Пособие от 25.05.2018
Автор: Дернович Е.

Приказы организации по основной деятельности: порядок оформления


СОДЕРЖАНИЕ

 

Понятие приказа, правовое регулирование

Приказ как нормативный правовой акт

Подготовка и оформление приказов по основной деятельности

Реквизиты приказа

Оформление текста приказа

Срок хранения приказов

 

Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

 

Дополнительная информацияУстановить закладкуКомментарии ПРИКАЗЫ ОРГАНИЗАЦИИ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

Понятие приказа, правовое регулирование

Приказы по основной деятельности относятся к распорядительным документам организации.

 

справочно

Справочно

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (часть первая п.93 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

 

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113 из ч.1 п.93 Инструкции по делопроизводству слово «основных» исключено. Комментарий см. здесь.

 

Приказ издается руководителем организации (часть первая п.93 Инструкции по делопроизводству). При этом согласно п.15 Инструкции по делопроизводству право издания документов, их подписания закрепляется в уставе организации, иных локальных нормативных правовых актах организации. Значит, издавать приказы могут заместитель руководителя, начальник структурного подразделения, иное уполномоченное должностное лицо.

К приказам по основной деятельности относятся следующие приказы:

• об (о) утверждении (изменении) локальных нормативных правовых актов организации (инструкций, правил, положений и т. д.);

• утверждении (изменении) структуры и штатной численности, штатного расписания;

• создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комиссий;

• назначении ответственных должностных лиц;

• распределении обязанностей;

• проведении аттестации рабочих мест;

• проведении аттестации работников;

• планировании деятельности;

• контроле за деятельностью (отчетности);

• установлении режима работы и внесении изменений в него;

• финансировании деятельности;

• внешнеэкономической деятельности;

• информационном и документационном обеспечении и др.

При подготовке и оформлении приказов необходимо руководствоваться:

СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден и введен в действие постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83, далее - СТБ 6.38-2016);

Инструкцией по делопроизводству;

• Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25.

 

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Приказ как нормативный правовой акт

Приказ республиканского органа государственного управления - нормативный правовой акт функционально-отраслевого характера, издаваемый руководителем республиканского органа государственного управления в пределах компетенции возглавляемого им органа в соответствующей сфере государственного управления. Приказы как нормативные правовые акты издают только руководители республиканских органов государственного управления (часть первая ст.2 Закона Республики Беларусь от 10.01.2000 № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»).

Требования к подготовке и оформлению приказов - нормативных правовых актов Республики Беларусь определены Правилами подготовки проектов нормативных актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11.08.2003 № 359.

 

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 1 февраля 2019 г. взамен Закона № 361-З действует Закон Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах».

С 12 июля 2019 г. Указ № 359 на основании Указа Президента Республики Беларусь от 10.07.2019 № 265 утратил силу. Нормы Указа № 359 легли в основу Закона № 130-З. Подробнее см. здесь.

Подготовка и оформление приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности готовятся исполнителями с привлечением специалистов, согласовываются юристом, главным бухгалтером или другими специалистами организации, если в этом есть необходимость.

Подписанный руководителем проект приказа регистрируется в службе документационного обеспечения управления.

Приказы оформляются на общем бланке с использованием формата бумаги А4. Если количество издаваемых в организации приказов превышает 200 в год, в организации в соответствии с частью третьей п.23 Инструкции по делопроизводству может изготавливаться специальный бланк для приказов. На бланке реквизиты могут располагаться двумя способами:

1) центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ площади);

2) флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы площади).

 

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.3 п.23 Инструкции по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлением № 113. Комментарий см. здесь.

 

Реквизиты приказа

На общий бланк наносятся постоянные реквизиты документа (п.26 Инструкции по делопроизводству):

• Государственный герб Республики Беларусь (если организация государственная);

• код организации (необходимость проставления определяется организацией);

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (если они зарегистрированы в установленном порядке);

• наименование вышестоящей организации (если она есть);

• полное и сокращенное наименования организации - автора документа в соответствии с уставом, положением об организации;

• название вида документа (ПРИКАЗ);

• место издания.

На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата документа, регистрационный индекс.

