Материал помещен в архив

ПРИНЦИПЫ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Электронная почта - средство осуществления электронного документооборота

Электронная почта фактически используется многими организациями Республики Беларусь в качестве средства осуществления электронного документооборота.

Удобство и скорость пересылки, отсутствие затрат на бумагу, а также ряд других моментов делают электронную почту более привлекательной по сравнению с традиционной бумажной почтой. Однако две ключевые проблемы все еще нередко играют против использования электронной почты в качестве средства осуществления официального электронного документооборота, то есть обмена юридически значимыми документами в электронном виде:

1) проблема обеспечения юридической силы сообщений электронной почты;

2) проблема длительного (архивного) хранения сообщений электронной почты.

Как отмечено в Методических рекомендациях по использованию электронной почты в деятельности организаций Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 20.01.2010 № 3, при использовании электронной почты в качестве средства осуществления документооборота должна обеспечиваться совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов. Это значит, что принципы и методы организации документооборота в равной степени должны применяться как при работе с бумажными документами, так и при работе с документами в электронном виде.

Подобные принципы включают:

1) оперативность прохождения документов;

2) исключение не обусловленных необходимостью инстанций прохождения и действий с документами;

3) соблюдение максимального единообразия порядка прохождения и обработки основных категорий документов (подп.138.2 п.138 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Помимо этого, единообразие подходов к организации документооборота означает, что при отправке или получении документов посредством электронной почты их регистрация, рассмотрение и исполнение, в том числе установление сроков их исполнения, осуществляются с учетом общего порядка, предусмотренного для бумажных документов.

При организации документооборота с использованием электронной почты необходимо обеспечивать доступность отправляемых (получаемых) посредством нее документов для всех заинтересованных работников организации в соответствии с их функциональными обязанностями и установленными правами доступа. Иными словами, несмотря на то, что чаще всего служебный электронный почтовый ящик находится в распоряжении одного работника, доступ к поступающим или отправляемым через него документам при необходимости должен иметь любой уполномоченный работник организации.

Согласно нормам главы 18 Инструкции по делопроизводству электронная почта может быть использована как средство организации внутреннего и внешнего документооборота организации.

Выявление в массиве электронной переписки документов, подлежащих включению в дела организации

В условиях, когда объем электронной переписки нередко в несколько раз превышает объем официальной бумажной переписки, особую актуальность приобретает вопрос: на основе каких критериев следует выявлять в массиве электронной переписки те электронные письма, которые необходимо регистрировать и включать в дела согласно номенклатуре дел организации?

На основании Инструкции по делопроизводству регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения, которые после надлежащего исполнения помещаются в соответствующие дела по номенклатуре дел организации. При этом, как правило, подразумевается наличие у регистрируемого документа юридической силы. Согласно законодательству документ в электронном виде приобретает юридическую силу в том случае, если соблюдается ряд формальных условий, среди которых:

• соответствие содержания документа компетенции его автора по составлению (принятию, утверждению) такого документа;

• отсутствие правовых ограничений на составление документа в электронной форме;

• наличие установленных законодательством реквизитов, придающих документу юридическую силу (дата, подпись (электронная цифровая подпись) и др.), или условий, при которых документы приобретают юридическую силу без наличия таких реквизитов;

• соответствие оформления документа (формы внешнего представления) установленным требованиям.

Вместе с тем в некоторых случаях даже при несоответствии указанным формальным критериям (например, при отсутствии надлежащего оформления) электронные письма целесообразно включать в дела согласно номенклатуре дел организации и хранить в течение установленных сроков.

К критериям содержательного характера, на основе которых среди массива электронной переписки можно выделять электронные письма, подлежащие регистрации (при необходимости) и формированию в дела, относятся:

• доказательный или справочный характер электронного письма, отражающего процессы или результаты деловой деятельности организации (должностного лица), в том числе при выполнении закрепленных за организацией (должностным лицом) функций, реализации прав и обязанностей, а также использования электронного письма в целях отчетности;

• использование электронного письма для принятия решений, установления прав и обязанностей работников;

• использование электронного письма для контроля деловой деятельности;

• наличие у электронного письма научно-исторической и (или) социально-культурной ценности.

Порядок регистрации документов, пересылаемых посредством электронной почты

Документы, пересылаемые посредством электронной почты, следует регистрировать в регистрационно-учетных формах на общих основаниях вместе с другими документами, так как регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью (подп.139.6 п.139 Инструкции по делопроизводству). Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов электронной почты могут использоваться регистрационно-учетные формы, ведущиеся как на бумажных носителях (карточки, журналы), так и в электронном виде, например в специализированной системе электронного документооборота.

В целях отражения факта отправки (получения) документов посредством электронной почты в регистрационно-учетных формах могут указываться соответствующие сведения. Например, в графе «Примечание» регистрационного журнала может быть указано: «Отправлено по электронной почте», «ЭП», «Э-почта» или др. При необходимости для отражения таких сведений в регистрационно-контрольные формы может добавляться специальная графа «Способ доставки».

Порядок присвоения документам электронной почты регистрационных индексов соответствует порядку присвоения регистрационных индексов аналогичным документам на бумажных носителях.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ регистрируется в организации только один раз: входящие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. В равной степени данное правило распространяется и на электронную переписку.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в организации

Категории документов, получаемых (отправляемых) посредством электронной почты, не подлежащих регистрации, закрепляются в общем перечне документов, не подлежащих регистрации в организации. Подобный перечень разрабатывается службой документационного обеспечения управления (далее - ДОУ) (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждается руководителем организации. При этом он может быть утвержден в виде отдельного документа или включен в качестве приложения в инструкцию по делопроизводству организации.

С учетом норм Инструкции по делопроизводству можно определить следующий примерный перечень категорий электронных писем, регистрация и включение которых в дела согласно номенклатуре дел организации нецелесообразно:

1) неофициальные сообщения и черновики, а также проекты документов, информация из которых полностью вошла в итоговые версии;

2) уведомления о рабочих заседаниях, встречах, праздниках, днях рождения и др.;

3) сообщения, полученные несколькими работниками путем массовой рассылки (за исключением исходного сообщения, находящегося у отправителя, - в случае, если оно подлежит включению в соответствующее дело по номенклатуре дел организации);

4) информация, пересланная исключительно в справочных или информационных целях и не являющаяся официальным документом, в том числе электронные копии бумажных документов, созданные лишь для удобства оперативного использования;

5) рекламные сообщения;

6) сообщения личного характера, пересланные при помощи системы электронной почты организации.

Децентрализованная регистрация документов

Регистрация и отправка (получение) входящих, исходящих и внутренних документов посредством электронной почты осуществляются централизованно службой ДОУ. Вместе с тем законодательством Республики Беларусь по делопроизводству допускается и децентрализованная регистрация документов, в том числе отправляемых и получаемых посредством электронной почты. Децентрализованная регистрация и отправка (получение) документов электронной почты допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Децентрализованную регистрацию и отправку (получение) непосредственно в структурных подразделениях организации также могут проходить отдельные категории документов. Чаще всего это различные первичные и отчетные бухгалтерские документы, документы по материально-техническому снабжению и др. Список категорий таких документов должен быть закреплен в специальном перечне, который разрабатывается службой ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ) и утверждается руководителем организации.

Хранение регистрационно-учетных данных

При регистрации и дальнейшем учете документов электронной почты должна обеспечиваться неизменность создаваемых регистрационно-учетных данных. Внесение изменений в регистрационно-учетные данные, в том числе фиксируемые в электронном виде, не допускается, за исключением случаев, установленных законодательством.

Регистрационно-учетные данные о документах электронной почты и связи между ними и самими документами должны сохраняться в неизменном и доступном для воспроизведения и восприятия человеком виде на протяжении всего жизненного цикла документов. Это означает, что после того как документ, отправляемый по электронной почте, был зарегистрирован, должна сохраняться возможность просмотреть в соответствующем электронном или бумажном журнале сведения о его регистрационном индексе, дате подписания (отправки) и т. д. При этом такая возможность должна сохраняться на протяжении всего времени, сколько должен храниться такой журнал, а также гарантировать неизменность этих сведений или документально подтверждать вносимые в них исправления.

Различные делопроизводственные отметки (о поступлении, о контроле исполнения и т. д.), которые при работе с бумажными документами отражаются непосредственно в самих документах, при работе с документами в электронном виде находят отражение только в регистрационно-учетных формах. Так, при пересылке документов посредством электронной почты вместе с ними должны передаваться все необходимые регистрационно-учетные данные или обеспечиваться возможность получить эти сведения в любое время в процессе использования документа. Последний вариант, по сути, применим лишь при осуществлении электронного документооборота внутри одной организации (например, если в электронном виде производится централизованный учет документов и по локальной сети из единой базы данных или системы электронного документооборота работники получают все необходимые сведения об осуществленных делопроизводственных операциях с документом, проставленных «электронных отметках» и т. д.).

Справочно Для более детального изучения данной темы см. подборку «Электронный документооборот организации».

12.04.2016

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года