Материал помещен в архив

ПРИОБРЕТЕНИЕ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ ЗА ГРАНИЦЕЙ

Ситуация Организация командирует работников за границу на автомобилях организации. Работники заправляют автомобили бензином, дизельным топливом за границей на АЗС по пути следования (как подотчетные лица). Каким образом следует вести бухгалтерский учет данного топлива?

Расходы по заправке автомобилей ГСМ за границей относятся к командировочным расходам

При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;

2) по найму жилого помещения;

3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);

4) иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (часть вторая ст.95 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК).

Аналогичная норма предусмотрена п.8 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 30.07.2010 № 115 (далее - Инструкция № 115).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 23 марта 2019 г. действует Положение о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденное постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176. Комментарий см. здесь.

При следовании работников по утвержденному маршруту к месту командировки и обратно на автотранспорте нанимателя возмещение суточных и расходов по найму жилого помещения производится в установленном порядке с учетом положений п.32 Инструкции № 115 (часть первая п.32 Инструкции № 115).

При следовании указанных работников по утвержденному маршруту в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, подтверждением для возмещения иностранной валюты является путевой лист с отметками о дате прибытия и выбытия из места пребывания, а также иные сопроводительные документы в соответствии с законодательством Республики Беларусь (часть вторая п.32 Инструкции № 115).

Кроме того, работникам, названным в частях первой и второй п.32 Инструкции № 115, выдаются авансы в иностранной валюте на расходы за границей по приобретению горюче-смазочных материалов, оплате за стоянку, оплате дорожных, таможенных сборов, страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика, вынужденному мелкому ремонту (часть третья п.32 Инструкции № 115).

Возмещение указанных и других расходов, связанных с выполнением международных автомобильных перевозок (как иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя), производится по фактическим расходам на основе подтверждающих документов в оригинале (часть четвертая п.32 Инструкции № 115).

Согласно пояснению, приведенному в Указе Президента Республики Беларусь от 29.03.2002 № 161 «О неотложных мерах по обеспечению сохранности и эффективности использования горюче-смазочных материалов», для целей данного Указа под горюче-смазочными материалами понимаются бензин, дизельное топливо и моторные масла.

Таким образом, расходы по заправке автомобилей бензином, дизельным топливом за границей относятся к командировочным расходам (в составе иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома нанимателя) и должны возмещаться работникам на основании подтверждающих документов в оригинале.

Документальное оформление приобретения ГСМ

Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению первичным учетным документом (п.1 ст.10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности», далее - Закон).

Первичные учетные документы, если иное не установлено Президентом Республики Беларусь, должны содержать следующие сведения:

• наименование документа, дату его составления;

• наименование организации, фамилию и инициалы индивидуального предпринимателя, являющегося участником хозяйственной операции;

• содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее оценку в натуральных и стоимостных показателях или в стоимостных показателях;

• должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и подписи.

Первичные учетные документы могут содержать иные сведения, не являющиеся обязательными (п.2 ст.10 Закона).

Таким первичным учетным документом в рассматриваемой ситуации будет являться авансовый отчет, к которому будут прилагаться подтверждающие документы в оригинале (например, чеки о приобретении горюче-смазочных материалов).

Работник обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, представить в бухгалтерскую службу юридического лица, подразделения, индивидуальному предпринимателю отчет об израсходованных суммах иностранной валюты с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованную иностранную валюту либо белорусские рубли, за исключением случаев, установленных в п.1 части второй ст.107 ТК.

К отчету об израсходованных суммах иностранной валюты прилагаются следующие подтверждающие документы:

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем), подтверждающий оплату в наличной иностранной валюте;

• кассовый чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) и карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием банковских платежных карточек посредством кассового оборудования. При отсутствии карт-чека прилагается выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• карт-чек (его копия, заверенная руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем) в случае оплаты расходов, произведенных в служебной командировке за границу, с использованием устройств программно-технической инфраструктуры и систем дистанционного банковского обслуживания (банкомат, инфокиоск, интернет-банкинг, мобильный банкинг, SMS-банкинг, ТВ-банкинг) либо выписка по счету клиента, к которому выдана личная (корпоративная) дебетовая карточка (в случае использования личной дебетовой карточки выписка, подтвержденная банком);

• другие документы, подтверждающие расходы в соответствии с законодательством (п.28 Инструкции о порядке ведения кассовых операций в наличной иностранной валюте на территории Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 29.03.2013 № 185 (далее - Инструкция № 185)).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2019 г. действует Инструкция о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденная постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее - Инструкция № 117).