При подготовке приказа кроме реквизитов, наносимых на бланк, используются следующие реквизиты:

• заголовок к тексту;

• дата приказа;

• регистрационный индекс;

• текст;

• подпись;

• визы;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты, необходимые для оформления приказа

Название реквизита Пояснение Норма законодательства
Государственный герб Республики Беларусь Изображение Государственного герба Республики Беларусь имеют право помещать на бланках документов только государственные органы и иные государственные организации. Иным организациям такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.
Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией и подлежат обязательному учету. На них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров.
Место проставления учетного номера бланка документа с изображением Государственного герба Республики Беларусь не указано ни в Положении о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172 (далее - Положение), ни в СТБ 6.38-2016, в связи с чем организации проставляют его по своему усмотрению на лицевой или оборотной стороне листа.

Справочно

Бланк приказа государственной организации с продольным расположением реквизитов на двух языках (пример) см. здесь.

Негосударственные организации могут изготавливать общий бланк на одном из государственных языков (русском или белорусском) с продольным или угловым расположением реквизитов на одном языке.

Справочно

Подробнее о бланках см. раздел 1 подборки «Оформление документов в организации»
Пункт 1 Указа Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 № 357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;
пп.1, 3 Положения;
п.36 Инструкции по делопроизводству
Наименование организации Указывает на автора документа и должно точно соответствовать наименованию, указанному в уставе, положении
Организация кроме полного наименования может иметь сокращенное, которое указывается в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки
Пункт 41 Инструкции по делопроизводству
Название вида документа «ПРИКАЗ» печатают прописными буквами без разрядки Пункт 45 Инструкции по делопроизводству
Дата документа Датой приказа является дата его подписания, проставляется лицом, подписавшим приказ.
Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год.

Обратите внимание!

При подготовке проекта приказа допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим приказ
Пункты 46,101 Инструкции по делопроизводству
Регистрационный индекс Порядковый номер приказа, который присваивается ему в момент регистрации и указывается на уровне написания даты.
Регистрационным индексом приказа по основной деятельности является порядковый регистрационный номер, который может быть дополнен условным обозначением
Пункт 47 Инструкции по делопроизводству
Место составления или издания Располагают на бланке под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
Место издания приказа устанавливается по месту нахождения юридического лица, по которому осуществляется его государственная регистрация
Пункт 49 Инструкции по делопроизводству
Заголовок к тексту Заголовок приказа формулируется с помощью предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже.

Пример

О проведении аттестации руководителей и специалистов
Об утверждении инструкции по охране труда
О внесении изменений в штатное расписание

Заголовок начинается с прописной буквы, после него точка не ставится.
Длина строки в заголовке составляет 73 мм. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, допускается его продлевать до 120 мм
Пункт 54 Инструкции по делопроизводству
Текст приказа См. ниже Глава 5 Инструкции по делопроизводству
Виза Проект приказа должен быть согласован.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Приказ визируется перед его подписанием руководителем организации теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка отдельных положений или документа в целом.
В обязательном порядке приказы визируются юридической службой организации. Завизированный (согласованный) проект приказа представляется на подпись руководителю организации.
Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Пример

Юрисконсульт
Подпись М.П.Алушко
18.05.2018
Пункт 61 Инструкции по делопроизводству
Подпись Приказы подписываются уполномоченным на подписание приказов по основной деятельности должностным лицом.
На подпись представляется проект приказа полностью оформленным, проверенным, согласованным (при необходимости) вместе с приложениями и материалами, на основании которых он составлен.
Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия).

Обратите внимание!

Круглая печать на приказах организации не ставится
Пункт 57 Инструкции по делопроизводству
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении приказа и направлении его в дело проставляется на приказе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.
Отметка об исполнении приказа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа приказа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться приказ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя и даты направления приказа в дело.

Пример

В дело 03-05
В штатное расписание
внесены изменения
Подпись
24.11.2018

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указана другая дата
Пункт 65 Инструкции по делопроизводству

Оформление текста приказа

Текст приказа должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п.67 Инструкции по делопроизводству).

Текст приказа при его оформлении на компьютере отделяется от заголовка полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

Текст приказа может состоять из двух частей:

1) констатирующей;

2) распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий, основание (мотив) издания приказа. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт или документ, изданный ранее данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер.

 

пример ситуация

Пример

В соответствии с … (ссылка на нормативный документ), на основании … (ссылка на нормативный правовой акт, документ вышестоящей организации).

 

Если проект приказа готовится в дополнение или в связи с изменением ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

В констатирующей части могут быть перечислены факты, события, послужившие основанием для издания приказа, дана оценка ситуации.

Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки прописными буквами от границы левого поля на компьютере.

Перед распорядительным словом знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи с констатирующей частью.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Текст распорядительной части приказа начинается с абзаца новой строки. Например, «подготовить», «обеспечить», «организовать», «разработать и представить на рассмотрение» (если проект должен быть подписан) или «на утверждение» (если документ подлежит утверждению).

Распорядительная часть приказа содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Пункты нумеруются арабскими цифрами.

Пункты распорядительной части приказа могут носить организационный характер, в этом случае формулируется только управленческое действие.

 

пример ситуация

Пример

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Положение об экспертной комиссии по формированию сезонных коллекций обуви.

 

Каждый пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает исполнителя (исполнителей), собственно поручение (предписываемое действие), срок выполнения поручения.

При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они указываются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа должен содержать только одно задание с конкретным сроком исполнения.

 

пример ситуация

Пример

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. …

2. Начальнику отдела кадров Шилову А.С.:

2.1. Разработать положение об аттестации руководителей и специалистов ЗАО «Заря».

Срок исполнения - 28.11.2018.

2.2. Разработать рекомендации о ...

Срок исполнения - 20.11.2018.

 

Или

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. …

2. Начальнику отдела кадров Шилову А.С. разработать положение об аттестации руководителей и специалистов ЗАО «Заря».

Срок исполнения - 28.11.2018.

 

Для приказов с большим числом пунктов текст распорядительной части можно оформить в виде таблицы.

 

пример ситуация

Пример

 

Исполнитель Действие Срок исполнения
1. Руководителям структурных подразделений организации
1.1. …
1.2. …
Разработать положения о структурных подразделениях
Разработать…
Внести изменения в …
25.11.2018

25.11.2018
15.12.2018
2. …    

 

Срок исполнения поручения указывается обязательно, целесообразно указывать его календарной датой для более удобного контроля за сроком исполнения приказа.

Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие (действия) носит регулярный характер и его выполнение предписывается на весь период действия приказа. В таких случаях указывают периодичность выполнения поручения, а не срок его исполнения.

 

пример ситуация

Пример

… обеспечить представление сводки до 15-го числа каждого месяца.

 

Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, об этом должно быть сказано в последнем пункте приказа, при этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ … от _________ № __».

 

пример ситуация

Пример

Признать утратившим силу приказ Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь».

 

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…». Перечень должностных лиц или структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с приказом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к приказу, или оформляется на оборотной стороне последнего листа документа.

При необходимости ознакомления с содержанием приказа всех работников организации пункт «Приказ довести до сведения всех работников» обязателен.

Заканчивается распорядительная часть приказа указанием должностного лица, на которое возлагается контроль за исполнением всех или отдельных пунктов приказа.

 

пример ситуация

Пример

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Каменко П.С.

 

Отсутствие указания о лице, ответственном за контроль, означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.

Факт ознакомления с приказом документируется с помощью отметки об ознакомлении, проставляемой работником на последнем листе приказа и содержащей слова «С приказом ознакомлен», собственноручную подпись работника (работников), расшифровку подписи и дату ознакомления с документом.

 

пример ситуация

Пример

С приказом ознакомлен Подпись О.А.Авдеев
    14.05.2018

 

Факт ознакомления может документироваться на отдельном листе ознакомления в случае отсутствия необходимого места на самом документе.

Срок хранения приказов

Приказы по основной деятельности хранятся постоянно в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей или 10 лет в государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов (п.21.1 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленного постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

 

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.21.1 п.21 Перечня № 140 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

 

25.05.2018

 

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела