Материал помещен в архив

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ВОПРОСОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ ИНСПЕКТИРОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ИНСПЕКЦИЕЙ АРХИВОВ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

1. Условия хранения документов.

1.1. Наличие архива (его правовое положение).

1.2. Положение об архиве (дата утверждения).

1.3. Штат архива (ответственный за архив; при отсутствии штатного работника - его должность, дата и номер приказа о назначении).

1.4. Характеристика помещения архива:

1.4.1. изоляция от других помещений, имеются ли решетки на окнах, если архивохранилище расположено на 1-м этаже, имеется ли запасной пожарный выход и доступ к лифтам, система отопления, вентиляция, защита документов от прямых солнечных лучей, потребность в ремонте и др.;

1.4.2. площадь (кв.м);

1.4.3. загруженность (%);

1.4.4. наличие рабочей комнаты.

1.5. Оборудование архива:

1.5.1. наличие стеллажей (металлические, деревянные и т.д.);

1.5.2. протяженность стеллажей;

1.5.3. наличие сигнализации (противопожарной, охранной);

1.5.4. противопожарное оборудование (наличие огнетушителей, их количество и др.);

1.5.5. состояние электрооборудования.

1.6. Поддержание температурно-влажностного режима в архиве.

1.7. Наличие средств измерения и контроля температурно-влажностного режима (термометры, психрометры, гигрометры).

2. Организация документов.

2.1. Количество дел, хранящихся в архиве, их крайние даты.

2.2. Порядок поступления документов в архив (наличие графиков передачи дел из структурных подразделений, описей дел структурных подразделений).

2.3. Периодичность отбора документов на хранение и уничтожение (за какие годы поступили документы постоянного хранения и по личному составу из структурных подразделений в архив, их упорядоченность и качественный состав).

2.4. Размещение документов в архиве (обособление дел постоянного хранения, по личному составу, временного хранения).

2.5. Проведение проверки наличия и состояния дел:

2.5.1. периодичность проведения проверок;

2.5.2. порядок проведения проверки;

2.5.3. оформление результатов проверки (составление акта).

2.6. Факты гибели, утраты, порчи, незаконного уничтожения документов.

2.7. Физическое состояние дел; проведение обеспыливания, дезинфекции, реставрации; переплет и картонирование дел.

2.8. Наличие плана эвакуации документов.

2.9. Наличие страхового фонда на особо ценные документы.

3. Учет документов.

3.1. Наличие описей дел постоянного хранения, утвержденных экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (экспертной комиссией вышестоящей организации, руководителем организации), хронологические рамки, количество дел.

3.2. Наличие описей дел по личному составу, согласованных экспертно-проверочной комиссией (экспертно-методической комиссией) архивного учреждения (экспертной комиссией вышестоящей организации, экспертной комиссией организации), хронологические рамки, количество дел.

3.3. Наличие, состояние и учет документов ликвидированных организаций.

3.4. Наличие актов о выделении к уничтожению документов и дел.

3.5. Организация учета документов постоянного хранения и по личному составу в архиве (периодичность составления сводных описей дел).

3.6. Наличие паспорта архива.

3.7. Учет использования документов, хранящихся в архиве (наличие журнала учета дел, выданных во временное пользование).

3.8. Оформление в соответствии с действующими правилами справок социально-правового характера.

3.9. Порядок приема-передачи дел при смене руководителя (ответственного за архив).

4. Организация документов в делопроизводстве, подготовка их к последующему хранению.

4.1. Наличие экспертной комиссии (дата и номер приказа об образовании).

4.2. Положение об экспертной комиссии (дата утверждения).

4.3. Наличие приказа о назначении лиц, ответственных за ведение делопроизводства и сохранность дел в структурных подразделениях (дата, номер приказа).

4.4. Наличие инструкций по делопроизводству: год утверждения, согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения (экспертной комиссией вышестоящей организации), выполнение требований инструкции.

4.5. Порядок и формы регистрации входящих, исходящих и внутренних документов.

4.6. Организация системы контроля за исполнением документов.

4.7. Порядок ведения делопроизводства по обращениям граждан.

4.8. Составление и оформление документов в соответствии с СТБ 6.38-2004 (бланки документов, реквизиты).

4.9. Наличие номенклатуры дел (год утверждения, согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, экспертной комиссией вышестоящей организации, ежегодное заполнение итоговой записи в номенклатуре дел).

4.10. Формирование и оформление дел постоянного хранения, законченных в делопроизводстве.

4.11. Формирование и оформление дел по личному составу.

4.12. Проведение мероприятий по повышению деловой квалификации работников архива и делопроизводства.

31.12.2008 г.

Галина Кудрякова, главный специалист общего отдела государственного учреждения «Главное хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь