок не предусмотрен сторонами трудового договора.

 

<…>

Если некому передать дела

Если в документах организации не указано, кому следует передать дела, увольняющийся работник вправе обратиться с таким вопросом к своему непосредственному или вышестоящему руководителю как в устной, так и в письменной форме. При неполучении ответа увольняющийся работник может сам составить акт приема-передачи. В таком акте должна содержаться опись кадровой документации и имущества, переданного ему для работы нанимателем.

Один из экземпляров указанного акта увольняющийся сотрудник вправе:

• направить руководителю организации заказным письмом с описью вложения;

• передать секретарю (помощнику директора) с отметкой о получении акта.

 

Справочно

Порядок оформления акта содержится в пп.111-115 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Пример акта передачи дел и другой кадровой документации и имущества в связи с увольнением

Общество с ограниченной ответственностью «Белоптторг»
(ООО «Белоптторг»)

 

АКТ

 

11.05.2015 № 97

 

г. Минск

передачи дел и другой кадровой документации

Составлен: инспектором по кадрам М.И.Ивановой в 12 ч. 30 мин.

 

Инспектор по кадрам Иванова М.И. сдала документы и дела по должности специалиста отдела кадров.

 

№ п/п Наименование документа Количество документов Место нахождения документа Примечание
1
Трудовые книжки работников и вкладыши к ним Перечень передаваемых трудовых книжек и вкладышей к ним содержится в приложении к настоящему акту Офис ООО «Белоптторг», каб. 5, сейф В наличии имеются все подлинные трудовые книжки и вкладыши к ним на работающих по состоянию на 11.05.2015
2
Папка с трудовыми договорами, контрактами работников
3
Офис ООО «Белоптторг», каб. 5, сейф  
3
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
1
Офис ООО «Белоптторг», каб. 5, сейф  
4
Личные дела работников
45
Офис ООО «Белоптторг», каб. 5  
5
Папки с приказами по личному составу
6
Офис ООО «Белоптторг», каб. 5 С 01.01.2014 по 11.05.2015
6
Журнал регистрации приказов по личному составу
1
Офис ООО «Белоптторг», каб. 5  
7
Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки
1
Офис ООО «Белоптторг», каб. 5  
8
Книга учета листков и справок о временной нетрудоспособности
1
Офис ООО «Белоптторг», каб. 5  
9
Папки с табелями использования рабочего времени
1
Офис ООО «Белоптторг», каб. 5  
10
     

 

Итого передано: 2 (две) книги, 10 (десять) папок, 97 (девяносто семь) личных дел, 1 (один) журнал.

 

Составлен в двух экземплярах:

1-й экземпляр - директору И.И.Сидорову через секретаря А.М.Груздеву;

2-й экземпляр - М.И.Ивановой.

 

Приложение. Перечень передаваемых трудовых книжек и вкладышей к ним на 2 л. в 2 экз.

 

Дела сдала Подпись М.И.Иванова
     
Акт получила:    
Секретарь Подпись А.М.Груздева
    11.05.2015

Какие действия следует предпринять работнику кадровой службы при обнаружении недостатков в ведении кадрового делопроизводства

В случае обнаружения недостающих документов, нарушения в их оформлении, иных недостатков в ведении кадрового делопроизводства следует обратиться к руководителю организации с докладной запиской. В этом документе следует сформулировать просьбу о создании комиссии по проверке состояния кадрового делопроизводства и комплектности кадровой документации.

 

Справочно

Для грамотного составления докладной записки см. пп.118-123 Инструкции по делопроизводству.

 

Как правило, указанная комиссия создается приказом по основной деятельности руководителя организации, в котором указываются:

• состав комиссии;

• цель, период и место работы;

• перечень проверяемых вопросов и документов;

• порядок отчета о проделанной работе и оформления результатов работы.

Пример оформления докладной записки о недостатках в ведении кадровой документации

Отдел кадров

 

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

25.05.2015 № 63

 

г. Минск

 

О недостатках в ведении кадровой документации

Директору ООО «Белоптторг»

Виноградову В.И.

 

Ковалевой Н.Н.
Подготовить проект приказа
о создании комиссии в срок до 27.05.2015.
Комиссии провести работу до 05.06.2015.
Виноградов
25.05.2015

 

При поступлении на работу 27.04.2015 мне не передавалась по акту кадровая документация.

Поэтому с начала работы и до настоящего времени мной проводилась работа по аудиту кадровых документов, по результатам которой выявлены ошибки в оформлении и хранении кадровой документации, а также утраченные или пришедшие в негодность документы.

Прошу создать комиссию по проверке состояния кадровой документации.

 

Инспектор по кадрам Подпись В.П.Малинина

 

12.06.2015

 

Александр Шевцов, юрист