Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ПРОТОКОЛ ЗАСЕДАНИЙ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ ОРГАНИЗАЦИИ: ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ

В каждой организации должна быть создана постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК), в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов организации и определение сроков их хранения в соответствии с законодательством, согласование проектов номенклатур дел организации, ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение и т.д.

Справочно Для более детального изучения темы о проведении экспертизы ценности документов и исчислении срока хранения документов рекомендуем обратиться к подборке «Хранение документов в организации».

Заседания ЭК должны быть надлежащим образом задокументированы.

Ход заседаний и решения ЭК организации отражаются в протоколе (п.177 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Общие требования к составлению и оформлению протоколов отражены в пп.103-110 Инструкции по делопроизводству.

Протокол составляется секретарем ЭК, который, в свою очередь, должен быть определен в соответствующем приказе, утверждающем персональный состав ЭК.

Чтобы отразить в протоколе все ключевые моменты заседания, целесообразно вести стенограмму или аудиозапись заседания ЭК. Подобные записи позволят секретарю максимально точно отразить в протоколе выступления и важные замечания участников заседания.

Протоколы по полноте освещения заседания могут составляться по форме:

• полной;

• краткой:

• сокращенной.

С учетом значимости функций ЭК представляется наиболее целесообразным вести протоколы таких заседаний по полной форме. Это позволит более точно и полно отразить ход принятия решений.

Датой протокола заседания ЭК является дата проведения заседания.

Текст протокола ЭК делится на вводную и основную части.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших членов ЭК. Указывать во вводной части протокола наименования должностей членов ЭК нет необходимости, так как наименования их должностей отражаются в приказе о создании ЭК.

Также во вводной части указываются наименования должностей, фамилии и инициалы приглашенных лиц, не являющихся членами ЭК. В частности, если на заседание ЭК приглашен представитель государственного архива, источником комплектования которого является организация, его фамилию, инициалы и должность следует отразить в протоколе.

Фамилии присутствовавших и приглашенных указываются в протоколе в алфавитном порядке.

В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В повестке дня перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению, указываются формы их изложения (доклад, отчет, сообщение, информация), наименования должностей докладчиков, их инициалы и фамилии. Наиболее характерными вопросами, которые рассматриваются ежегодно на заседаниях ЭК и, соответственно, отражаются в повестке дня, являются:

• согласование проекта номенклатуры дел организации;

• согласование описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

• согласование акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

При вынесении на рассмотрение ЭК двух и более вопросов они нумеруются арабскими цифрами. Последовательность вопросов в повестке дня определяется степенью их важности.

Основная часть протокола заседания ЭК полной формы строится по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ» отдельно по каждому рассматриваемому вопросу.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются фамилия и инициалы докладчика и излагается краткое содержание его выступления. Текст выступления может прилагаться к протоколу, о чем делается соответствующая отметка:

СЛУШАЛИ:

Петрову Ю.С. - Текст выступления прилагается.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» отражается ход обсуждения выступления докладчика, указываются заданные ему вопросы и ответы на них.

В разделе «РЕШИЛИ» записываются принятые решения. Решение ЭК указывается полностью независимо от выбранной формы протокола (полной, краткой или сокращенной). Если решений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами. Нумерация не производится, если по вопросу принято только одно решение.

Протокол ЭК подписывается председателем и секретарем ЭК.

Порядок составления и оформления протокола должен быть закреплен в положении об ЭК организации.

Несмотря на отсутствие детализированных требований к тексту основной части протокола ЭК, представляется целесообразным как можно более подробно отразить в таком протоколе ход и логику принятия решений. В первую очередь это касается принимаемых решений относительно сроков хранения документов.

Справочно Сроки хранения документов, не закрепленные в законодательстве, определяются ЭК организаций (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству и подп.39.4 п.39 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

При этом решение ЭК организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, должно быть согласовано с соответствующим архивом, а организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, но имеющих вышестоящую организацию, - с центральной ЭК вышестоящей организации.

Пример протокола заседания ЭК о согласовании номенклатуры дел организации

Председатель - Б.К.Золотарь.

Секретарь - В.Н.Сущина.

Присутствовали: А.Л.Кравцевич, Е.Г.Зельцер, Д.В.Рыбкин, В.В.Медведкин.

Приглашенные: начальник отдела физической культуры, спорта и туризма администрации Октябрьского района г.Минска Б.К.Шведкин

Повестка дня:

О согласовании проекта номенклатуры дел ГУ «ЮСК «Геракл» на 2015 год.

Информация заместителя директора Б.К.Золотарь.

СЛУШАЛИ:

Золотарь Б.К. - В соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству), в каждой организации должна быть составлена номенклатура дел, в которой найдут отражение заголовки всех дел организации и сроки хранения этих дел. Согласно п.153 Инструкции по делопроизводству экспертной комиссии необходимо согласовать проект номенклатуры дел клуба на 2015 год.

Разработанный проект номенклатуры дел клуба соответствует требованиям Инструкции по делопроизводству, а также положениям Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, примерных и типовых номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55.

Основным нормативным правовым актом Республики Беларусь, в соответствии с которым при разработке проекта номенклатуры дел определялись сроки хранения документов, является перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов).

Сроки хранения дел определялись на основании графы 4 Перечня типовых документов, так как клуб относится к категории государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов Республики Беларусь.

Составителем проекта номенклатуры дел (Е.Г.Зельцер) в сотрудничестве с заинтересованными структурными подразделениями и отдельными работниками клуба путем экспертной оценки с учетом норм законодательства была проведена работа по определению практической, социально-культурной и исторической ценности документов, откладывающихся в делах № 1-9, 1-12, 2-3, 3-9, 3-10, предложены сроки хранения этих дел. Сроки хранения документов, содержащихся в указанных делах, законодательно не закреплены, в связи с чем экспертная комиссия клуба должна принять решение об установлении сроков хранения этих дел и закреплении их в номенклатуре дел клуба на 2015 год.

ВЫСТУПИЛИ:

Рыбкин Д.В. - Прошу работников, принимавших участие в разработке проекта номенклатуры дел, обосновать, почему предлагаются такие сроки для дел № 1-9, 1-12, 2-3, 3-9, 3-10.

Зельцер Е.Г. - При определении срока хранения положений о мероприятиях, выполняемых в рамках годового календарного плана физкультурно-оздоровительной и спортивно-массовой работы клуба (дело № 1-9), было установлено, что хранение этих положений целесообразно осуществлять в течение срока, аналогичного сроку хранения соответствующего календарного плана, подлежащего хранению в течение 10 лет, так как такие положения являются основой для составления этого плана, более полно раскрывают его содержание.

Медведкин В.В. - При определении срока хранения книги учета спортивно-массовых мероприятий (дело № 1-12) было установлено, что хранение данной книги целесообразно осуществлять до минования надобности в ней, так как содержащаяся в книге информация дублирует содержание приказов директора клуба по основной деятельности и используется лишь в справочно-информационных целях (при подготовке отчетов, поиске нужной информации о проведенных спортивных мероприятиях и т.д.).

При определении сроков хранения планов физкультурно-оздоровительной и спортивно-массовой работы, составляемых на месяц (дело № 2-3), было установлено, что такие планы целесообразно хранить не более 3 лет. Это обусловлено тем, что такие планы составляются на основании годового календарного плана физкультурно-оздоровительной и спортивно-массовой работы клуба, подлежащего хранению 10 лет. Необходимо отметить, что согласно подп.150.2 п.150 и п.151 Перечня типовых документов для квартальных планов работы организаций и планов работы структурных подразделений установлен срок хранения 3 года. В связи с этим можно сделать вывод, что месячные планы физкультурно-оздоровительной и спортивно-массовой работы достаточно хранить 3 года.

Кравцевич А.Л. - При определении срока хранения расписаний занятий тренеров на месяц (дела № 3-9, № 3-10) было установлено, что хранение указанных документов целесообразно осуществлять в течение 5 лет, так как эти расписания тесным образом связаны с содержанием журналов учета учебно-преподавательской работы (дело № 3-13), подлежащих хранению в течение 5 лет, в определенной степени дополняют их, раскрывая содержание деятельности тренеров.

Зельцер Е.Г. - В текущем году в нашей организации была внедрена система электронного документооборота Directum. Согласно подп.999.2 п.999 Перечня типовых документов эксплуатационная документация на эту систему (дело № 8-10) должна храниться в нашей организации 10 лет. С учетом того что система может эксплуатироваться в течение более длительного срока, в номенклатуре дел в графе «Примечание» в отношении дела № 8-10 необходимо сделать обязательную оговорку: «Не менее 2 лет после вывода системы электронного документооборота из эксплуатации». Также считаю необходимым изменить срок хранения «10 лет» на «10 лет ЭПК», что создаст необходимые предпосылки в будущем для более детального анализа ценности документов на систему после вывода ее из эксплуатации (например, в целях определения их значимости для обеспечения архивного хранения документов в электронном виде, которые были созданы и хранились в этой системе).

РЕШИЛИ:

Согласовать прилагаемый проект номенклатуры дел ГУ «ЮСК «Геракл» на 2015 год.

25.09.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту