Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРИЕМ-ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В ОТДЕЛЕ КАДРОВ

Введение

Необходимость в приеме-передаче дел и документов между работниками возникает довольно часто, но упоминание о такой процедуре в локальных документах организаций встречается редко. Более того, этот вопрос не нашел должного отражения и в нормативных правовых актах, регулирующих трудовые отношения, хотя именно в этой сфере проблемы, возникающие вследствие ненадлежащего оформления приема-передачи дел и документов, более чем актуальны.

Основные понятия и определения

Согласно действующему государственному стандарту СССР ГОСТ 16487-83* «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве (ст.3), а дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку (ст.40).

В предварительном государственном стандарте Республики Беларусь СТБ П 2059-2010 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дано несколько иное определение данных терминов. Так, документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ст.3.1.3), а дело - документ или совокупность документов, объединенных по определенному признаку (ст.3.2.35).

Отдельное определение для электронного документа дает государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000* «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения». Так, документ электронный - это идентифицированная информация, записанная на магнитно-оптическом носителе и отвечающая определению документа.

Как видно, «дело» и «документ» - не одно и то же, несмотря на то, что принято говорить о передаче дел в целом. Однако в ситуациях, когда передаются и дела, и документы, это не вполне корректно. Поэтому по тексту статьи используется словосочетание «прием-передача дел и документов».

Необходимость приема-передачи дел и документов

Перечислим основные причины, по которым производится прием-передача дел.

1. В силу прямого требования законодательства.

Так, согласно п.7 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция № 4), при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел.

2. В интересах нанимателя.

Рабочий процесс не должен прерываться, а трудовые обязанности отсутствующего работника должны исполняться надлежащим образом (иными словами, в кадровом делопроизводстве должен быть порядок).

К сведению Оценка состояния ведения кадровых дел и документов должна волновать и самого руководителя организации, потому что именно он несет ответственность за организацию работ по кадровому делопроизводству. Так, например, согласно подп.1.10 п.1 постановления Совета Министров РБ от 10.12.1997 № 1635 «О трудовых книжках работников» (далее - постановление № 1635) наниматель несет ответственность за организацию работ и контроль по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. постановление № 1635 утратило силу на основании постановления Совета Министров РБ от 16.05.2014 № 471.

3. В интересах работника.

Для того чтобы можно было оценить объем работы работника, принимающего дела, и чтобы преемнику понять реальное состояние дел на момент такой передачи-приема.

4. Для разграничения ответственности прежнего и нового работника.

Прежнему работнику такая процедура позволяет подтвердить надлежащее исполнение своих трудовых обязанностей; а для нового - документально закрепить условия, в рамках которых начинается его трудовая деятельность.

Документы и дела, которые могут или должны быть переданы. Передаются и принимаются документы и дела, ведение и хранение которых входит в обязанности по соответствующей должности. Особое внимание необходимо уделить передаче бланков строгой отчетности, в отношении работников кадровой службы - это бланки трудовых книжек и сами трудовые книжки.

Варианты проведения процедуры приема-передачи документов и дел. В зависимости от количества участвующих в процедуре приема-передачи документов и дел лиц можно выделить 3 основных варианта проведения приема-передачи:

1) прием-передача документов и дел непосредственно от передающего к принимающему;

2) прием-передача документов и дел через третье лицо;

3) прием документов и дел при отсутствии передающей стороны.

Участие комиссии при приеме-передаче дел и документов

Участие комиссии в процедуре приема-передачи кадровых дел и документов практикуется нечасто. Как правило, комиссия создается в ситуациях, когда требуется скрупулезная проверка наличия необходимых, согласно требованиям законодательства, документов, их правильного оформления. Например, для приема-передачи дел и документов в особо сложных ситуациях:

• увольнение работника кадровой службы, обвиняемого в неисполнении или ненадлежащем исполнении своих должностных обязанностей, утрате или ином необеспечении сохранности вверенных ему документов (трудовых книжек, вкладышей к ним и т.п.);

• расторжение трудового договора с руководителем кадрового подразделения крупной организации, в распоряжении которого находится много важных для нанимателя документов, за сохранность которых он отвечает;

• прекращение трудовых отношений с работником вследствие обстоятельств, исключающих возможность его личного участия в процессе приема-передачи дел и документов (смерть и т.п.), а равно в случае его отстранения от работы (ст.49 Трудового кодекса РБ, далее - ТК) и т.д.

Зависимость даты увольнения от факта передачи дел и документов

Несвоевременная передача дел и документов, а также отказ от их передачи не может являться законным основанием для отказа в увольнении или в переносе даты увольнения на более дальний срок.

Законодательство не ставит в какую-либо зависимость увольнение работника от того, была ли произведена передача дел и документов, и своевременно ли это было сделано. Кроме того, наниматель рискует при задержке увольнения нарушить требования ст.50 (о своевременной выдаче трудовой книжки) и 77 ТК (о своевременном расчете при увольнении).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 25 июля 2014 г. ст.50 ТК изложена в новой редакции Законом РБ от 08.01.2014 № 131-З.

Заметим, что также незаконно включать в трудовой договор условие о возможности увольнения при наличии передачи дел и документов. Так, согласно ст.23 ТК такое условие трудового договора будет признано недействительными, так как оно ухудшает положение работника по сравнению с законодательством.

Способы оформления приема-передачи и возможные ошибки

Способы оформления приема-передачи документов и дел непосредственно от передающего к принимающему:

• оформление принимающего работника на время приема-передачи дел и документов на вакантную должность. Данный способ применим, если в штатном расписании есть подходящая вакансия;

• введение в штатное расписание временной (дополнительной) должности на период приема-передачи дел и документов, например должности заместителя руководителя структурного подразделения (заместителя начальника отдела кадров и т.п.) или аналогичной должности, по которой принимаются дела и документы. Данный способ применим, если у нанимателя есть возможность внести соответствующие изменения в штатное расписание.

Часто практикуют оформление с уволенным или принятым на его место работником в целях приема-передачи дел и документов договора гражданско-правового характера, например по оказанию услуг по передаче дел. Это ошибка, так как происходит подмена трудовых отношений гражданско-правовыми. Принимающий или передающий дела работник фактически выполняет определенную трудовую функцию, что является предметом трудового договора, а предметом гражданско-правового договора является результат труда. Сам по себе прием и передача дел и документов не является результатом труда (с точки зрения гражданского законодательства).

Второй распространенной ошибкой является наличие одновременно 2 работников на одной и той же должности, когда в штатном расписании предусмотрена только 1 штатная единица (предполагается, что работники работают с полным рабочим временем). Суть ошибки в том, что фактически принимающий дела работник (как принятый позже по времени) принимается вне штата, что является нарушением ст.1 и 19 ТК.

Обратите внимание! Организацией передачи дел и документов сам увольняющийся работник не должен заниматься - это обязанность руководства (п.7 Инструкции № 4, согласно которому именно по решению руководителя организации осуществляется прием-передача). Обязанность же увольняющегося работника - довести все текущие дела до конца и передать все необходимые документы и отчетность в надлежащем виде.

Алгоритм приема-передачи документов и дел непосредственно от передающего к принимающему

Этап 1. Определение порядка приема-передачи дел и документов

Шаг 1. Регламентация порядка приема-передачи дел и документов в локальном нормативном правовом акте.

Как упоминалось ранее, порядок приема-передачи дел и документов законодательством не оговаривается. Это объясняется тем, что единую процедуру приема-передачи дел и документов прописать невозможно, ведь в разных организациях требования к документообороту различны по причине множества факторов. Следовательно, такой порядок можно установить в локальном нормативном правовом акте, учитывая специфику деятельности, численный состав работников, их обязанности, ответственность, а также другие факторы, влияющие на необходимость приема-передачи дел и документов во избежание их утери.

Согласно ст.53 ТК работники обязаны подчиняться правилам внутреннего трудового распорядка, иным документам, регламентирующим вопросы дисциплины труда, выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным нормативным правовым актам.

Таким образом, при закреплении порядка приема-передачи дел и документов в локальном нормативном правовом акте его соблюдение будет обязательным для всех работников, ознакомленных с таким локальным актом в установленном порядке под личную подпись.

Положения о приеме и передаче дел и документов могут быть включены, к примеру:

• в правила внутреннего трудового распорядка;

• инструкцию по делопроизводству;

• положение о персонале;

• положение о конкретном структурном подразделении и др.