Оплата расходов на приобретение ГСМ за границей в валюте

Субъекты валютных операций - резиденты вправе использовать наличную иностранную валюту для оплаты расходов, связанных с поездками за пределы Республики Беларусь, а именно (подп.27.1 п.27 Инструкции о порядке проведения валютных операций с использованием наличной иностранной валюты и наличных белорусских рублей, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 17.01.2007 № 1):

• расходов, связанных со служебными командировками работников (абзац 2);

• выдача водителям автобусов и грузовых автомобилей, работающих на регулярных международных пассажирских и грузовых линиях, работа которых протекает в пути, для оплаты за пределами Республики Беларусь дорожных, экологических, таможенных пошлин и сборов, налогов, вынужденного мелкого ремонта, приобретения горюче-смазочных материалов, стоянки (абзац 4);

• выдача сопровождающим подвижного состава для оплаты за пределами Республики Беларусь дорожных, экологических, таможенных пошлин и сборов, налогов, вынужденного мелкого ремонта в пути следования, приобретения горюче-смазочных материалов, проведения санитарной обработки вагонов, приобретения скоропортящихся продуктов питания в пути следования, а также для оплаты расходов по открытию проездных виз обслуживающему и сопровождающему персоналу (абзац 5);

• для оплаты в Республике Беларусь декларирования грузов, страховых услуг (включая страхование водителя, груза, транспортного средства и т. д.), услуг (работ), оказываемых (выполняемых) на пограничных (таможенных) переходах, налогов, таможенных пошлин и сборов, дорожных и иных сборов, обеспечения уплаты таможенных платежей таможенным органам, если законодательством их оплата предусмотрена в иностранной валюте и проведение данных расчетов связано с транспортировкой (экспедированием) грузов за пределы или из-за пределов Республики Беларусь, транзитными перевозками (экспедированием) грузов через территорию Республики Беларусь (абзац 6).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 марта 2019 г. Инструкция № 1 на основании постановления Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.12.2018 № 612 утратила силу. С указанной даты нормы, регламентирующие использование наличных денежных средств при проведении валютных операций, содержатся в Правилах проведения валютных операций, утвержденных постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 30.04.2004 № 72, и в Инструкции № 117.

Перечень затрат в иностранной валюте, относящихся на расходы по транспортировке, страхованию и экспедированию грузов и пассажиров, а также на уплату налогов и сборов в иностранной валюте, связанных с транспортировкой грузов и пассажиров, утвержден постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 23.07.2007 № 44 (далее - Перечень).

При осуществлении автомобильных перевозок в иностранной валюте могут быть возмещены расходы (п.1 Перечня):

• командировочные расходы водителей;

• оплата за пределами Республики Беларусь вынужденного ремонта транспортного средства, включая стоимость материалов и запасных частей, мойки транспортного средства, чистки, дезинфекции, санитарной обработки;

• приобретение приборов учета и оплаты дорожных сборов за пределами Республики Беларусь, оплата услуг по ремонту и замене приборов;

• уплата сборов и налогов при проезде по территориям иностранных государств (экологические и иные сборы и налоги);

• расходы по фитосанитарному, ветеринарному, санитарно-эпидемиологическому и прочим видам контроля за пределами Республики Беларусь;

• оплата таможенных сборов и пошлин, услуг по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминалах);

• приобретение книжек МДП;

• все виды страхования, если законодательством оплата страховых взносов предусмотрена в иностранной валюте;

• оформление разрешений на проезд по территории иностранных государств при приобретении на территории иностранного государства;

• оплата расходов, связанных с транспортировкой автомобильных транспортных средств на паромах и железнодорожных платформах при осуществлении смешанных (комбинированных) перевозок за пределами Республики Беларусь;

• оплата стоянок в пути следования по территориям иностранных государств;

• оплата услуг пассажирских терминалов на территории иностранных государств;

• приобретение топлива, других горюче-смазочных материалов и иных технических жидкостей (средств) за пределами Республики Беларусь;

• оплата за проезд по платным дорогам (туннелям, мостам);

• оплата услуг эвакуации и буксировки транспортных средств, грузов в случае аварий и технических неисправностей транспортных средств за пределами Республики Беларусь;

• конвоирование грузов, сопровождение грузов военизированной охраной;

• оплата услуг электросвязи, в том числе доступа к глобальной компьютерной сети Интернет, и почтовой связи, услуг по ксерокопированию, сканированию документов.

Использование средств в иностранной валюте, полученных на расходы при служебных командировках за границу, на другие цели не допускается (п.50 Инструкции № 115).

Отражение в бухгалтерском учете приобретения и расхода ГСМ

В бухгалтерском учете стоимость приобретенных и израсходованных горюче-смазочных материалов отражается в соответствии с нормами Инструкции по бухгалтерскому учету запасов, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 12.11.2010 № 133 (далее - Инструкция № 133).

Оприходование горюче-смазочных материалов производится на основании товарно-транспортной накладной и других первичных учетных документов (п.76 Инструкции № 133).

Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов организациями ведется на счете 10 «Материалы» по видам горюче-смазочных материалов, местам хранения и материально ответственным лицам. При этом могут быть открыты соответствующие субсчета, в том числе субсчет «Топливо в баках транспортных средств» (п.80 Инструкции № 133).

Стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, машин и механизмов, списывается в дебет счетов учета затрат на производство, расходов на реализацию с кредита счета 10, субсчет «Топливо в баках транспортных средств», в зависимости от направления их использования.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов на затраты производства являются накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов или карточки учета расхода топлива за отчетный период (данные документы должны содержать реквизиты, предусмотренные для первичных учетных документов в п.2 ст.10 Закона). Указанные ведомости или карточки принимаются к бухгалтерскому учету после сверки записей в них с путевыми листами, о чем на ведомостях или карточках работником организации, ведущим оперативный учет горюче-смазочных материалов, делается соответствующая отметка (части первая и вторая п.83 Инструкции № 133).

Отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете будет следующим:

16.02.2018

Виталий Раковец, аудитор общества с ограниченной ответственностью «АудитИнком»