Материал помещен в архив

ПРИМЕНЕНИЕ ФАКСИМИЛЕ ВМЕСТО ЛИЧНОЙ ПОДПИСИ РУКОВОДИТЕЛЯ БЮДЖЕТНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Ситуация Бюджетная организация на договорной основе оказывает платные услуги населению (физическим лицам). Договор на оказание услуг со стороны бюджетной организации подписан с помощью факсимиле вместо личной подписи руководителя. Правомерно ли использование факсимильной подписи руководителя организации на заключаемом договоре?

По правилам договоры в организации должны подписываться руководителем (уполномоченным лицом) собственноручно. Однако при большом объеме документооборота возникает вопрос применения факсимиле вместо личной подписи руководителя.

Справочно Факсимиле - точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, документа, чьей-либо подписи.

Законодательство не содержит единого нормативного правового акта, регулирующего порядок и основания применения в документах, а в данной ситуации - в договорах на оказание платных услуг, факсимильного воспроизведения подписи.

Оформление первичных учетных документов должно соответствовать требованиям, установленным в абзаце 5 части первой п.2 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», в частности документы должны содержать должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

При удостоверении подлинников (первых экземпляров) организационно-распорядительных документов использование факсимиле не допускается. Во всех удостоверяющих реквизитах соответствующих документов на бумажном носителе (подпись, гриф утверждения, отметка о заверении копии) допускается использование только собственноручной подписи (часть третья п.57 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

Справочно Собственноручная подпись - уникальная совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служит для идентификации человека, является средством, индивидуализирующим гражданина, обладает уникальностью и неповторимостью.

Что касается заключения хозяйственных договоров, использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон (п.2 ст.161 Гражданского кодекса Республики Беларусь).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 февраля 2019 г. п.2 ст.161 вышеназванного Кодекса исключен Законом Республики Беларусь от 17.07.2018 № 135-З. Комментарий см. здесь.

Действующим законодательством не предусмотрены случаи и порядок применения факсимильной подписи при удостоверении документов, поэтому единственной возможностью ее использования служит соглашение сторон о признании такой подписи в качестве удостоверяющего реквизита документа.

Следовательно, факсимиле может использоваться при удостоверении договорной документации, отражающей факт совершения сделки.

В приведенной ситуации факсимильное воспроизведение подписи на договоре использует только одна сторона - бюджетная организация, поэтому условие о возможности использования факсимильной подписи можно включить в текст договора. В этом случае бюджетная организация проставляет факсимиле, а физическое лицо, с которым заключается договор, подписывает договор собственноручно, выражая тем самым свое согласие на предложенные условия.

При несоблюдении указанного условия существует правовой риск признания заключенного договора недействительным.

Таким образом, факсимильное воспроизведение подписи на договоре, заключенном между юридическими лицом (бюджетной организацией) и физическим, возможно в случае, если между ними достигнуто об этом соглашение в письменной форме.

23.05.2016

Ольга Козарез, главный бухгалтер бюджетной организации