Также рекомендуется закрепить в трудовом договоре и должностной инструкции работника обязанность осуществлять передачу дел и документов при освобождении должности и прием - при ее занятии с четким определением срока, когда должен быть произведен прием-передача дел и документов (например, за 4 дня до освобождения должности).

Если работник нарушит данную свою обязанность, наниматель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание (замечание, выговор) в порядке, определенном главой 14 ТК.

За повторное неисполнение трудовых обязанностей без уважительной причины возможно увольнение по п.4 ст.42 ТК, даже если работник подал заявление об увольнении по собственному желанию. В данном случае наниматель сможет изменить основание увольнения.

Пример Положения о приеме-передаче документов и дел

О приеме-передаче дел и документов

1. Настоящее Положение регулирует порядок передачи и приема дел и документов при смене работников кадровой службы.

2. Общее руководство приема-передачи дел и документов при смене работника кадровой службы осуществляет заместитель директора по общим вопросам.

3. В случаях когда новый работник еще не принят на работу, а прежний уже имеет право прекратить работу согласно трудовому законодательству, дела передаются должностному лицу, замещающему такого работника согласно соответствующему приказу директора, в порядке, установленном настоящим Положением. В таком же порядке передаются дела при наличии непредвиденных обстоятельств, не позволяющих по объективным причинам (временная нетрудоспособность, смерть и т.п.) передать кадровые дела и документы.

4. Прием-передача кадровых дел и документов осуществляется в соответствии с настоящим Положением на основании соответствующего приказа директора с учетом даты освобождения должности работником, передающим кадровые дела и документы.

5. Прием-передача кадровых дел и документов оформляется актом, который составляется в произвольной форме с соблюдением требований действующего законодательства и должен включать следующие сведения и документы:

- дату окончательной приемки дел и документов;

- опись передаваемых дел и документов, являющуюся неотъемлемой частью акта;

- список отсутствующих дел и документов. При большом количестве отсутствующих дел и документов должен быть составлен их реестр, являющийся неотъемлемой частью акта;

- все нарушения и ошибки, выявленные в ходе передачи дел и документов.

6. Прием-передача кадровых дел и документов производится при участии заместителя директора, а при необходимости создания соответствующей комиссии - и членов такой комиссии, которые участвуют в составлении акта приема-передачи дел и документов и подписывают его вместе с передающим и принимающим дела и документы работниками, а также представляют свои предложения о проведении необходимых мероприятий в ходе процедуры приема-передачи дел и документов.

7. Мотивированные возражения и оговорки со стороны передающего дела и документы работника (если они имеются) должны быть изложены в письменной форме одновременно при подписании акта. В этом случае акт приема-передачи дел и документов должен быть подписан со стороны передающего дела работника с оговоркой «мотивированные возражения и оговорки прилагаются».

8. Акт приема-передачи дел и документов при смене работника кадровой службы составляется в 2 экземплярах и утверждается директором. Один экземпляр акта после подписания и утверждения передается передающему дела работнику, 2-й экземпляр регистрируется в журнале учета входящей корреспонденции и подшивается в одно из дел, хранящихся в кадровой службе в соответствии с номенклатурой дел.

9. В случае обнаружения при приеме-передаче кадровых дел и документов фактов нарушения законодательства принявший дела работник докладывает об этом вышестоящему должностному лицу или директору для принятия решения о назначении специальной документальной ревизии и других соответствующих мероприятий.

Если же в локальных нормативных правовых актах организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел и документов, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в соответствующем приказе или распоряжении.

Этап 2. Появление основания для передачи дел и документов

Шаг 2. Освобождающий должность работник или вышестоящее по отношению к нему должностное лицо при появлении оснований для передачи дел и документов может ходатайствовать об организации приема-передачи кадровых дел и документов.

Основаниями для их передачи могут служить:

1) увольнение работника кадровой службы;

2) перевод на другую работу, перемещение;

3) замещение работника, ответственного за ведение кадровой работы, на период его временной нетрудоспособности, иного временного отсутствия;

4) совмещение «кадровых» должностей и т.п.

Данное ходатайство может быть оформлено, к примеру, в форме докладной записки.

Этап 3. Организация передачи дел и документов

Шаг 3. Поручение соответствующим работникам передачи и приема кадровых дел и документации и при необходимости создание комиссии для контроля надлежащего осуществления такой процедуры.

Прежде всего, приказом руководителя организации необходимо утвердить состав комиссии по проведению процедуры и обозначить цель ее создания - проведение приема-передачи кадровых дел и документации по причине увольнения работника отдела кадров (либо перевода его на другую работу).

Состав комиссии формируют по-разному в зависимости от размера и профиля организации. В комиссию, как правило, входят: руководитель организации или его заместитель, главный бухгалтер либо бухгалтер по заработной плате, инженер по охране труда, сотрудники отдела кадров. Главное в работе комиссии - обеспечить правомерность и объективность проводимой процедуры.

Пример приказа об организации приема-передачи дел и документов

Общество с ограниченной

ответственностью «Осень»

(ООО «Осень»)

ПРИКАЗ

29.06.2012 № 4

г.Минск

О приеме-передаче дел и документов

в связи с увольнением Максимовой Л.А.

В связи с расторжением трудового договора с Максимовой Л.А., специалистом по кадрам (приказ от 29.06.2012 № 4-к),

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Максимовой Л.А. осуществить передачу, а Ягужинской Е.А., инспектору по кадрам, принять дела и документы по акту приема-передачи дел и документов в помещении кадровой службы в срок до 30 июня 2012 г.

2. Утвердить форму акта приема-передачи дел и документов (приложение 1).

3. Для надлежащей проверки передаваемых дел и документов и участия в их приеме-передаче создать комиссию, осуществляющую контроль приема-передачи дел и документов в следующем составе:

4. Комиссии в срок до 30 июня 2012 г. в присутствии специалиста по кадрам Максимовой Л.А. и инспектора по кадрам Ягужинской Е.А.:

- проверить наличие и сохранность трудовых книжек работников и вкладышей в них, а также неиспользованных бланков указанных документов, книг учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним, приказов по личному составу, личных карточек работников, личных дел работников, иных документов, оперативное хранение которых осуществляется специалистом по кадрам;

- произвести общую оценку состояния кадрового делопроизводства.

5. В случае отказа специалиста по кадрам Максимовой Л.А. от личного присутствия при проведении проверки передаваемых дел и документов или от подписи акта приема-передачи членам комиссии зафиксировать в акте факт отказа.

Этап 4. Непосредственная передача и прием кадровых дел и документов

Шаг 4. Проверка дел и документов.

1. При проверке дел и документов необходимо обратить внимание на то, чтобы принимаемые дела и документы по своей форме и содержанию соответствовали требованиям действующего законодательства, в т.ч. в области делопроизводства и документооборота. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.

2. Следует составить список имеющихся документов.

3. Для выявления недостающих документов необходимо составить список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников организации. Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена ТК и другими нормативно-правовыми актами (примечание).

Обратите внимание! Некоторые документы обязательны при наличии определенных условий. Так, например: а) если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора, необходимо составлять должностные инструкции; б) если в организации введена сменная работа - график сменности; в) в случае работы в организации сотрудников, являющихся материально ответственными лицами, - договор о полной индивидуальной материальной ответственности и т.д.

4. После составления списка документов, обязательных для кадровой службы организации (и по принимаемой должности соответственно), - проведение их сверки.

Шаг 5. Оформление приема-передачи дел и документов.

Прием-передача дел и документов согласно п.7 Инструкции № 4 оформляется в форме соответствующего акта.

Нормативными правовыми актами Республики Беларусь форма такого акта не установлена, соответственно, при его подготовке необходимо руководствоваться общими требованиями делопроизводства, а именно пп.111-116 Инструкции № 4.

В тексте акта, как правило, описывается проделанная работа и ее результаты, наименование документов и дел, период времени, который они охватывают, их количество, а также сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления.

Перечень отдельных видов документов и дел целесообразно оформить в виде приложений к акту. Акт скрепляют подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, ее членов (если она создавалась). Его передают на утверждение руководителю организации.

Пример акта приема-передачи дел и документов

приема-передачи документов и дел

специалистом по кадрам

По состоянию на 29.06.2012 специалистом по кадрам Максимовой Л.А. передаются, а инспекторам по кадрам Ягужинской Е.А. принимаются следующие документы и дела:

При приеме-передаче документов и дел установлено следующее:

1) в личном деле юрисконсульта Е.И.Немерчука отсутствует копия приказа о приеме на работу;

2) из трудовой книжки бухгалтера И.Н.Новик утерян вкладыш к трудовой книжке.

Составлен в 4 экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-12.

2-й экземпляр - в кадровую службу.

3-й экземпляр - Л.А.Максимовой.

4-й экземпляр - Е.А.Ягужинской.

Шаг 6. Прием-передача трудовых книжек.

Прием-передача трудовых книжек - самый ответственный момент в рассматриваемой процедуре. Трудовая книжка последовательно отражает факты трудовой биографии человека, его квалификационный и служебный рост, отношение к труду, причины увольнения. Кроме того, это основной документ для расчета трудового и страхового стажа (до 2003 г.). В каких бы условиях не проходила процедура приема-передачи кадровых дел и документации, отказаться от документированного оформления передачи трудовых книжек нельзя.

Этот документ кадрового делопроизводства оформляется при приеме сотрудника на работу, записи должны быть внесены своевременно. Оформление его задним числом невозможно, а восстановление требует проведения значительной работы.

В процессе приема-передачи дел и документов также необходимо обратить внимание на наличие или отсутствие приказа о назначении ответственного за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу (подп.1.10 п.1 постановления № 1635).

Такого же пристального внимания требует и книга учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга учета ведется в рукописном виде и, естественно, не может быть восстановлена, так как содержит подписи работников, в т.ч. уволенных. Важно проверить соответствие записей в трудовых книжках записям в книге учета движения (выдачи) трудовых книжек и вкладышей к ним.

Передачу трудовых книжек можно зафиксировать в виде приложения к акту приема-передачи кадровых дел и документации, указав общее количество, список владельцев, серии и номера трудовых книжек, а также сделав отметки о невостребованных документах. На практике, когда по каким-либо причинам полная передача документации невозможна, составление акта передачи трудовых книжек должно явиться необходимым минимумом, позволяющим снять с себя ответственность за утерю либо порчу трудовых книжек (если такой факт обнаружится). В этом случае составляется акт о приеме-передаче трудовых книжек. Он может содержать следующие сведения: фамилию, имя и отчество владельца; номер трудовой книжки (вкладыша), общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками.

Пример акта приема-передачи трудовых книжек

приема-передачи трудовых книжек

По состоянию на 29.06.2012 специалистом по кадрам Максимовой Л.А. передаются, а инспектором по кадрам Ягужинской Е.А. принимаются следующие трудовые книжки и вкладыши к ним:

Итого: трудовых книжек - 25, из них - 1 невостребованная, вкладышей к трудовым книжкам - 3.

При приеме-передаче трудовых книжек установлено: из трудовой книжки бухгалтера И.Н.Новик утерян вкладыш к трудовой книжке.

Составлен в 4 экземплярах:

1-й экземпляр - в дело № 1-12.

2-й экземпляр - в кадровую службу.

3-й экземпляр - Л.А.Максимовой.

4-й экземпляр - Е.А.Ягужинской.

Этап 5. При необходимости назначение принявшего кадровые дела и документы работника ответственным за отдельные виды работ

Шаг 7. Назначение работника ответственным за отдельные виды работ.

Так, в частности, если соответствующие виды работ входят в должностные обязанности работника, то следует назначить его ответственным за:

1) своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, за их учет, хранение и выдачу (подп.1.10 п.1 постановления № 1635);

2) ведение журнала учета работников, выбывающих в командировки (п.2 Инструкции о порядке и размерах возмещения расходов при служебных командировках в пределах Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минфина РБ от 12.04.2000 № 35), и т.п.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 9 июня 2013 г. данная Инструкция изложена в новой редакции на основании постановления Минфина РБ от 04.02.2013 № 4.

Примечание. В качестве ориентира можно руководствоваться рекомендациями Министерства труда и социальной защиты РБ, например Рекомендациями по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками (http://www.mintrud.gov.by/ru/trud/new_url_1230068518).

_______________________

* Материал ссылается на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки актуальны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

04.01.2013

Владимир Самосейко, юрист