Материал помещен в архив

ВОПРОС: Применяется ли в настоящее время организациями типовая форма первичной отчетности по труду Т-2 (личная карточка)?

ОТВЕТ: Да, применяется.

Статьей 52 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) определено, что правила ведения нанимателем первичных документов о труде устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РБ или уполномоченным им органом. Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, переводе работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы и др. (например, приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, лицевой счет, личная учетная карточка работника).

В настоящее время с официально утвержденными формами этих документов в Республике Беларусь сложилась достаточно сложная ситуация. В период СССР формы первичных документов о труде утверждались Главным архивным управлением при Совете Министров СССР и Центральным статистическим управлением при Совете Министров СССР (позднее - Государственным комитетом СССР по статистике). Утвержденные формы документов по личному составу включались соответственно в альбомы (сборники) «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» и «Типовые междуведомственные формы первичной учетной документации для предприятий и организаций министерств и ведомств СССР и союзных республик».

По поручению Правительства РБ Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) была переработана и утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ в 1997 г. (приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 утверждена новая редакция УСОРД).

В УСОРД входит ряд подсистем документации, в т.ч. и по кадрам. Личная карточка в систему организационно-распорядительной документации не входит, поэтому в УСОРДе ее форма отсутствует.

В свою очередь, в альбоме «Типовые междуведомственные формы первичной учетной документации» имелся раздел «По труду и заработной плате», который состоял из 3 подразделов: «По учету личного состава», «По учету использования рабочего времени», «По учету расчетов с рабочими и служащими по заработной плате». Каждая из форм в разделе «Труд и заработная плата» получила индекс «Т» с добавлением порядкового номера. Например, документы подраздела «По учету личного состава» получили следующие индексы:

Т-1 (приказ или распоряжение о приеме на работу);

Т-2 (личная карточка);

Т-4 (учетная карточка научного работника);

Т-5 (приказ или распоряжение о переводе на другую работу);

Т-6 (записка о предоставлении отпуска);

Т-8 (приказ или распоряжение о прекращении трудового договора).

Характерное отличие форм, включенных в систему первичной учетной документации, - трафаретная форма представления текста, позволявшая при подготовке конкретных документов заполнять установленные формы. Что касается форм УСОРДа, то в них определены лишь состав реквизитов и структура текста, которые при подготовке конкретного документа должны печататься полностью на общем бланке организации.

Нормативными документами 1992 г. наряду с переработкой УСОРДа предусматривалась переработка также системы первичной учетной документации по труду. Приказом Минстата РБ от 19.12.1994 № 12 была утверждена Инструкция по статистике численности работников и заработной платы, согласно п.5 которой к основным формам первичной учетной документации по труду были отнесены:

• приказ (распоряжение) о приеме на работу;

• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;

• личная карточка;

• записка о предоставлении отпуска;

• табель учета использования рабочего времени и заработной платы;

• табель учета использования рабочего времени;

• расчетно-платежная ведомость;

• расчетная ведомость;

• лицевой счет и др.

Сами типовые формы переработаны не были и к названной Инструкции не прилагались. Указанная Инструкция утратила силу на основании постановления Минстата РБ от 17.09.2001 № 80 «Об утверждении Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду».

Постановлением Совета Министров РБ от 29.04.1999 № 620 «О первичных учетных документах» разработка и утверждение типовых унифицированных форм первичной учетной документации, в т.ч. по учету труда и его оплаты, была поручена Министерству финансов РБ совместно с Министерством экономики РБ и Министерством статистики и анализа РБ. Действие данного постановления отменило постановление Совета Министров РБ от 15.10.2001 № 1493 «О государственном регулировании бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь», которым установлено, что Министерство финансов РБ разрабатывает и утверждает типовые унифицированные формы первичной учетной документации.

Несмотря на это, до настоящего времени типовые формы первичной учетной документации по труду не переработаны и не утверждены. Исключение составляет форма примерной записки об отпуске, установленная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 04.10.2010 № 139. Форма записки разработана в соответствии со ст.152 ТК, которой определено, что отпуска оформляются приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом.

Таким образом, в последний раз формы первичной учетной документации были утверждены в 1989 г. Государственным комитетом СССР по статистике (в 1990 г. была переработана только форма Т-2 «Личная карточка работника»).

На основании изложенного применение типовых унифицированных форм первичной учетной документации в настоящее время практически невозможно, за исключением примерной формы записки об отпуске, а также личных карточек Т-2 и Т-4, необходимость ведения которых регламентируется рядом нормативных правовых актов. В частности, п.16 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09.03.1998 № 30, установлено, что наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под расписку в личной карточке формы Т-2.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 14 сентября 2014 г. постановление № 30 на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 09.07.2014 № 59 утратило силу. С этой даты взамен Инструкции № 30 действует Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 16.06.2014 № 40.

Отметим, что личная карточка формы Т-2 является самостоятельным документом и в состав личного дела не входит.

06.06.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела